Mejora la autodisciplina con metas diarías y récords: Joe´s goals

¿Eres de esos que se mira al espejo del ascensor por la mañana y piensa… “Mañana subiré las escaleras”? ¿O quizá presumes con tus compañeros de trabajo… “Llevo 4 días limpiando la mesa de papeles cuando me voy a casa”? Seguro que no te importaría poder decir… “Diez días sin picar entre horas” ¿O tal vez te gustaría poder decir… “Desde hace 3 meses, todos los fines de semana encuentro un rato para mis hobbies”?

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Reglas para autoarchivar correos

Hace poco he puesto en marcha una regla que me vacía la bandeja de entrada de correos que no necesito leer. Son correos de los que tengo que estar informado, pero que realmente no tengo que contestar. La verdad es que los identifico rápido usando el formato condicional, pero hay algunos que directamente archivo, ya que vienen de buzones automáticos.

Lo he resuelto de esta forma:

1.- He creado una carpeta de correos donde archivar estos elementos (en mi caso se llama Autoarhivado).

2.- He creado una carpeta de contactos.

3.- He creado una regla para mover a la carpeta indicada los mensajes que vengan de cualquiera de las personas de esa lista de contactos.

Lo que hago es añadir a la lista de contactos las direcciones de e-mail de esos buzones automáticos que me mandan correos. Cuando detecto otro correo que puede ser “autoarchivado”, añado el remitente a la lista de contactos que he creado.

Ahora esos correos ya no se quedan en la bandeja de entrada, si no que van directamente a la carpeta de Autoarchivado. Luego una vez al día o cuando veo que sube mucho en número de mensajes sin leer en esa carpeta los echo un vistazo rápido y los archivo de verdad.

¿Qué os parece? En mi caso me ayuda bastante (y más todavía, ya que he creado 3 listas de esas para autoarchivar 3 tipos distintos de correos)… Después de estar 3 días sin mirar el correo tengo casi tantos mensajes autoarchivados como no, así que he tardado la mitad de tiempo en revisar el buzón de correo… !No está mal!

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Regalando libros

Mira que hace tiempo que no escribo (debido a que llevo un año de miles de dificultades tontas) pero es que la iniciativa de mi colega (si me permites llamarte así) Óscar me ha encantado:

¡¡Regalar libros!!

¡Me encanta! ¡Muy organizado!

Óscar: ¡Aunque haga tiempo que no escribo sigo leyendote!

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Crea vistas de tareas en Outlook para ayudarte a recopilar información

Hace dos meses, en esta etapa de trabajo que he tenido de apagafuegos decidí que iba a poner fecha límite a todas mis tareas. Esto es muy fácil de decir, pero no tan fácil de hacer ya que la autodisciplina no es algo que se consiga de la noche al día. Con un sencillo cambio en Outlook, he conseguido cumplir esta regla.

Antes tenía un post-it que me recordaba qué campos tenía que rellenar cuando escribía una tarea nueva. Sin embargo, esto no es muy eficaz, ya que sólo me sirve cuando estoy en el escritorio, y además cuando añado una rápidamente para que no se me olvide no me estoy a rellenar esos campos… Precisamente por eso, corro el riesgo de que esas tareas queden olvidadas (como te contaba hace unos días).

La solución que he encontrado es crear vistas de la carpeta de tareas que me indiquen qué campos tengo que rellenar.

Pasos a seguir:

1.- Lo primero vamos a editar las vistas de la carpeta de Tareas. Para ello vamos al menú “Vista” / “Ordenar por” / “Vista actual” / “Definir Vistas”

2.- En la ventana que aparece, hacemos una copia de una vista que ya tengamos y le damos nombre. Un consejo es activar la casilla de la parte inferior, con lo que sólo veremos las vistas que nosotros hemos creado, y no las que vienen con Outlook de fábrica (en su mayoría inútiles)

3.- Le damos un nombre a la vista adecuado. En mi caso he puesto “Pon fecha límite a estas areas”

4.- Ahora revisaremos el filtro usado en la vista. Para ello pulsamos en el botón indicado.

5.- En la ventana de edición de filtros, vamos a la opción de opciones avanzadas.

6.- En la parte inferior, escogemos “Fecha límite” y “No existe”. Luego pulsamos en Añadir a la lista.

7.- Con esto conseguiremos tener en única vista todas las tareas a las que les falta la fecha límite. Lo mejor es crear una vista por cada campo obligatorio que nos autoimpongamos. De esta forma, antes de empezar a priorizar las tareas, revisamos cada una de estas vistas y sin tener que pensar demasiado, hacemos simplemente lo que nos dice… “Poner fecha límite a esas tareas”. Cuando la vista esté vacía significará que todas nuestras tareas tienen fecha límite.

En resumen:

Outlook puede ayudarnos en la tarea de organizarnos, pero para eso hay que dedicar un poco de tiempo a decirle cómo. Ólvidate de la configuración de Outlook por defecto y pierde el miedo a borrar cosas que no necesites. Oculta las vistas que no uses y crea nuevas que te sean realmente útiles. Hoy hemos creado una vista que nos recuerda que tenemos que completar información en las tareas, algo necesario para poder priorizarlas, pero podemos crearlas para cualquier otra rutina que hagamos a diario.

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Apagafuegos… sobreviendo a las tareas del día a día

Hay rachas en que me veo trabajar como un apagafuegos. Es decir, sólo puedo trabajar en lo que realmente hay que hacer ya para que no vayan a peor.

Alguien llama… “¿Que necesitan el documento ya?”… Pues apago el fuego rápido y les mando el documento ya… Luego otro llama y dice “Estoy bloqueado porque no han decidido cómo hacer el informe”… Pues dejo en lo que estoy y localizo al teléfono a la persona que tiene que decidir… y demás. Ante esta situación, las tareas, planificaciones y prioridades que pudieras tener desaparecen, abrumados por el día a día.

Todo lo último parece lo más importante y lo más urgente. Vamos, un LIFO ( last in, first out) para los que lo entiendan Sin embargo, esa percepción no es real, y puede que tengas tareas importantes sin fecha límite que se pierdan entre tantos fuegos.

Ahora estoy en una racha de esas… y acabo de tomar una decisión para que este modo de trabajar me ayude. A partir de ahora, voy a poner una fecha de vencimiento a todas las tareas nuevas. De esta forma, aunque me vuelva a encontrar en una racha de estas, no se me va a olvidar una tarea sin fecha entre tanta tarea con fecha límite.

¿Vosotros os habéis encontrado en situaciones similares? Decidme que sí, y así me sentiré menos solo en estos días inciertos

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Ahorrando tiempo al automatizar tareas repetitivas en el Outlook

Yo tengo una teoría (llámame loco si quieres), pero es “que las tareas de máquinas, las tienen que hacer las máquinas“. Es decir, si tienes que marcar un correo como leido y archivarlo 50 veces al día, más te vale que le enseñes a una máquina a hacerlo… o estarás malgastando tu tiempo.

Con esta finalidad, se inventaron las macros de teclas

He trabajado con macros de programas (Excel, Outlook, etc.), con código (Visual Basic, C#, etc.), con programas comerciales (MacroMagic) y con programas gratuitos. Ahora, estoy usando (y cada vez más) una pequeña maravilla llamada AutoHotKey

Bájatelo e instálalo sin miedo. El interfaz y el aspecto es un poco raro, pero merece la pena. Aquí te voy a explicar un pequeño ejemplo para que te vayas familiarizando con lo que se puede hacer, para en el futuro ampliarlo de manera práctica en otras tareas (archivar correos, crear tareas, etc).

Una vez que lo tengas instalado, ve al menú de inicio y busca el programa “AutoHotKey”

La primera vez que lo ejecutes, te aparecerá el block de notas con un texto (como ves es una especie de lenguaje de programación).

Borra el texto que te marco en la captura y pega este que te indico, guarda y ejecuta el programa otra vez.

;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
; Calculadora
;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
#NumLock::
IfWinExist, Calculator,,,
{
WinActivate
}
else
{
Run, %windir%System32calc.exe
}
Return
;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
; Notepad
;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
#Capslock::
Run, %windir%System32Notepad.exe
Return

Esto lo que hace es que cada vez que pulses la tecla de Windows y el “Bloq Mayús” se te abra un nuevo block de notas, y con la tecla de Windows y el “Bloq Num” te aparezca la calculadora.
Para ello tienes que tener ejecutado el AutoHotKey, con lo que te aparecera una H en fondo verde en al lado del reloj. Lo mejor es que crees un acceso directo al programa en el grupo Inicio (o Startup en Inglés).

Esto es sólo un ejemplo de lo que se puede hacer. Puedes tener más ejemplos e información en el blog de mi colega Francisco, “Ordenando mi entropía“. Tambien estoy preparando otro artículo con algún ejemplo que sirve para aplicar en la vida diaria con Outlook

Un saludo

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Cómo gestionar el trabajo cuando hay varios jefes

Buenos días:

En mi trabajo tengo que gestionar varios proyectos u objetivos distintos a lo largo del día, semana o mes. Ya hemos hablado de que tenemos varias áreas de trabajo. Eso no es ninguna novedad. Pero de lo que hablo aquí es de cuando tenemos que dar cuentas a distintos jefes.

En mi empresa es muy común

Puede que tengas 7 áreas de trabajo y sólo un jefe que te gestiona todas, o puede que tengas 3 áreas de trabajo con un jefe distinto cada una. En mi caso son 7 áreas y 3 jefes o 4, dependiendo la época del año ¿Qué os parece? Esta experiencia me ha llevado a formular la teoría de…

“La teoría de los jefes casi contentos“

Esta teoría es muy sencilla… Dice que no puedes tener a todos tus jefes contentos al tiempo, y que a cada momento tienes que decidir a qué jefe quieres ver más contento contigo y a qué jefe vas a decepcionar un poco y tener menos contento. Parándote a pensar en cuál de tus jefes tienes menos contento te ayudará a detectar posibles problemas por falta de atención (por olvidarte de las áreas de trabajo de uno de ellos) y a repartir el tiempo dedicado a cada uno de manera equitativa. Además, esta teoría simplifica mucho la tarea de decidir ante un conflicto, ya que siempre hay una escala entre los jefes… siempre hay uno al que quieres tener más contento que a los demás, etc.

¿Qué os parece? Se admiten sugerencias.

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Urgente, Importante y Necesario

Leyendo un artículo de un colega y sus comentarios, me ha venido a la cabeza una reflexión sobre las prioridades. Aquí hablan de lo importante, lo urgente y lo necesario.

Es interesante esta nueva dimensión para priorizar tareas. La verdad es que hasta ahora nunca he necesitado usarla en la organización de mi trabajo diario, pero eso no quiere decir que no sea útil o práctico.

Os cuento mi caso: En mis tareas diarias, sólo apunto lo necesario. Es decir, me hago la pregunta… “Esta tarea… ¿Es necesario que se haga?” Si es que sí, lo apunto. Si es que no, no lo apunto y lo olvido.
En cambio, en un proyecto en el que estoy trabajando, hemos tenido que priorizar las funcionalidades usando estos términos ingleses que se pueden traducir al castellano y que representan una escala de necesidad:

• Must - Funcionalidad que tiene que estar presente
• Should - Funcionalidad que debería estar presente
• Could - Funcionalidad que podría estar presente
• Nice to have - Sería bonito si lo tubieramos

En resumen:
Los métodos son herramientas, si las herramientas que estás usando te son ineficaces, busca nuevas y adaptalas a tus necesidades. Escoge qué preguntas vas a hacerte para priorizar tus tareas (¿Es urgente?, ¿Es importate?, ¿Es necesario?)

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Autodisciplina… listo para el cambio de hábito

Todos tenemos nuestros hábitos… Algunos buenos y otros malos… A veces perdemos unos y ganamos otros sin darnos cuenta… Pero… ¿Cómo incorporar nuevos?

Muy fácil… con Autodisciplina… Sí, ya se lo que estáis pensando… Pero creo que he tengo un método para conseguirla.

Yo pensaba… Ja, ja… Autodisciplina… Si yo tubiera autodisciplina, no estaría este blog sin entradas durante un año como ha estado Sin embargo voy a intentarlo (una vez más)

En nuestra búsqueda de ser casi organizados, debemos cambiar nuestros hábitos, mediante autodisciplina.

Al documentarme, he encontrado un artículo que nos comenta que para cultivar nuestra autodisciplina debemos tener confianza, autoestima, practicar diferentes disciplinas mentales, valorar los sacrificios, fijarnos en los pequeños detalles,… ¡Qué bonito! Sin embargo, eso no me parece demasiado práctico. Despues de todo es lo que siempre intento en año nuevo

Tambien he encontrado este otro que encaja mejor conmigo. Aquí dice que para cambiar nuestros hábitos debemos fijarnos un objetivo personal y lanzarse a lograrlo. Si al final no lo conseguimos, puede que sea porque el objetivo no era tan importante para nosotros y hemos preferido (subconsientemente) vivir sin lograrlo.

¿Qué os parece? Yo, para empezar, me he puesto un objetivo personal… Y ya os contaré si consigo cambiar mis hábitos.

En resumen:
La autodisciplina no es un fin, es un medio para conseguir un fin.
Primero, fijate el objetivo. Si el objetivo está bien fijado, la autodisciplina llegará sóla.

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¿Qué correos son para mi?

Ya hemos hablado del problema que es recibir muchos correos. Ahora os propongo un método muy sencillo para distinguir rápidamente qué correos no requieren nuestra atención directa.

La idea es marcar de alguna forma qué correos nos afectan directamente y cuáles podemos leer de forma rápida. Para ello vamos a distinguir los correos en tres grupos:

1. los que son directamente para nosotros: con lo que seguramente tendremos que contestarlos o realizar una tarea
2. los correos en los que estamos en copia (CC): con lo que simplemente debemos darnos por enterados y no es necesario que contestemos
3. los correos que nos llegan porque estamos en una lista de distribución: con lo que la responsabilidad de atenderle se reparte entre un grupo de gente.

Para ello, vamos a distinguirlos de manera gráfica usando Outlook 2003 siguiendo estos pasos:

1.- Vamos al menú “View” / “Arrange By” / “Current View” / “Customize Current View”

2.- En la ventana que aparece, seleccionamos “Automatic Formatting”

3.- Por defecto aparecen las reglas que marcan los correos según están leidos o no, según su importancia, etc. Vamos a añadir 3 nuevas reglas que nos cambien el color de los correos según:

• Nosotros estamos en el campo “Para” (”To:”): mostramos el mensaje en formato normal (por defecto con letra negra)
• Nosotros estamos en el campo “Copia” (”CC:”): mostramos el mensaje en otro color que destaque poco (yo he escogido verde)
• No estamos ni en el campo “Para” ni en el “Copia” (estamos en una lista de distribución): ponemos el mensaje en un color que destaque muy poco (yo he escogido gris)

En las siguientes pantallas os muestro cómo se llama cada regla, qué color escogo y qué condición pongo. Atentos tambien al orden en que aparecen las reglas en la lista, ya que es importante porque se aplican en orden. Tambien tened en cuenta que cuando pongais la regla “Otros” os pedirá confirmación, ya que tal y como está pensado el sistema, se aplicará a todos los mensajes que no se vean afectados por ninguna regla anterior (que es precisamente lo que queremos)

Regla que se aplica a los correos destinados directamente a nosotros (pulsar en la imagen para agrandar):
Regla que se aplica a los correos en los que estamos en copia (pulsar en la imagen para agrandar):
Regla que se aplica al resto de correos (pulsar en la imagen para agrandar):

Este truco es una demostración de que el ordenador tiene que ayudarnos a organizarnos. Si hay tareas que nos roban tiempo, tenemos que buscar cómo simplificarlas. Despues de todo, el trabajo de máquinas lo deberían hacer las máquinas, ¿no?

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