(Este artículo forma parte de la serie Mi sistema GTD, de la A a la Z. No te pierdas el resto.)

Nos aproximamos al final de la serie. Ya hemos visto cómo recopilar las cosas que tenemos que hacer, cómo procesarlas y organizarlas, y cómo ejecutar el trabajo que representan. Precisamente a la hora de ejecutar el trabajo nos dimos cuenta de que muchas de las tareas no eran en realidad tareas, sino proyectos. Por eso merece la pena detenernos un momento en la explicación del método y profundizar un poquito en cómo manejar esos proyectos.

David Allen propone una estrategia para la gestión creativa de proyectos que muchas veces es ignorada por los aprendices de GTD por considerarla superficial. En realidad se trata de una herramienta muy poderosa que nos permite “atar” perfectamente cualquier cabo suelto, especialmente las maromas de los grandes proyectos que a veces tenemos que afrontar. Pero, ¿en qué consiste esta forma de gestionar proyectos?

Las 2 verdades sobre los proyectos

Antes de seguir, veamos 2 grandes verdades sobre los proyectos que a lo mejor te hacen abrir los ojos:

Verdad #1. La mayor parte del trabajo no está formado por tareas simples, sino por proyectos. Aunque no lo parezca, la mayor parte del trabajo que hagas serán proyectos, al menos según la definición de proyecto de GTD. De forma consciente o inconsciente, siempre estás gestionando proyectos, desde cambiar una bombilla (como veíamos en el artículo anterior de la serie), hasta organizar una boda. Casi todo son proyectos.

Verdad #2. Para gestionar el 99% de los proyectos no necesitas herramientas especiales (ni siquiera para muchos de los considerados grandes proyectos). Salvo contadísimas excepciones, nunca necesitarás herramientas del tipo Microsoft Project (o cualquier de las opciones libres como, Planner o GanttProject). Bastará papel, lápiz y…

El modelo de planificación natural

Para planificar un proyecto adecuadamente debes utilizar los 5 pasos que sigue la mente de forma natural para afrontar cualquier problema:

1. Definir el propósito del proyecto (qué queremos conseguir);

2. Visualizar el resultado (cómo queremos que sea el producto final);

3. Generar una lluvia de ideas (qué tareas y recursos necesitaremos);

4. Organizar las tareas y los recursos (para asegurar la consecución del objetivo) y;

5. Identificar las acciones siguientes según se vayan completando las anteriores.

Por muy lógico que parezca a primera vista, constantemente nos empeñamos en trabajar justo al contrario, empezando a identificar las acciones mucho antes de definir el resultado, visualizarlo, generar ideas y organizarlas. Es lo que se llama planificación reactiva, porque se utiliza cuando ya tienes los problemas encima, y lejos de ser la excepción, se ha convertido en el estándar de muchas personas.

Cómo planificar un proyecto en la práctica

Los proyectos pequeños resultan bastante sencillos de gestionar. Como ya vimos cuando hablaba de la ejecución del trabajo, un proyecto no es más que un conjunto de dos o más acciones físicas que hay que llevar a cabo. Cuando un proyecto tiene un número manejable de acciones bien definidas, basta con mantener una lista de las acciones de forma que sea fácil revisarlas, eliminar las que ya están completadas, y añadir otras nuevas si fuera necesario. (Afortunadamente, la mayoría de los proyectos que afrontamos diariamente son de este tipo.)

Cuando el proyecto ya tiene cierta complejidad, entonces hay que aplicar el modelo natural. En primer lugar es necesario definir el objetivo y el resultado. En mi caso dedico una sesión de trabajo a poner por escrito lo más detalladamente posible qué es lo que quiero conseguir, por qué, y qué criterios debo usar para considerar el proyecto terminado (para lo que uso mi libreta ecológica tamaño A4/carta). Por ejemplo, si estoy diseñando un curso pongo por escrito los contenidos a impartir, a quién va a ir dirigido, por qué es necesario el curso y cuáles son los factores de éxito (número de personas capacitadas, tiempos, costos máximos, etc.)

Con el qué y el porqué claros, es hora de empezar con el cómo. Y una de las formas más efectivas es utilizar la lluvia de ideas junto con los mapas mentales (los mapas mentales merecen su propio artículo). Se trata de liberar la mente y anotar cualquier idea relacionada con el proyecto, por loca o absurda que parezca. Después nos encargaremos de ordenarlas, pulirlas, desarrollarlas y descartar aquellas que no sean aplicables. El objetivo en esta fase es crear un plan, con acciones, tiempos y responsables, para llevar a cabo el proyecto.

Salvo para proyectos realmente grandes, mis planes están compuestos por simples listas de siguientes acciones, aunque eso sí, listas que pueden ser muy largas. Si alguna actividad no está clara todavía o puede ser compleja, en su lugar coloco un subproyecto. Al final, el truco está en que las acciones y subproyectos aparezcan en las listas en el orden en que deben ser ejecutados, junto a los responsables de cada uno de ellos y, en su caso, las fechas límites.

El último paso consiste en empezar a ejecutar el trabajo de la lista, de arriba a abajo. Es la parte más fácil y mecánica de la gestión del proyecto. Pero para llegar a ello, hemos tenido que pasar primero por los 4 pasos anteriores.

Conclusiones

La gestión de la mayoría de los proyectos no necesita de pompa y boato. Unos minutos de pensamiento creativo utilizando el modelo de planificación natural, y una lista, es lo único que necesitarás para tener todo bajo control. Sólo en proyectos realmente grandes (menos del 1%, si es que alguna vez llegas a enfrentarte a uno de ellos), necesitarás técnicas y herramientas especiales para gestión de proyectos.

¿Cómo gestionas tus proyectos? ¿Utilizas el modelo de planificación natural o el reactivo? Comparte tus ideas y opiniones en un comentario.

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