(Este artículo forma parte de la serie Mi sistema GTD, de la A a la Z. No te pierdas el resto.)

Si recordáis, en el artículo anterior de la serie dejamos la organización a medias. Nos ocupamos de cómo organizar el material de referencia, cómo registrar los recordatorios con fecha y cómo llevar el control de las tareas que delegamos en terceras personas. Ahora nos toca meternos de lleno en cómo organizar el trabajo que nos toca hacer a nosotros.

Ya dijimos que para el trabajo que tenemos que hacer nosotros mismos sólo hay dos opciones: 1) si estimamos que nos llevará menos de 2 minutos, lo hacemos inmediatamente y nos olvidamos del asunto, o 2) si nos va a llevar más tiempo, lo diferimos para hacerlo lo antes posible.

Pero, ¿cómo organizamos el trabajo diferido? De eso nos vamos a ocupar ahora.

Acciones y proyectos

En la terminología GTD hablamos de acciones cuando lo que hay que hacer es una tarea simple, y de proyectos si lo que hay que hacer involucra dos o más tareas simples. Puede parecer un poco exagerado, pero en realidad es una definición muy práctica, como veremos después.

Así que lo primero que tienes que hacer antes de organizar algo para diferirlo es responder a la pregunta: ¿el trabajo se puede llevar a cabo mediante una tarea simple o necesitaré crear un proyecto? O dicho de otro modo, ¿tengo todo lo que necesito para hacerlo o hay otras cosas que debo hacer primero?

Una de las partes que resultan más complicadas para llegar a dominar GTD es saber hacer una correcta distinción entre acciones y proyectos. Una vez realiza la clasificación es muy fácil organizar el trabajo. Pero diferenciarlos no siempre resulta fácil.

Supongamos que tienes que cambiar una bombilla fundida de la habitación. A priori parece algo simple, así que decides que se trata de una acción. Pero enseguida te das cuenta de que no tienes bombillas de repuesto, y que ni siquiera sabes de qué potencia debe ser. Así que, lo que parecía una tarea simple en realidad no es tan simple, sino un mini-proyecto compuesto de varias acciones: “Averiguar la potencia de la bombilla”, “Comprar una bombilla de repuesto” y “Cambiar la bombilla”.

Si hubieras registrado simplemente “Cambiar bombilla de la habitación” en tu lista de tareas, probablemente te hubiera costado mucho tiempo hacerlo. Cada vez que vieras esa tarea en la lista te darías cuenta de que no tienes la información ni los elementos necesarios para llevarla a cabo, así que te la saltarías e irías a la siguiente tarea que sí pudieras hacer. Y así una y otra vez, quién sabe por cuánto tiempo (quizá para siempre). Es lo que yo llamo el “síndrome de la procrastinación forzada”, y es muy común cuando no tienes en marcha un sistema de organización como GTD.

Como ves, una de las claves de GTD es definir correctamente las tareas como acciones concretas y físicas que puedas llevar a cabo de manera directa. En mi caso, para ayudarme a la hora de definir proyectos y acciones aplico los siguientes tres pasos:

1. Empiezo definiendo el objetivo que quiero conseguir, asumiendo que es un proyecto. Por ejemplo, “Bombilla de la habitación cambiada” (fijaos que empiezo con un sustantivo, no un verbo).

2. Analizo las posibles acciones que tendré que llevar a cabo para conseguir el objetivo, definidas como verbos. Por ejemplo: “averiguar la potencia”, “comprar un repuesto”, “cambiar la bombilla” (todas las acciones son verbos).

3. Si no consigo desglosar el supuesto proyecto en acciones, entonces muy probablemente se trata de una tarea simple. Por ejemplo, si ya sé que la bombilla es de 100W y tengo bombillas de repuesto, entonces reformulo el proyecto y lo convierto en tarea así: “Cambiar la bombilla de la habitación”.

Al principio, estos tres pasos los hacía por escrito la mayoría de las veces, pero con el tiempo he terminado haciéndolo mentalmente y en cuestión de segundos. Como todo, la práctica es la que te ayuda a dominar la técnica.

Organizar los proyectos

Los proyectos representan simplemente los frentes abiertos que tienes en un momento dado. En realidad, los proyectos no son trabajo por hacer. El verdadero trabajo está representado por las acciones que forman esos proyectos.

Aún así, es necesario mantener una lista de esos frentes abiertos para tener una visión general de nuestro trabajo. Y en GTD a esa lista se la llama, sorprendentemente, “Proyectos” Así de sencillo. No hay más que contar.

En próximos artículos de la serie veremos cómo manejar esta lista para asegurarnos de que todos los proyectos tienen tareas definidas y avanzan adecuadamente.

Organizar las acciones

Las acciones representan el trabajo real que tenemos que hacer: comprar, revisar, llamar por teléfono, enviar un correo, lavar, escribir un artículo, etc. Podríamos mantener todas las tareas en una sola lista llamada “Tareas” (de hecho, eso es lo que hacemos normalmente cuando no tenemos un método), pero David Allen descubrió que la forma más eficiente para organizar las tareas es utilizar contextos.

No tiene sentido que tengas juntas las cosas que sólo puedes hacer en la oficina, con las que sólo puedas hacer en casa, con las que sólo puedes hacer cuando andas en la calle… Es muy ineficiente, y complica muchísimo las cosas, el tener que buscar en una lista larguísima donde tienes todo mezclado. Por eso, en GTD se alienta el uso de diferentes listas de tareas, una por cada contexto. Por ejemplo “@Casa”, “@Oficina”, “@Recados”, etc. (El signo de arroba delante del nombre del contexto significa “at”, o “en” en inglés, y se usa mucho en GTD.)

Cada uno de nosotros debemos definir qué contextos se adaptan mejor a nuestras actividades, y crear las listas correspondientes. Los anteriores son contextos muy comunes, pero mucha gente tiene además otros contextos específicos para la escuela (“@Escuela”), para cuando tiene un teléfono a mano (“@Teléfono”), etc. Una vez definidos los contextos que más te convengan, simplemente debes añadir cada tarea a la lista adecuada. Así, cuando te encuentres en un contexto determinado sólo tendrás que revisar la lista de ese contexto y decidir qué hacer a continuación (lo veremos en el artículo dedicado a la ejecución del trabajo).

La lista “Algún día/Quizá”

Pero, ¿qué pasa con los proyectos que quieres hacer y no tienes tiempo en este momento, o simplemente no estás seguro de si vas a querer hacerlos alguna vez? En esta categoría caen cosas como aprender a tocar el piano, obtener una certificación profesional, hacer un viaje a China, o pintar de rojo el salón de tu casa. Son cosas que no quieres que caigan en el olvido, pero ahora no tienes tiempo o ganas de trabajar en ellas.

Para este tipo de cosas se utiliza una lista llamada “Algún día/Quizá”. Como la lista de “Proyectos”, esta lista no representa trabajo por hacer, es sólo una forma de aparcar temporalmente nuestras ideas e inquietudes a la espera de un momento adecuado para trabajar en ellas. Mover proyectos de la lista “Proyectos” a “Algún día/Quizá” es todo un arte, y dominarlo es uno de los secretos para reducir el estrés diario.

Como veremos en otro artículo de la serie, la lista “Algún día/Quizá” deberá ser revisada con la frecuencia adecuada, de modo que podamos “despertar” estos proyectos dormidos llegado el momento, transfiriéndolos a la lista de “Proyectos”.

Conclusión

Si te das cuenta, para organizar el trabajo sólo hemos utilizado listas: una para los proyectos o frentes abiertos, varias listas contextuales para las acciones siguientes que tenemos que ejecutar, y una más para aparcar futuros proyectos e ideas interesantes. De todas ellas, sólo las listas contextuales representan trabajo real por hacer.

En el próximo artículo veremos cómo manejar estas listas para llevar a cabo el trabajo, y descubriremos las ventajas de haber separado correctamente los proyectos de las tareas, y de haber clasificado las tareas según sus contextos.

¿Haces algún tipo de organización para tus proyectos y tareas? ¿Alguna vez has utilizado los contextos? Comparte tu experiencia en un comentario.

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