Definiendo las áreas de trabajo

De vez en cuando, pierdo la imagen de en qué estoy trabajando. Sencillamente… me pierdo. Me dedico a completar tareas, sin saber claramente hacia dónde me llevan.

Eso me ha pasado esta semana.

Y cuando ocurre eso, lo que necesito es pararme, coger un rotulador y ponerme a dibujar en una pizarra

Lo que intento hacer es un listado de las tareas que tengo de manera gráfica. Las agrupo, las borro, las re-formulo y al final consigo terminar con 4 ó 5 areas de trabajo principales.

Escrito en Casi Organizado – Dinámicas de Gestión del Tiempo de manera práctica

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De vez en cuando, pierdo la imagen de en qué estoy trabajando. Sencillamente… me pierdo. Me dedico a completar tareas, sin saber claramente hacia dónde me llevan.

Eso me ha pasado esta semana.

Y cuando ocurre eso, lo que necesito es pararme, coger un rotulador y ponerme a dibujar en una pizarra

Lo que intento hacer es un listado de las tareas que tengo de manera gráfica. Las agrupo, las borro, las re-formulo y al final consigo terminar con 4 ó 5 areas de trabajo principales.

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Un nuevo comienzo

Hace ya bastante tiempo que empecé este blog… Con él he aprendido gran cantidad de cosas…Y esta semana… repasando mis fuentes RSS que tenía olvidadas me he encontrado que todavía aparezco por los rankings del Canasto me ha hecho acordarme de este blog que he olvidado debido a alguna que otra crisis de la que he podido salir.

El caso es que El canasto me ha hecho pensar (lo cual siempre agradezco mucho) y he comprobado que todavía tengo visitas todos los días de usuarios que desean mejorar un poco cada día en su gestión del tiempo.

Así que oficialmente, queda re-abierto este blog con nuevo contenido.

Gracias por estar ahí

David D.
http://www.daviddiego.com

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Definiendo valores personales: la Excelencia

Según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, la Excelencia, en su primera acepción es “Superior calidad o bondad que hace digno de singular aprecio y estimación algo.”

La excelencia, en el ámbito de la gestión de la calidad, se define como “el conjunto de practicas sobresalientes en la gestión de una organización y el logro de resultados basados en conceptos fundamentales que incluyen: la orientación hacia los resultados, orientación al cliente, liderazgo y perseverancia, procesos y hechos, implicación de las personas, mejora continua e innovación, alianzas mutuamente beneficiosas y responsabilidad social.” (fuente, EuskoSare).

Aunque estas definiciones sirvan  como punto de partida, no es lo que estoy buscando; me interesa la excelencia considerada como un valor personal.

¿Qué apreciamos y preferimos cuando elegimos la excelencia como valor personal? Las cosas bien hechas. Nuestro trabajo totalmente terminado, y con una calidad excepcional. Preferimos eso a dejar las cosas a medias, “a pasar” o “para ir tirando”.

¿Qué actitudes y comportamientos trae consigo la opción por la excelencia?

• Dedicar el tiempo necesario a cada tarea, organizándonos para evitar atracones de última hora y el tener que trabajar con prisa.
• Estar orientados al cliente, en el sentido de tener presente sus requisitos y su punto de vista cuando  preparamos y revisamos nuestro trabajo, y buscar y respetar su opinión después de haberlo entregado. Hablo aquí de cliente en un sentido amplio: aquel que recibe nuestro trabajo, ya sea interno o externo a la organización.
• Revisar: una vez acabado nuestro trabajo, con toda atención y cuidado volver a verlo para, si cabe, mejorarlo, pero sin caer en una obsesión paralizadora por la perfección.
• Mejora continua. Ver en cada error una oportunidad de aprender, oír los juicios de nuestros clientes sobre lo que hacemos, pedirles consejos para mejorar y aplicarlos.

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9º principio de eficacia personal de Brian Tracy: fórmese continuamente

El aprendizaje continuo es el requisito mínimo para el éxito en cualquier campo

La idea clave del capítulo 9 de ¡Tráguese ese sapo!, es la siguiente: si nos sentimos débiles, deficientes, o faltos de confianza en alguna de las áreas claves de una tarea pendiente, la postergaremos, o a contrariu sensu, cuanto mejores seamos en una tarea, más energía y motivación tendremos para entregarnos a ella. Al estar convencidos de que podemos hacer bien un trabajo, estamos preparados para hacerlo rápido y bien.

Siguiendo con este razonamiento, mejorar personal y profesionalmente, ahorra tiempo. Desde un punto de vista práctico, el consejo de Brian Tracy es identificar las cosas más importantes que tenemos que hacer, y luego hacer y cumplir un plan para mejorar continuamente nuestras habilidades en esas áreas. Podemos aprender cualquier habilidad que necesitemos (hablar en público, habilidades comerciales, de negociación, etc.) solo tenemos que decidirlo y convertirlo en una de nuestras prioridades

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Una de herramientas gratis

Por circunstancias, me he encontrado una lista de mis herramientas software preferidas y de uso cotidiano. Estimo que  muchos de los lectores de este blog las conocerá en su mayoría , así que las describiré muy brevemente, para que se puedan ver de unn vistazo. Si alguien encuentra algo interesante, puede luego profundizar.

Son todas gratuitas.

Evernote (http://evernote.com) es la extensión perfecta para tu cerebro, permite archivar texto, pdf, notas de voz, imágenes y tenerlo disponible desde cualquier dispositivo: hay aplicación para Blackberry, Windows Mobile, iPhone e iPod Touch (y más). Las formas que yo uso para añadir y consultar notas son: la página web, el programa para Blackberry y el software para windows xp. En este enlace hay una serie de artículos de Berto Pena  sobre esta herramienta http://thinkwasabi.com/evernote/

Google Reader. Es la mejor forma que conozco de estar actualizado, es un lector de fuentes RSS, me permite leer cientos de noticias al día sobre temas de mi interés en unas dos sesiones de 15 minutos. Tienes que crear una cuenta en http://google.com/reader y luego añadir las fuentes que te interesen, aquí tienes algunos ejemplos:

• El País http://www.elpais.com/rss/index.html
• ABC http://www.abc.es/rss/
• Puedes añadir como fuente RSS cualquier búsqueda de noticias en google con palabras de tu interés, buscas en news.google.com cualquier cosa, y solo tienes que buscar al pie de página el icono RSS
• Hay multitud de blogs sobre temas especializados, que merece la pena seguir.

Delicious Sirve para almacenar de forma ordenada direcciones de internet, en este enlace puedes ver las direcciones que yo he guardado http://delicious.com/Estevo y abrir una cuenta (puedes elegir que otros puedan ver tus bookmarks o no)

Dropbox Es la que uso desde hace menos tiempo, y ahora me pregunto como podría vivir antes si ella. Crea una carpeta en tu disco duro de 2Gb máximos de tamaño, todos los archivos y carpetas que guardes en esa carpeta de tu ordenador se pueden acceder: desde cualquier otro ordenador tuyo en el que tengas instalado dropbox, la página web. La aplicación para blackberry está "coming soon" y la de iPhone funciona de maravilla. Si te registras desde este enlace, por el programa de “Referral”, dispondrás d2 2,25 Gb (en lugar de 2Gb), y a mí me regalarán 250 MB de espacio adicional.

Freemind. Un software de escritorio para elaborar esquemas y mapas mentales, para saber más, el artículo de la wikipedia: http://es.wikipedia.org/wiki/FreeMind

Gantt project, sirve para hacer diagramas de Gantt o cronogramas. :http://www.ganttproject.biz/

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12ª Ley de Maxwell: Ley del otorgamiento de poderes

Solo los líderes seguros otorgan poder a otros

Los Ford no otorgaban poderes

Ilustra Maxwell la importancia de esta ley, a contrario sensu con la historia de Henry Ford I y II (abuelo y nieto): el abuelo fundó la bien conocida Ford Motor Company en 1903, y su declaración de visión es un clásico que aparece en varios manuales de estrategia empresarial:

Fabricaré un vehículo motorizado para la gran multitud. Será lo suficientemente grande para la familia, pero suficientemente pequeño como para que un individuo pueda conducirlo y cuidarlo. Será fabricado con los mejores materiales, por los mejores hombres que pueda contratar, según los diseños más sencillos que la ingeniería moderna pueda idear. Pero tendrá un precio tan bajo, qué todo hombre que reciba un buen salario podrá poseer uno y disfrutar con su familia las bendiciones de las horas placenteras en los grandes espacios abiertos de Dios.

Alcanzó esa visión y en 1914 producía casi la mitad de todos los automóviles vendidos en Estados Unidos: el modelo T, diseñado personalmente por el propio Ford. No admitió por mucho tiempo cambios ni mejoras en su modelo, y solo en 1927 accedió de mala gana a lanzar un segundo modelo (Modelo A). En 1931 había perdido mucha cuota de mercado, pasando del inicial 50% a un 31%.

En principio, a Henry Ford I lo iba a suceder su hijo Edsel, que había trabajado en la Ford Motor Company desde niño. Henry Ford lo nombró presidente, pero al mismo tiempo, lo minaba apoyando a otros líderes en detrimento de su propio hijo. El viejo Henry era un líder poco seguro que no otorgaba poder a otros. En 1943, cuando Edsel contaba con 49 años, murió de forma repentina. En 1945, su hijo, Henry Ford II, de 26 años fue nombrado presidente de la compañía. Consciente de sus limitaciones, se rodeo de ejecutivos experimentados, pero viendo su puesto en peligro, Henry Ford II adoptó la siguiente pauta de comportamiento: cada vez que un ejecutivo de la Ford obtenía poder e influencia, Henry lo degradaba, o humillaba públicamente, o apoyaba a sus subordinados invitándolos a criticarlo. La siguiente cita es literal de Henry Ford II y describe su estilo de liderazgo, contrario a la ley del otorgamiento de poderes:

No permitas que un hombre que trabaja para ti se sienta muy a gusto. No dejes que se acomode ni que establezca sus costumbres. Siempre haz lo opuesto a lo que él espera. Mantén a tu gente ansiosa y fuera de equilibrio.

Lincoln, un líder seguro de sí mismo otorgando poderes

Tanto como se empeño Henry Ford en quebrantar la Ley del Otorgamiento de Poderes, motivando y minando alternativamente a los líderes de su organización, se empeñó Abraham Lincoln en aplicarla: conformó su gabinete con todos sus antagonistas políticos, y respecto a la forma de relacionarse con sus subordinados, se refleja en este mensaje enviado al general George G. Meade:

No será estorbado por instrucciones de último minuto de estas oficinas centrales. Su ejercito tiene la libertad de actuar según usted considere conveniente conforme surjan las circunstancias

Lincoln, además, aceptó siempre públicamente la responsabilidad por las batallas perdidas y las oportunidades desaprovechadas. Podía permitirse esta forma de actuar porque estaba completamente seguro de sí mismo.

Obstáculos comunes al otorgamiento de poderes

Maxwell enumera tres razones por las cuales  muchos lideres no respetan la Ley del Otorgamiento de Poderes:

• Deseo de seguridad en el trabajo. Muchos piensan que si enseñan o ayudan a otros, se podrá prescindir de él, pero lo cierto es justo lo contrario: la paradoja del otorgamiento de poderes (quien continuamente pueda otorgar poderes a otros y les ayude a desarrollarlos se convertirá en indispensable para la organización)
• Resistencia al cambio. El otorgamiento de poderes estimula a las personas a crecer y a hacer innovaciones, lo que produce cambios constantes.
• Falta de autoestima.

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El camino a la madurez según Stephen R. Covey

Antes de entrar de lleno a explicar con detalle los hábitos que dan nombre a su principal obra, Stephen R. Covey advierte que sus 7 hábitos no son independientes entre sí, si no que forman un conjunto integrado secuencial, un camino hacia la madurez: desde la dependencia hacia la interdependencia pasando necesariamente por la independencia.

Según este revelador esquema, tres son las fases hacia la madurez.

Dependencia. Paradigma del tú: Al nacer, somos totalmente dependientes, sin el cuidado de otras personas no sobreviviríamos (tú me cuidas, tu haces o no lo que tienes que hacer y yo te culpo si no lo hacss… ), cuando poco a poco, podemos hacernos cargo de nuestra persona en todos los ámbitos (físico, mental, emocional y económico), llega la siguiente fase.

Independencia. Paradigma del yo: Yo puedo hacerlo, yo soy responsable, yo me basto a mí mismo. Podemos desenvolvernos por nuestros propios medios. Se ve a simple vista que la independencia es más madura que la dependencia, y se ha ensalzado tanto la independencia, se ha puesto tanto enfasis en el paso de dependencia a independencia, que a menudo se olvida que este no es el final del camino, y que, cuando hemos logrado ser independientes, estamos listos para la tercera fase de la madurez.

Interdependencia. Paradigma del nosotros. Nosotros podemos cooperar, nosotros podemos combinar nuestros talentos y actitudes para crear juntos algo mejor y más importante. Una vez que hemos alcanzado la independencia, podemos atrevernos con la interdependencia, pero no antes.

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8º principio de eficacia personal de Brian Tracy: prepárese concienzudamente antes de empezar

De 21 principios que Brian Tracy explica en su libro ¡Tráguese ese sapo!, el número 8 resulta para mí bastante obvio:

Ordene su zona de trabajo para que sea cómoda, atractiva y propicia para trabajar un tiempo prolongado

Recomienda este autor, que antes de empezar a trabajar despejemos la mesa, dejando en ella únicamente lo necesario para llevar a cabo la próxima tarea. La idea es tener a mano todos los informes, teléfonos y direcciones, materiales que nos vayan a hacer falta para poder, de una sentada, empezar y rematar la tarea. Por otro lado, un escritorio, con una silla cómoda, bien dispuesto y ordenado hará que nos resulte más fácil sentarnos y concéntranos en la tarea, haciendo placentera la experiencia de trabajar e incrementando nuestra productividad.

Este principio, lo aplico personalmente de forma especial cuando hago alguna receta de cocina o repostería:

1. Despejo la zona de trabajo
2. Dispongo de forma adecuada todos los accesorios necesarios
3. Reúno los ingredientes, ya pesados y medidos, listos para incorporar a la receta

Esta preparación previa hace mucho más placentera la experiencia de cocinar.

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El hacha del vecino de Ben Franklin

Cuenta en su autobiografía el bueno de Benjamín Franklin la siguiente anécdota:

Es como el hombre que después de comprar un hacha a mi vecino herrero quería tener toda su superficie tan brillante como el filo; el herrero accedió a pulírsela tan brillante si él le daba vueltas a la rueda. Así la giró mientras el herrero presionaba firme y fuertemente la ancha hoja del hacha sobre la piedra, lo que hacía muy fatigoso dar las vueltas. el hombre venía desde la rueda a cada momento para ver como iba el trabajo, y al fin tomó su hacha como estaba sin pulirla más:

- No –le dijo el herrero- da vueltas, da vueltas; haremos que se pula poco a poco, ya que aún está llena de manchas.

- Sí –le contestó el hombre- pero parece que me gusta más un hacha con manchas.

Y la trae a colación a propósito de su gusto personal por el orden, y al esfuerzo que le suponía tener cada cosa en su sitio. Tanto esfuerzo le costaba, que muchas veces estuvo cerca de abandonar su empeño en ser ordenado, pensando que, si se supiera lo mucho que se exigía a sí mismo en ese aspecto, podría parecer ridículo, y que un hombre bueno debe de permitirse algún defectillo, para ser tolerado por sus amigos. Estuvo cerca de abandonar… pero no abandonó, y aunque se quedó lejos de la perfección que ambicionaba, el continuo esfuerzo realizado persiguiendo dicha perfección lo hizo ser un hombre mejor y más feliz.

Lo que se extraé de esta historia:

• La excelencia personal tiene un precio muy alto (nuestro esfuerzo) que tenemos que pagar nosotros y nadie más.
• Si nos empeñamos a ser perfectos, algún día seremos buenos.

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