(Este artículo forma parte de la serie Mi sistema GTD, de la A a la Z. No te pierdas el resto.)

En el artículo anterior de la serie expliqué cómo recopilar todas las cosas que tenemos o que queremos hacer, de manera que no se nos escape nada. Después de haber recopilado tendrás las distintas bandejas de entrada llenas de papeles, objetos varios, notas de voz, fotos digitales y todo lo que se te pueda ocurrir que representen asuntos pendientes.

Ahora ha llegado el momento de revisar esas bandejas una a una, y de tomar la decisión de qué es lo que hay que hacer al respecto de cada cosa que encuentres. ¡Empecemos!

Bueno, antes de empezar tengo que hacer una aclaración: procesar las cosas de las bandejas no es hacer el trabajo que representan. Uno de los errores más comunes de los GTD-ianos neófitos es pensar que tienen que hacer algo con todo lo que encuentran en las bandejas en ese preciso momento. Eso les genera estrés y, en muchos casos, les termina disuadiendo de implementar el sistema.

En este paso sólo se toman decisiones, no se hacen las tareas en sí mismas. Un buen procesamiento debe ser muy fluido, y sólo requiere pensar rápido y bien.

Las 3 reglas del procesamiento

Para hacer un buen procesamiento debes tener en cuenta estas 3 reglas:

1. Tomar las cosas de la bandeja una a una. A la hora de procesar debes tomar cada cosa de la bandeja por orden, de arriba a abajo. No es necesario aplicar prioridades o tomar primero lo más urgente. Una vez que te pongas a procesar todo saldrá de la bandeja, y habrás decidido qué hacer con todo ello en cuestión de minutos. ¿Para qué molestarse en priorizar? (Las prioridades pueden ser un concepto útil cuando te pongas a ejecutar el trabajo, no en este momento.)

2. Lo que sale no vuelve a entrar. Es muy tentador tomar algo de la bandeja, y al ver que no puedes decidir fácilmente qué hacer con ello, devolverlo y tomar otra cosa. ¡Error! Si tomas algo ya no debe regresar, o corres el riesgo de que ciertas cosas nunca salgan de la bandeja. A veces no es fácil tomar una decisión… ¡pero ese es precisamente tu trabajo!

3. Procesar cada bandeja las veces que sea necesario. Hay que entender que cada bandeja tiene su ritmo. Seguramente el correo del trabajo lo procesarás al menos una vez al día (o puede que más), mientras que las fotos de tu teléfono móvil pueden quedarse ahí varios días sin causar mayores problemas. Por tanto, tienes que crear rutinas que te permitan procesar cada bandeja con la frecuencia adecuada. Ni más, ni menos.

Un lector me preguntaba en el artículo anterior si no me preocupaba dejar notas personales en la bandeja del trabajo cuando me iba a casa, o viceversa. Y la respuesta es no, ya que siempre proceso mis bandejas físicas al final del día, de forma que cuando salgo de casa o de la oficina ya tengo toda la información integrada en mi sistema GTD. (En otro artículo os contaré qué herramienta uso para llevar siempre conmigo mi sistema GTD.)

¿Qué hacer con cada cosa?

Tienes las bandejas rebosantes de cosas. Ha llegado el momento de la verdad. Acabas de sacar algo de una bandeja de entrada y tienes que decidir. Bueno, estás de suerte Sólo hay 5 cosas que puedes hacer con ella:

1. Tirarla. No sé por qué hay tanta gente que tiene alergia a tirar cosas. Muchas más veces de las que te imaginas lo mejor que puedes hacer con algo es tirarlo. ¿No tiene valor actual, ni tampoco vas a hacer nada con ello en el futuro? Entonces, ¡tíralo! Sin remordimientos. Es rápido y sencillo, y dejará de estar ocupando espacio y tiempo.

Truco: Si de verdad eres incapaz de tirarlo “no vaya a ser que luego”, entonces…

2. Guardarla. Muchas cosas no requieren que hagas nada con ellas, simplemente quieres conservarlas para referencia futura, como por ejemplo la declaración de impuestos, un artículo de una revista, o los mapas de tu último viaje a Praga. En ese caso guárdalo, pero guárdalo ahora mismo, no esperes.

Cuando lleguemos al proceso de organización veremos algunas técnicas y herramientas para construir sistemas de archivo eficaces y rápidos de usar, en función del tipo de material a archivar. Que sean fáciles y rápidos de usar es crítico si no queremos tener la tentación de dejar la tarea de archivar para luego (es decir, nunca).

3. Delegar. Está bien, has decidido que hay que hacer algo al respecto. Entonces, antes de seguir adelante averigua si es posible delegarlo en alguien más. Igual que hay gente que tiene alergia a tirar cosas, hay gente que tiene alergia a delegar.

Si conoces a alguien que lo puede hacer mejor que tú, o más rápidamente, o simplemente no quieres hacerlo tú mismo y tienes la autoridad para delegarlo, no lo dudes: delega la tarea y anota un recordatorio en tu sistema. (Cuando lleguemos al proceso de organización veremos cómo registrar recordatorios.)

4. Hacer. No te has desecho de la cosa ni la has podido delegar. Bueno, entonces aquí es donde entra en juego la celebérrima regla de los 2 minutos, que reza así: “si el tiempo estimado para hacerlo es menor a 2 minutos, hazlo ahora”. ¿Por qué? Por una simple cuestión de eficiencia. Es más costoso registrarlo y darle seguimiento en tu sistema GTD que hacerlo en este mismo momento.

Algunos ejemplos típicos de cosas que puedes hacer en menos de 2 minutos son responder un correo rápido, hacer una cita por teléfono, archivar un documento, etc.

Truco: En realidad los 2 minutos son orientativos. Se trata de que evalúes el tiempo que te llevará hacer algo, y si no es mucho, hazlo inmediatamente. De todos modos vas a terminar haciéndolo, así que ¿por qué esperar?

5. Diferir. Finalmente has decidido que la cosa representa algo que tienes que hacer personalmente y, además, no se puede hacer rápidamente. En ese caso, y sólo en ese caso, tendrás que registrarlo en tu sistema GTD para hacerlo en cuanto sea posible, según un sistema de listas de proyectos y siguientes acciones que veremos en el próximo artículo.

Como has podido comprobar, el procesamiento de las bandejas de entrada es una tarea puramente intelectual. Aquí no hay herramientas, sólo tu propio cerebro. Como seguro ya intuyes, el procesamiento va de la mano de la organización, especialmente si hay que guardar el material de consulta, o delegar o diferir el trabajo. Sin embargo, es importante distinguir ambos pasos para fijar el orden correcto de actuación y poder dominar el método.

En la próxima entrega veremos cómo organizar el trabajo que tenemos que hacer, llevar la cuenta de las tareas que hemos delegado, y mantener un archivo de referencia efectivo para su consulta futura.

(Revisa la sección de recursos para aprender más sobre GTD y el procesamiento.)

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