Evita la distracción con el registro de tangentes

En Lifehacker explican cómo evitar esas pequeñas distracciones mientras trabajamos, como refrescar el lector de blogs  o hacer una búsqueda en Google de algo que nos ha pasado por la cabeza. Proponen el uso del registro de tangentes:

Soy un escritor que lucha constantemente contra la procrastinación y la distracción. Tiendo a salirme por la tangente, y perder muchas horas en esos viajes. Mi rutina es mantener un “registro de tangentes” a mano. Cada vez que siento la urgencia de apartarme de mi trabajo actual, anoto la tangente en lugar de hacerlo inmediatamente. Al final del día, o de la semana, reviso la lista. Alguno de los elementos es realmente tonto, y agradezco no haber gastado el tiempo en ello. Pero lo realmente bueno es que muchas de esas tangentes resultan ser muy útiles – son ideas con las que puedo trabajar en mi proyecto, o incluso mejor, futuras ideas que puedo usar (y vender) más tarde. ¿El resultado? He hecho una tría de mis tangentes: las inútiles han desaparecido, he identificado las productivas y mi productividad diaria está salvada.

La verdad es que suena prometedor. Si nos fijamos, podemos identificar mucho de GTD en esto. Por un lado, estamos capturando todas las ideas (que probablemente perderíamos si cediéramos a la tentación), y por otro lado nos ayuda a mantener la concentración en lo que estamos haciendo, a la vez que descargar la mente de lo que no es realmente importante en ese momento.

Escrito en Du Tudú » Productividad

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Hacer, ejecutar las acciones

Two heads are better than one, por Krikit

Y, por fin, después de haber capturado, procesado y organizado todo, ha llegado el momento de empezar a hacer cosas.

La gestión del tiempo aquí no nos puede ayudar en cómo hacer las cosas (si aún no sabemos cómo hacer las cosas puede ser porque aún no hayamos decidido una acción concreta a realizar, si es así vuelve a procesarlo; también puede ser porque no tengamos suficiente información, así que puedes delegarlo a otra persona que sí sepa o crea las acciones necesarias para hacerlo tú, como hacer algún curso o leer un manual).

La gestión del tiempo nos puede ayudar, aunque no solucionar, a decidir qué acción realizar. GTD nos propone tres modelos para decidir:

Modelo de los cuatro criterios

Este modelo nos dice que, para escoger una acción, hemos de pensar en:

• La situación: escogeremos dependiendo del contexto en el que estemos. Por ejemplo, si no tenemos un teléfono cerca no podremos hacer llamadas, si disponemos de un ordenador quizá podamos enviar unos e-mails. Esto sale casi automáticamente con el uso de contextos.
• El tiempo disponible: al inicio de la jornada tenemos perspectivas de poder trabajar un buen rato seguido, sobretodo si llegamos de los primeros a la oficina; en ese caso podemos empezar una acción que se prevé larga. Al contrario, si en diez minutos tenemos una reunión, buscaremos una acción corta. Para estos casos, podemos crear listas para los contextos “corto” y “largo”.
• Nuestra energía: no podemos rendir igual durante toda la jornada. Para esos momentos en que no tenemos la mente tan despierta podemos tener una serie de tareas más sencillas, como llamar al médico para pedir hora. Igual que antes, podemos tener en reserva una lista con el contexto “energía baja”.
• La prioridad: si aún con los criterios anteriores dudamos entre varias tareas, escogeremos en función de la prioridad de cada una. ¿Es más importante llevar aquél paquete a correos o encuadernar los documentos para la reunión? Eso ya es una decisión que deberemos tomar nosotros.

Modelo de triple evaluación del trabajo diario

El modelo de los cuatro criterios nos sirve para decidir qué acción realizar cuando podemos hacer tareas apuntadas en nuestras listas. El modelo de triple evaluación del trabajo diario nos previene de que ese tipo de trabajo, el que previamente teníamos definido, debe convivir con otros dos tipos de trabajos:

• Realizar trabajo predefinido: esto es todo lo que tenemos apuntado en nuestras listas para hacer
• Realizar trabajo a medida que surge: nos paran en un pasillo como una reunión improvisada, vienen a vernos a nuestra mesa, recibimos una llamada, salta el aviso de llegada de e-mail…
• Definir el trabajo: el momento que hemos de dedicar a planificar, decidir nuevas acciones, procesar las bandejas de entrada, etc.

¿Qué es a lo que debemos dedicarnos? Pues dependerá de nuestra intuición. Lo importante es tener claro que no podemos dedicarnos sólo a un tipo de trabajo, ya sea lo que nos asalta a cada momento (aunque a veces es tentador para no tener que tomar decisiones), ni nos podemos pasar la vida definiendo y planeando si después no lo vamos a llevar a cabo.

Hay algunos trucos para reducir la cantidad de interrupciones que recibimos, y así canalizarlas hacia nuestro flujo de proceso natural (reduciendo lo que aparentemente son urgencias a trabajo normal). Para descubrir estos trucos, te recomendo que te suscribas a los blogs que recomendamos al iniciar esta serie.

Modelo de los 6 niveles para revisar el propio trabajo

Este es el tercer modelo que comentaremos en otro post. A grandes rasgos, nos dice que de vez en cuando hemos de revisar nuestras acciones del día a día y ver si están alineadascon los proyectos y objetivos que nos hemos planteado a medio y largo plazo.

El trabajo del día

Getting Things Done recomienda tener siempre las listas de próximas acciones cerca, y que escojamos de ahí una acción en el mismo momento que tengamos tiempo para realizarlas, es decir, no realizar una planificación previa.

Este sistema por sí mismo funciona bien, pero me he encontrado con que muchas veces hay un factor humano (procrastinación o postergación) que juega en contra nuestro.

Lo que yo añado al GTD puro es una pequeña lista con las tareas más importantes. El día antes o el mismo día a primera hora decido, de todo lo que tengo pendiente, escojo tres o cuatro tareas que son lo más importante que debo hacer. Estas tareas son las que he de hacer durante mi jornada laboral de 8 horas.

Lo que consigo es tener siempre delante lo que tiene prioridad. También consigo no perder el tiempo en revisar todas las acciones y evito la tentación de hacer algo más sencillo. Y si a lo largo del día cambian las prioridades, una lista de 3 ítems es suficientemente pequeña como para detectar que he de replanteármelas.

Esto, como digo, me sirve para llenar el 80% de mi horario de trabajo. A partir de ahí, los huecos del otro 20% y del resto del día (para mis tiempo personal) los acabo de rellenar con los otros modelos para tomar decisiones.

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Procesar las bandejas de entrada

PostIt Art por maerzbow

Ya tenemos en un sólo sitio todas las ‘cosas‘ que teníamos dispersas a nuestro alrededor (en realidad las tenemos concentradas en varios sitios, porque además de la bandeja física tenemos otras bandejas de entrada).

Hasta ahora también has tenido muchas notas en papeles para no olvidar cosas, y han acabado por perderse. ¿Qué va a cambiar esta vez? Lo distinto a partir de ahora es que vas a convertir esas ‘cosas’ en algo que tengan valor para ti.

Procesar

Procesar consiste precisamente en eso, en convertir un amasijo de datos en información relevante. Cada vez que proceses algo vas a decidir si eso tiene alguna utilidad para ti, si has de hacer algo al respecto o si, simplemente, ha de ir a la papelera.

Procesar es seguramente el proceso más importante de todos los que forman la gestión del tiempo porque da resultados tangibles, pero también requiere prestar atención y tomar decisiones.

La idea es sencilla: nos dirigimos a la bandeja de entrada, cogemos una cosa, sólo una cosa cada vez, y la procesamos. Cada cosa que cojas te llevará como mucho dos minutos procesarla, y una vez cogida nunca debes volver a dejarla en la pila.

Así que toma lo que te encuentres más arriba en la pila, y hazte la siguiente pregunta:

¿Se ha de hacer algo ahora mismo con esto?

Eso es lo primero que deberás preguntarte con cada elemento. Una opción es no hacer nada, y puede ser porque:

• No nos sirve: si no lo quieres para nada, tíralo a la papelera. Si tienes costumbre de guardar todo lo que cae en tus manos te será difícil la primera vez, pero después lo agradecerás. Y no, no vale volver a recuperarlo disimuladamente. Ejemplo: una tarifa de precios del año pasado, una revista de un tema que no te interesa, un ticket de compra que no te sirva.
• Ahora no he de hacer nada, pero sí en el futuro: son cosas que ahora archivaremos pero dentro de un tiempo tendremos que hacer algo. Por ejemplo, un catálogo de viajes que querremos consultar en unos meses, o información sobre unos impuestos que aún no debes liquidar. Lo que haremos será incubarlo, es decir, guardarlo para retomarlo en otro momento gracias a un recordatorio. Puedes apuntarlo en un calendario en una fecha futura (dejando bien claro que es un recordatorio y no una cita firme), o puedes tomar una hoja en blanco, ponerle el título “Algún día/quizá“, y escribir en una línea el recordatorio (como “preparar viaje para las vacaciones”). Más adelante hablaremos de esta lista.
• Es información que me puede hacer falta: creemos que es material de consulta que hemos de conservar porque será útil dentro de un tiempo, cuando quizá hagamos un proyecto que tenemos en mente. Por ejemplo, si en un tiempo hemos de hacer reformas, querremos guardar un catálogo de muebles “por si acaso”, o un libro de “consejos de bricolaje” porque nunca se sabe cuándo nos puede ayudar. Si es así, debemos archivarlo en un sitio de rápido acceso y de forma que podamos encontrarlo fácilmente cuando lo necesitemos (etiquetado, ordenado alfabéticamente, etc.)

Decide por picadillywilson

Y si se ha de hacer algo, ¿qué es?

Si hemos de hacer algo primero hemos de decidir el qué. Esto parece sencillo, pero hemos de enfocarlo de la forma correcta:

• Piensa en el objetivo: ante todo, recuerda que el trabajo no se hace por hacer, sino por conseguir algo. Tú no quieres limpiar tu casa, quieres que esté limpia. No quieres serrar un tronco, quieres tener combustible para el fuego. Ten en mente el resultado final que quieres conseguir. Esto es importante, porque a veces nos empeñamos tanto en hacer cosas que no nos damos cuenta que no nos llevan a nada.
• Piensa en acciones concretas: define exactamente qué hay que hacer. Por ejemplo, si tu coche necesita una revisión, no pienses en la tarea ‘indefinida’ de llevarlo al taller. Piensa cuál es la próxima acción concreta que has de hacer en ese caso, seguramente buscar el número de teléfono del taller, y la próxima acción será llamar para pedir hora.

El momento en el que procesas es el momento de pensar las cosas, para que cuando vayas a hacerlas ya tengas hecho todo el trabajo mental. Es por eso que ahora has de definir tanto lo que tengas que hacer más adelante. Pensar ahora, luego trabajar.

Los proyectos

Puede pasar que para llegar al objetivo necesitemos más de una próxima acción (si queremos arreglar el garaje seguramente tendremos que hacer bastantes acciones). Cuando pasa esto lo que tenemos por delante es un proyecto. Un proyecto es todo aquello que para conseguir un objetivo requiere de varias acciones concretas. Quizá pienses que eso es una  ‘tarea que está dividida en subtareas’, pero aquí cambia un poco el significado (recuerda que nosotros no tenemos tareas, sino próximas acciones bien definidas).

Para cada proyecto, toma una hoja nueva de papel, ponle el título del proyecto (por ejemplo, “ordenar garaje”) y apunta ahí todas las acciones que se te ocurran aunque no las puedas hacer ahora. No es necesario que pongas absolutamente todas las acciones, pon las necesarias para vaciar tu mente de lo que se te ocurra ahora, y asegúrate de que, al menos, te quede una próxima acción que puedas hacer para empezar el proyecto. Ahora toma esa única próxima acción.

Regla de los dos minutos

Ahora ya tenemos una próxima acción (individual o parte de un proyecto). ¿Es una acción corta, que nos va a llevar menos de dos minutos hacerla? Si es así, dejamos de procesar y la hacemos. Con una acción tan corta, nos cuesta más apuntarla en una lista para hacerla en otro momento que quitárnosla de encima ahora. Una vez hecha, pasamos a la siguiente ‘cosa’ de la bandeja de entrada.

Delegar

Si nos encontramos con una acción más larga de dos minutos, hemos de decidir quién la va a hacer. ¿Estamos seguros de que somos la persona más indicada para realizar esa acción? Quizá sea mejor delegarla en otra persona. En ese caso, pasaremos esa acción a quien corresponda. Creamos una nueva lista que titularemos “a la espera” y apuntamos ahí qué acción hemos delegado, a quién y la fecha. Así no olvidaremos todas las tareas que están en manos de otros.

Posponer

Ya tenemos la acción concreta y sabemos que la hemos de hacer nosotros. Como ahora estamos concentrados en procesar, apuntaremos para más tarde la acción. Nos podemos encontrar con dos tipos de acciones:

• Las que se han de hacer en una fecha concreta: por ejemplo, una reunión programada o una cita con el médico. Estas citas las apuntaremos en un calendario. Sólo lo apuntamos en una hora concreta si esa cita tiene hora concreta; si se puede hacer a lo largo de todo el día lo apuntamos (si nuestro calendario lo permite) en ese día pero sin hora.
• Las que no dependen de una fecha: las acciones que se pueden hacer en cualquier momento las apuntaremos en una lista de “próximas acciones“.

Aquí no hemos de confundir una acción con fecha con la organización de las acciones sin fecha. Por ejemplo, yo puedo tener que llamar al banco exactamente el lunes porque se ha de hacer un cobro ese día. En cambio, la compra de la frutería la puedo hacer cualquier día de la semana; en este caso no nos apuntaremos en la agenda comprar en la frutería, aunque creamos que el lunes puede ser un buen día para ello. En su lugar, lo añadiríamos a la lista de próximas acciones

Cuestión de práctica

Parecen muchas reglas para acabar haciendo una lista de tareas próximas acciones, pero con la práctica haremos todos estos pasos casi automáticamente. Además, el hecho de analizar y desglosar tanto lo que debemos hacer nos facilitará que, al hacer cosas, no nos paremos a pensar en qué se tiene que hacer, sino que podremos centrar toda nuestra energía en trabajar.

Recuerda que este mismo proceso debes hacerlo con todas las bandejas de entrada. Por ejemplo, borra todos los e-mails que no te hagan falta o archívalos de forma ordenada si es lo que necesitas; apunta todas las acciones que deriven de los mensajes de tu buzón de voz, etc.

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Procesar las bandejas de entrada

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Ya tenemos en un sólo sitio todas las ‘cosas‘ que teníamos dispersas a nuestro alrededor (en realidad las tenemos concentradas en varios sitios, porque además de la bandeja física tenemos otras bandejas de entrada).

Hasta ahora también has tenido muchas notas en papeles para no olvidar cosas, y han acabado por perderse. ¿Qué va a cambiar esta vez? Lo distinto a partir de ahora es que vas a convertir esas ‘cosas’ en algo que tengan valor para ti.

Procesar

Procesar consiste precisamente en eso, en convertir un amasijo de datos en información relevante. Cada vez que proceses algo vas a decidir si eso tiene alguna utilidad para ti, si has de hacer algo al respecto o si, simplemente, ha de ir a la papelera.

Procesar es seguramente el proceso más importante de todos los que forman la gestión del tiempo porque da resultados tangibles, pero también requiere prestar atención y tomar decisiones.

La idea es sencilla: nos dirigimos a la bandeja de entrada, cogemos una cosa, sólo una cosa cada vez, y la procesamos. Cada cosa que cojas te llevará como mucho dos minutos procesarla, y una vez cogida nunca debes volver a dejarla en la pila.

Así que toma lo que te encuentres más arriba en la pila, y hazte la siguiente pregunta:

¿Se ha de hacer algo ahora mismo con esto?

Eso es lo primero que deberás preguntarte con cada elemento. Una opción es no hacer nada, y puede ser porque:

• No nos sirve: si no lo quieres para nada, tíralo a la papelera. Si tienes costumbre de guardar todo lo que cae en tus manos te será difícil la primera vez, pero después lo agradecerás. Y no, no vale volver a recuperarlo disimuladamente. Ejemplo: una tarifa de precios del año pasado, una revista de un tema que no te interesa, un ticket de compra que no te sirva.
• Ahora no he de hacer nada, pero sí en el futuro: son cosas que ahora archivaremos pero dentro de un tiempo tendremos que hacer algo. Por ejemplo, un catálogo de viajes que querremos consultar en unos meses, o información sobre unos impuestos que aún no debes liquidar. Lo que haremos será incubarlo, es decir, guardarlo para retomarlo en otro momento gracias a un recordatorio. Puedes apuntarlo en un calendario en una fecha futura (dejando bien claro que es un recordatorio y no una cita firme), o puedes tomar una hoja en blanco, ponerle el título “Algún día/quizá“, y escribir en una línea el recordatorio (como “preparar viaje para las vacaciones”). Más adelante hablaremos de esta lista.
• Es información que me puede hacer falta: creemos que es material de consulta que hemos de conservar porque será útil dentro de un tiempo, cuando quizá hagamos un proyecto que tenemos en mente. Por ejemplo, si en un tiempo hemos de hacer reformas, querremos guardar un catálogo de muebles “por si acaso”, o un libro de “consejos de bricolaje” porque nunca se sabe cuándo nos puede ayudar. Si es así, debemos archivarlo en un sitio de rápido acceso y de forma que podamos encontrarlo fácilmente cuando lo necesitemos (etiquetado, ordenado alfabéticamente, etc.)

Decide por picadillywilson

Y si se ha de hacer algo, ¿qué es?

Si hemos de hacer algo primero hemos de decidir el qué. Esto parece sencillo, pero hemos de enfocarlo de la forma correcta:

• Piensa en el objetivo: ante todo, recuerda que el trabajo no se hace por hacer, sino por conseguir algo. Tú no quieres limpiar tu casa, quieres que esté limpia. No quieres serrar un tronco, quieres tener combustible para el fuego. Ten en mente el resultado final que quieres conseguir. Esto es importante, porque a veces nos empeñamos tanto en hacer cosas que no nos damos cuenta que no nos llevan a nada.
• Piensa en acciones concretas: define exactamente qué hay que hacer. Por ejemplo, si tu coche necesita una revisión, no pienses en la tarea ‘indefinida’ de llevarlo al taller. Piensa cuál es la próxima acción concreta que has de hacer en ese caso, seguramente buscar el número de teléfono del taller, y la próxima acción será llamar para pedir hora.

El momento en el que procesas es el momento de pensar las cosas, para que cuando vayas a hacerlas ya tengas hecho todo el trabajo mental. Es por eso que ahora has de definir tanto lo que tengas que hacer más adelante. Pensar ahora, luego trabajar.

Los proyectos

Puede pasar que para llegar al objetivo necesitemos más de una próxima acción (si queremos arreglar el garaje seguramente tendremos que hacer bastantes acciones). Cuando pasa esto lo que tenemos por delante es un proyecto. Un proyecto es todo aquello que para conseguir un objetivo requiere de varias acciones concretas. Quizá pienses que eso es una  ‘tarea que está dividida en subtareas’, pero aquí cambia un poco el significado (recuerda que nosotros no tenemos tareas, sino próximas acciones bien definidas).

Para cada proyecto, toma una hoja nueva de papel, ponle el título del proyecto (por ejemplo, “ordenar garaje”) y apunta ahí todas las acciones que se te ocurran aunque no las puedas hacer ahora. No es necesario que pongas absolutamente todas las acciones, pon las necesarias para vaciar tu mente de lo que se te ocurra ahora, y asegúrate de que, al menos, te quede una próxima acción que puedas hacer para empezar el proyecto. Ahora toma esa única próxima acción.

Regla de los dos minutos

Ahora ya tenemos una próxima acción (individual o parte de un proyecto). ¿Es una acción corta, que nos va a llevar menos de dos minutos hacerla? Si es así, dejamos de procesar y la hacemos. Con una acción tan corta, nos cuesta más apuntarla en una lista para hacerla en otro momento que quitárnosla de encima ahora. Una vez hecha, pasamos a la siguiente ‘cosa’ de la bandeja de entrada.

Delegar

Si nos encontramos con una acción más larga de dos minutos, hemos de decidir quién la va a hacer. ¿Estamos seguros de que somos la persona más indicada para realizar esa acción? Quizá sea mejor delegarla en otra persona. En ese caso, pasaremos esa acción a quien corresponda. Creamos una nueva lista que titularemos “a la espera” y apuntamos ahí qué acción hemos delegado, a quién y la fecha. Así no olvidaremos todas las tareas que están en manos de otros.

Posponer

Ya tenemos la acción concreta y sabemos que la hemos de hacer nosotros. Como ahora estamos concentrados en procesar, apuntaremos para más tarde la acción. Nos podemos encontrar con dos tipos de acciones:

• Las que se han de hacer en una fecha concreta: por ejemplo, una reunión programada o una cita con el médico. Estas citas las apuntaremos en un calendario. Sólo lo apuntamos en una hora concreta si esa cita tiene hora concreta; si se puede hacer a lo largo de todo el día lo apuntamos (si nuestro calendario lo permite) en ese día pero sin hora.
• Las que no dependen de una fecha: las acciones que se pueden hacer en cualquier momento las apuntaremos en una lista de “próximas acciones“.

Aquí no hemos de confundir una acción con fecha con la organización de las acciones sin fecha. Por ejemplo, yo puedo tener que llamar al banco exactamente el lunes porque se ha de hacer un cobro ese día. En cambio, la compra de la frutería la puedo hacer cualquier día de la semana; en este caso no nos apuntaremos en la agenda comprar en la frutería, aunque creamos que el lunes puede ser un buen día para ello. En su lugar, lo añadiríamos a la lista de próximas acciones

Cuestión de práctica

Parecen muchas reglas para acabar haciendo una lista de tareas próximas acciones, pero con la práctica haremos todos estos pasos casi automáticamente. Además, el hecho de analizar y desglosar tanto lo que debemos hacer nos facilitará que, al hacer cosas, no nos paremos a pensar en qué se tiene que hacer, sino que podremos centrar toda nuestra energía en trabajar.

Recuerda que este mismo proceso debes hacerlo con todas las bandejas de entrada. Por ejemplo, borra todos los e-mails que no te hagan falta o archívalos de forma ordenada si es lo que necesitas; apunta todas las acciones que deriven de los mensajes de tu buzón de voz, etc.

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Como valorar si vale la pena hacer algo

Algo con lo que nunca tuve problemas, es buscar nuevos proyectos para hacer o nuevas experiencias para tener. De manera nunca me aburro, pero sí que reconozco que ser así conlleva algunos problemas a la hora de reconocer si algo vale la pena hacer o no.
Llevo unos meses intentando descubrir pautas definidas para ser más eficiente a la hora de decidir el plausible valor de algo.
Hasta ahora he llegado a dos maneras que me ayudan tremendamente a llegar a ver con mayor claridad, qué decisiones tomar y que cosas priorizar.

Investigar el impacto que algo tendrá en mi futuro.

Muchas veces no vemos el bosque por todos los árboles y este truco me ha ayudado no enfocarme en el futuro cercano. Antes de hacer algo, pregúntate:

¿Cuál será el impacto en el futuro de mi vida si hago esto?

Saca tu moleskine y empieza anotar las consecuencias negativas y positivas de tus posibles decisiones. Hacer esto me ha ayudado ahorrar muchas horas. Es fácil empezar a hacer cosas que no llegan a ninguna resolución concreta o beneficiosa.

Intenta mirarlo desde un punto de vista del futuro.

Ayuda a poner cosas en perpectiva.

Para facilitar tomar una decisión importante, cierra los ojos y visualizate a tí mismo y dónde quieres estar en el futuro – p ej 5 años. Imagínate que no tomaras la decisión. Pregúntate a ti mismo:

Qué he perdido por no haber tomado ningúna decisión hace cinco años? ¿Cuáles son las emociones, la gente y las experiencias que me perdí?
Visualízalo he intenta vivir la situación.
Después, imáginate:

Hace cinco años que tomaste la decisión. Pregúntate:
¿Que cosas pasasaron como resultado de haber tomado la decisión? ¿Cuáles son las emociones, la gente y las experiencias que he tenido? ¿Cómo ha cambiado mi vida?

Son dos preguntas muy sencillas pero muy potentes a la hora de valorizar decisiones y acciones que queremos (o no) tomar.

¿Utilizas trucos como estos para tomar decisiones en tu vida? ¿Te ha ayudado lograr tus objetivos?

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Foto cortesía de Krista76

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Escrito en Hábitos Vitales

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Procesar las bandejas de entrada

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Ya tenemos en un sólo sitio todas las ‘cosas‘ que teníamos dispersas a nuestro alrededor (en realidad las tenemos concentradas en varios sitios, porque además de la bandeja física tenemos otras bandejas de entrada).

Hasta ahora también has tenido muchas notas en papeles para no olvidar cosas, y han acabado por perderse. ¿Qué va a cambiar esta vez? Lo distinto a partir de ahora es que vas a convertir esas ‘cosas’ en algo que tengan valor para ti.

Procesar

Procesar consiste precisamente en eso, en convertir un amasijo de datos en información relevante. Cada vez que proceses algo vas a decidir si eso tiene alguna utilidad para ti, si has de hacer algo al respecto o si, simplemente, ha de ir a la papelera.

Procesar es seguramente el proceso más importante de todos los que forman la gestión del tiempo porque da resultados tangibles, pero también requiere prestar atención y tomar decisiones.

La idea es sencilla: nos dirigimos a la bandeja de entrada, cogemos una cosa, sólo una cosa cada vez, y la procesamos. Cada cosa que cojas te llevará como mucho dos minutos procesarla, y una vez cogida nunca debes volver a dejarla en la pila.

Así que toma lo que te encuentres más arriba en la pila, y hazte la siguiente pregunta:

¿Se ha de hacer algo ahora mismo con esto?

Eso es lo primero que deberás preguntarte con cada elemento. Una opción es no hacer nada, y puede ser porque:

• No nos sirve: si no lo quieres para nada, tíralo a la papelera. Si tienes costumbre de guardar todo lo que cae en tus manos te será difícil la primera vez, pero después lo agradecerás. Y no, no vale volver a recuperarlo disimuladamente. Ejemplo: una tarifa de precios del año pasado, una revista de un tema que no te interesa, un ticket de compra que no te sirva.
• Ahora no he de hacer nada, pero sí en el futuro: son cosas que ahora archivaremos pero dentro de un tiempo tendremos que hacer algo. Por ejemplo, un catálogo de viajes que querremos consultar en unos meses, o información sobre unos impuestos que aún no debes liquidar. Lo que haremos será incubarlo, es decir, guardarlo para retomarlo en otro momento gracias a un recordatorio. Puedes apuntarlo en un calendario en una fecha futura (dejando bien claro que es un recordatorio y no una cita firme), o puedes tomar una hoja en blanco, ponerle el título “Algún día/quizá“, y escribir en una línea el recordatorio (como “preparar viaje para las vacaciones”). Más adelante hablaremos de esta lista.
• Es información que me puede hacer falta: creemos que es material de consulta que hemos de conservar porque será útil dentro de un tiempo, cuando quizá hagamos un proyecto que tenemos en mente. Por ejemplo, si en un tiempo hemos de hacer reformas, querremos guardar un catálogo de muebles “por si acaso”, o un libro de “consejos de bricolaje” porque nunca se sabe cuándo nos puede ayudar. Si es así, debemos archivarlo en un sitio de rápido acceso y de forma que podamos encontrarlo fácilmente cuando lo necesitemos (etiquetado, ordenado alfabéticamente, etc.)

Decide por picadillywilson

Y si se ha de hacer algo, ¿qué es?

Si hemos de hacer algo primero hemos de decidir el qué. Esto parece sencillo, pero hemos de enfocarlo de la forma correcta:

• Piensa en el objetivo: ante todo, recuerda que el trabajo no se hace por hacer, sino por conseguir algo. Tú no quieres limpiar tu casa, quieres que esté limpia. No quieres serrar un tronco, quieres tener combustible para el fuego. Ten en mente el resultado final que quieres conseguir. Esto es importante, porque a veces nos empeñamos tanto en hacer cosas que no nos damos cuenta que no nos llevan a nada.
• Piensa en acciones concretas: define exactamente qué hay que hacer. Por ejemplo, si tu coche necesita una revisión, no pienses en la tarea ‘indefinida’ de llevarlo al taller. Piensa cuál es la próxima acción concreta que has de hacer en ese caso, seguramente buscar el número de teléfono del taller, y la próxima acción será llamar para pedir hora.

El momento en el que procesas es el momento de pensar las cosas, para que cuando vayas a hacerlas ya tengas hecho todo el trabajo mental. Es por eso que ahora has de definir tanto lo que tengas que hacer más adelante. Pensar ahora, luego trabajar.

Los proyectos

Puede pasar que para llegar al objetivo necesitemos más de una próxima acción (si queremos arreglar el garaje seguramente tendremos que hacer bastantes acciones). Cuando pasa esto lo que tenemos por delante es un proyecto. Un proyecto es todo aquello que para conseguir un objetivo requiere de varias acciones concretas. Quizá pienses que eso es una  ‘tarea que está dividida en subtareas’, pero aquí cambia un poco el significado (recuerda que nosotros no tenemos tareas, sino próximas acciones bien definidas).

Para cada proyecto, toma una hoja nueva de papel, ponle el título del proyecto (por ejemplo, “ordenar garaje”) y apunta ahí todas las acciones que se te ocurran aunque no las puedas hacer ahora. No es necesario que pongas absolutamente todas las acciones, pon las necesarias para vaciar tu mente de lo que se te ocurra ahora, y asegúrate de que, al menos, te quede una próxima acción que puedas hacer para empezar el proyecto. Ahora toma esa única próxima acción.

Regla de los dos minutos

Ahora ya tenemos una próxima acción (individual o parte de un proyecto). ¿Es una acción corta, que nos va a llevar menos de dos minutos hacerla? Si es así, dejamos de procesar y la hacemos. Con una acción tan corta, nos cuesta más apuntarla en una lista para hacerla en otro momento que quitárnosla de encima ahora. Una vez hecha, pasamos a la siguiente ‘cosa’ de la bandeja de entrada.

Delegar

Si nos encontramos con una acción más larga de dos minutos, hemos de decidir quién la va a hacer. ¿Estamos seguros de que somos la persona más indicada para realizar esa acción? Quizá sea mejor delegarla en otra persona. En ese caso, pasaremos esa acción a quien corresponda. Creamos una nueva lista que titularemos “a la espera” y apuntamos ahí qué acción hemos delegado, a quién y la fecha. Así no olvidaremos todas las tareas que están en manos de otros.

Posponer

Ya tenemos la acción concreta y sabemos que la hemos de hacer nosotros. Como ahora estamos concentrados en procesar, apuntaremos para más tarde la acción. Nos podemos encontrar con dos tipos de acciones:

• Las que se han de hacer en una fecha concreta: por ejemplo, una reunión programada o una cita con el médico. Estas citas las apuntaremos en un calendario. Sólo lo apuntamos en una hora concreta si esa cita tiene hora concreta; si se puede hacer a lo largo de todo el día lo apuntamos (si nuestro calendario lo permite) en ese día pero sin hora.
• Las que no dependen de una fecha: las acciones que se pueden hacer en cualquier momento las apuntaremos en una lista de “próximas acciones“.

Aquí no hemos de confundir una acción con fecha con la organización de las acciones sin fecha. Por ejemplo, yo puedo tener que llamar al banco exactamente el lunes porque se ha de hacer un cobro ese día. En cambio, la compra de la frutería la puedo hacer cualquier día de la semana; en este caso no nos apuntaremos en la agenda comprar en la frutería, aunque creamos que el lunes puede ser un buen día para ello. En su lugar, lo añadiríamos a la lista de próximas acciones

Cuestión de práctica

Parecen muchas reglas para acabar haciendo una lista de tareas próximas acciones, pero con la práctica haremos todos estos pasos casi automáticamente. Además, el hecho de analizar y desglosar tanto lo que debemos hacer nos facilitará que, al hacer cosas, no nos paremos a pensar en qué se tiene que hacer, sino que podremos centrar toda nuestra energía en trabajar.

Recuerda que este mismo proceso debes hacerlo con todas las bandejas de entrada. Por ejemplo, borra todos los e-mails que no te hagan falta o archívalos de forma ordenada si es lo que necesitas; apunta todas las acciones que deriven de los mensajes de tu buzón de voz, etc.

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Procesar las bandejas de entrada

PostIt Art por maerzbow

Ya tenemos en un sólo sitio todas las ‘cosas‘ que teníamos dispersas a nuestro alrededor (en realidad las tenemos concentradas en varios sitios, porque además de la bandeja física tenemos otras bandejas de entrada).

Hasta ahora también has tenido muchas notas en papeles para no olvidar cosas, y han acabado por perderse. ¿Qué va a cambiar esta vez? Lo distinto a partir de ahora es que vas a convertir esas ‘cosas’ en algo que tengan valor para ti.

Procesar

Procesar consiste precisamente en eso, en convertir un amasijo de datos en información relevante. Cada vez que proceses algo vas a decidir si eso tiene alguna utilidad para ti, si has de hacer algo al respecto o si, simplemente, ha de ir a la papelera.

Procesar es seguramente el proceso más importante de todos los que forman la gestión del tiempo porque da resultados tangibles, pero también requiere prestar atención y tomar decisiones.

La idea es sencilla: nos dirigimos a la bandeja de entrada, cogemos una cosa, sólo una cosa cada vez, y la procesamos. Cada cosa que cojas te llevará como mucho dos minutos procesarla, y una vez cogida nunca debes volver a dejarla en la pila.

Así que toma lo que te encuentres más arriba en la pila, y hazte la siguiente pregunta:

¿Se ha de hacer algo ahora mismo con esto?

Eso es lo primero que deberás preguntarte con cada elemento. Una opción es no hacer nada, y puede ser porque:

• No nos sirve: si no lo quieres para nada, tíralo a la papelera. Si tienes costumbre de guardar todo lo que cae en tus manos te será difícil la primera vez, pero después lo agradecerás. Y no, no vale volver a recuperarlo disimuladamente. Ejemplo: una tarifa de precios del año pasado, una revista de un tema que no te interesa, un ticket de compra que no te sirva.
• Ahora no he de hacer nada, pero sí en el futuro: son cosas que ahora archivaremos pero dentro de un tiempo tendremos que hacer algo. Por ejemplo, un catálogo de viajes que querremos consultar en unos meses, o información sobre unos impuestos que aún no debes liquidar. Lo que haremos será incubarlo, es decir, guardarlo para retomarlo en otro momento gracias a un recordatorio. Puedes apuntarlo en un calendario en una fecha futura (dejando bien claro que es un recordatorio y no una cita firme), o puedes tomar una hoja en blanco, ponerle el título “Algún día/quizá“, y escribir en una línea el recordatorio (como “preparar viaje para las vacaciones”). Más adelante hablaremos de esta lista.
• Es información que me puede hacer falta: creemos que es material de consulta que hemos de conservar porque será útil dentro de un tiempo, cuando quizá hagamos un proyecto que tenemos en mente. Por ejemplo, si en un tiempo hemos de hacer reformas, querremos guardar un catálogo de muebles “por si acaso”, o un libro de “consejos de bricolaje” porque nunca se sabe cuándo nos puede ayudar. Si es así, debemos archivarlo en un sitio de rápido acceso y de forma que podamos encontrarlo fácilmente cuando lo necesitemos (etiquetado, ordenado alfabéticamente, etc.)

Decide por picadillywilson

Y si se ha de hacer algo, ¿qué es?

Si hemos de hacer algo primero hemos de decidir el qué. Esto parece sencillo, pero hemos de enfocarlo de la forma correcta:

• Piensa en el objetivo: ante todo, recuerda que el trabajo no se hace por hacer, sino por conseguir algo. Tú no quieres limpiar tu casa, quieres que esté limpia. No quieres serrar un tronco, quieres tener combustible para el fuego. Ten en mente el resultado final que quieres conseguir. Esto es importante, porque a veces nos empeñamos tanto en hacer cosas que no nos damos cuenta que no nos llevan a nada.
• Piensa en acciones concretas: define exactamente qué hay que hacer. Por ejemplo, si tu coche necesita una revisión, no pienses en la tarea ‘indefinida’ de llevarlo al taller. Piensa cuál es la próxima acción concreta que has de hacer en ese caso, seguramente buscar el número de teléfono del taller, y la próxima acción será llamar para pedir hora.

El momento en el que procesas es el momento de pensar las cosas, para que cuando vayas a hacerlas ya tengas hecho todo el trabajo mental. Es por eso que ahora has de definir tanto lo que tengas que hacer más adelante. Pensar ahora, luego trabajar.

Los proyectos

Puede pasar que para llegar al objetivo necesitemos más de una próxima acción (si queremos arreglar el garaje seguramente tendremos que hacer bastantes acciones). Cuando pasa esto lo que tenemos por delante es un proyecto. Un proyecto es todo aquello que para conseguir un objetivo requiere de varias acciones concretas. Quizá pienses que eso es una  ‘tarea que está dividida en subtareas’, pero aquí cambia un poco el significado (recuerda que nosotros no tenemos tareas, sino próximas acciones bien definidas).

Para cada proyecto, toma una hoja nueva de papel, ponle el título del proyecto (por ejemplo, “ordenar garaje”) y apunta ahí todas las acciones que se te ocurran aunque no las puedas hacer ahora. No es necesario que pongas absolutamente todas las acciones, pon las necesarias para vaciar tu mente de lo que se te ocurra ahora, y asegúrate de que, al menos, te quede una próxima acción que puedas hacer para empezar el proyecto. Ahora toma esa única próxima acción.

Regla de los dos minutos

Ahora ya tenemos una próxima acción (individual o parte de un proyecto). ¿Es una acción corta, que nos va a llevar menos de dos minutos hacerla? Si es así, dejamos de procesar y la hacemos. Con una acción tan corta, nos cuesta más apuntarla en una lista para hacerla en otro momento que quitárnosla de encima ahora. Una vez hecha, pasamos a la siguiente ‘cosa’ de la bandeja de entrada.

Delegar

Si nos encontramos con una acción más larga de dos minutos, hemos de decidir quién la va a hacer. ¿Estamos seguros de que somos la persona más indicada para realizar esa acción? Quizá sea mejor delegarla en otra persona. En ese caso, pasaremos esa acción a quien corresponda. Creamos una nueva lista que titularemos “a la espera” y apuntamos ahí qué acción hemos delegado, a quién y la fecha. Así no olvidaremos todas las tareas que están en manos de otros.

Posponer

Ya tenemos la acción concreta y sabemos que la hemos de hacer nosotros. Como ahora estamos concentrados en procesar, apuntaremos para más tarde la acción. Nos podemos encontrar con dos tipos de acciones:

• Las que se han de hacer en una fecha concreta: por ejemplo, una reunión programada o una cita con el médico. Estas citas las apuntaremos en un calendario. Sólo lo apuntamos en una hora concreta si esa cita tiene hora concreta; si se puede hacer a lo largo de todo el día lo apuntamos (si nuestro calendario lo permite) en ese día pero sin hora.
• Las que no dependen de una fecha: las acciones que se pueden hacer en cualquier momento las apuntaremos en una lista de “próximas acciones“.

Aquí no hemos de confundir una acción con fecha con la organización de las acciones sin fecha. Por ejemplo, yo puedo tener que llamar al banco exactamente el lunes porque se ha de hacer un cobro ese día. En cambio, la compra de la frutería la puedo hacer cualquier día de la semana; en este caso no nos apuntaremos en la agenda comprar en la frutería, aunque creamos que el lunes puede ser un buen día para ello. En su lugar, lo añadiríamos a la lista de próximas acciones

Cuestión de práctica

Parecen muchas reglas para acabar haciendo una lista de tareas próximas acciones, pero con la práctica haremos todos estos pasos casi automáticamente. Además, el hecho de analizar y desglosar tanto lo que debemos hacer nos facilitará que, al hacer cosas, no nos paremos a pensar en qué se tiene que hacer, sino que podremos centrar toda nuestra energía en trabajar.

Recuerda que este mismo proceso debes hacerlo con todas las bandejas de entrada. Por ejemplo, borra todos los e-mails que no te hagan falta o archívalos de forma ordenada si es lo que necesitas; apunta todas las acciones que deriven de los mensajes de tu buzón de voz, etc.

Escrito en Du Tudú » Productividad

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Procesar las bandejas de entrada

PostIt Art por maerzbow

Ya tenemos en un sólo sitio todas las ‘cosas‘ que teníamos dispersas a nuestro alrededor (en realidad las tenemos concentradas en varios sitios, porque además de la bandeja física tenemos otras bandejas de entrada).

Hasta ahora también has tenido muchas notas en papeles para no olvidar cosas, y han acabado por perderse. ¿Qué va a cambiar esta vez? Lo distinto a partir de ahora es que vas a convertir esas ‘cosas’ en algo que tengan valor para ti.

Procesar

Procesar consiste precisamente en eso, en convertir un amasijo de datos en información relevante. Cada vez que proceses algo vas a decidir si eso tiene alguna utilidad para ti, si has de hacer algo al respecto o si, simplemente, ha de ir a la papelera.

Procesar es seguramente el proceso más importante de todos los que forman la gestión del tiempo porque da resultados tangibles, pero también requiere prestar atención y tomar decisiones.

La idea es sencilla: nos dirigimos a la bandeja de entrada, cogemos una cosa, sólo una cosa cada vez, y la procesamos. Cada cosa que cojas te llevará como mucho dos minutos procesarla, y una vez cogida nunca debes volver a dejarla en la pila.

Así que toma lo que te encuentres más arriba en la pila, y hazte la siguiente pregunta:

¿Se ha de hacer algo ahora mismo con esto?

Eso es lo primero que deberás preguntarte con cada elemento. Una opción es no hacer nada, y puede ser porque:

• No nos sirve: si no lo quieres para nada, tíralo a la papelera. Si tienes costumbre de guardar todo lo que cae en tus manos te será difícil la primera vez, pero después lo agradecerás. Y no, no vale volver a recuperarlo disimuladamente. Ejemplo: una tarifa de precios del año pasado, una revista de un tema que no te interesa, un ticket de compra que no te sirva.
• Ahora no he de hacer nada, pero sí en el futuro: son cosas que ahora archivaremos pero dentro de un tiempo tendremos que hacer algo. Por ejemplo, un catálogo de viajes que querremos consultar en unos meses, o información sobre unos impuestos que aún no debes liquidar. Lo que haremos será incubarlo, es decir, guardarlo para retomarlo en otro momento gracias a un recordatorio. Puedes apuntarlo en un calendario en una fecha futura (dejando bien claro que es un recordatorio y no una cita firme), o puedes tomar una hoja en blanco, ponerle el título “Algún día/quizá“, y escribir en una línea el recordatorio (como “preparar viaje para las vacaciones”). Más adelante hablaremos de esta lista.
• Es información que me puede hacer falta: creemos que es material de consulta que hemos de conservar porque será útil dentro de un tiempo, cuando quizá hagamos un proyecto que tenemos en mente. Por ejemplo, si en un tiempo hemos de hacer reformas, querremos guardar un catálogo de muebles “por si acaso”, o un libro de “consejos de bricolaje” porque nunca se sabe cuándo nos puede ayudar. Si es así, debemos archivarlo en un sitio de rápido acceso y de forma que podamos encontrarlo fácilmente cuando lo necesitemos (etiquetado, ordenado alfabéticamente, etc.)

Decide por picadillywilson

Y si se ha de hacer algo, ¿qué es?

Si hemos de hacer algo primero hemos de decidir el qué. Esto parece sencillo, pero hemos de enfocarlo de la forma correcta:

• Piensa en el objetivo: ante todo, recuerda que el trabajo no se hace por hacer, sino por conseguir algo. Tú no quieres limpiar tu casa, quieres que esté limpia. No quieres serrar un tronco, quieres tener combustible para el fuego. Ten en mente el resultado final que quieres conseguir. Esto es importante, porque a veces nos empeñamos tanto en hacer cosas que no nos damos cuenta que no nos llevan a nada.
• Piensa en acciones concretas: define exactamente qué hay que hacer. Por ejemplo, si tu coche necesita una revisión, no pienses en la tarea ‘indefinida’ de llevarlo al taller. Piensa cuál es la próxima acción concreta que has de hacer en ese caso, seguramente buscar el número de teléfono del taller, y la próxima acción será llamar para pedir hora.

El momento en el que procesas es el momento de pensar las cosas, para que cuando vayas a hacerlas ya tengas hecho todo el trabajo mental. Es por eso que ahora has de definir tanto lo que tengas que hacer más adelante. Pensar ahora, luego trabajar.

Los proyectos

Puede pasar que para llegar al objetivo necesitemos más de una próxima acción (si queremos arreglar el garaje seguramente tendremos que hacer bastantes acciones). Cuando pasa esto lo que tenemos por delante es un proyecto. Un proyecto es todo aquello que para conseguir un objetivo requiere de varias acciones concretas. Quizá pienses que eso es una  ‘tarea que está dividida en subtareas’, pero aquí cambia un poco el significado (recuerda que nosotros no tenemos tareas, sino próximas acciones bien definidas).

Para cada proyecto, toma una hoja nueva de papel, ponle el título del proyecto (por ejemplo, “ordenar garaje”) y apunta ahí todas las acciones que se te ocurran aunque no las puedas hacer ahora. No es necesario que pongas absolutamente todas las acciones, pon las necesarias para vaciar tu mente de lo que se te ocurra ahora, y asegúrate de que, al menos, te quede una próxima acción que puedas hacer para empezar el proyecto. Ahora toma esa única próxima acción.

Regla de los dos minutos

Ahora ya tenemos una próxima acción (individual o parte de un proyecto). ¿Es una acción corta, que nos va a llevar menos de dos minutos hacerla? Si es así, dejamos de procesar y la hacemos. Con una acción tan corta, nos cuesta más apuntarla en una lista para hacerla en otro momento que quitárnosla de encima ahora. Una vez hecha, pasamos a la siguiente ‘cosa’ de la bandeja de entrada.

Delegar

Si nos encontramos con una acción más larga de dos minutos, hemos de decidir quién la va a hacer. ¿Estamos seguros de que somos la persona más indicada para realizar esa acción? Quizá sea mejor delegarla en otra persona. En ese caso, pasaremos esa acción a quien corresponda. Creamos una nueva lista que titularemos “a la espera” y apuntamos ahí qué acción hemos delegado, a quién y la fecha. Así no olvidaremos todas las tareas que están en manos de otros.

Posponer

Ya tenemos la acción concreta y sabemos que la hemos de hacer nosotros. Como ahora estamos concentrados en procesar, apuntaremos para más tarde la acción. Nos podemos encontrar con dos tipos de acciones:

• Las que se han de hacer en una fecha concreta: por ejemplo, una reunión programada o una cita con el médico. Estas citas las apuntaremos en un calendario. Sólo lo apuntamos en una hora concreta si esa cita tiene hora concreta; si se puede hacer a lo largo de todo el día lo apuntamos (si nuestro calendario lo permite) en ese día pero sin hora.
• Las que no dependen de una fecha: las acciones que se pueden hacer en cualquier momento las apuntaremos en una lista de “próximas acciones“.

Aquí no hemos de confundir una acción con fecha con la organización de las acciones sin fecha. Por ejemplo, yo puedo tener que llamar al banco exactamente el lunes porque se ha de hacer un cobro ese día. En cambio, la compra de la frutería la puedo hacer cualquier día de la semana; en este caso no nos apuntaremos en la agenda comprar en la frutería, aunque creamos que el lunes puede ser un buen día para ello. En su lugar, lo añadiríamos a la lista de próximas acciones

Cuestión de práctica

Parecen muchas reglas para acabar haciendo una lista de tareas próximas acciones, pero con la práctica haremos todos estos pasos casi automáticamente. Además, el hecho de analizar y desglosar tanto lo que debemos hacer nos facilitará que, al hacer cosas, no nos paremos a pensar en qué se tiene que hacer, sino que podremos centrar toda nuestra energía en trabajar.

Recuerda que este mismo proceso debes hacerlo con todas las bandejas de entrada. Por ejemplo, borra todos los e-mails que no te hagan falta o archívalos de forma ordenada si es lo que necesitas; apunta todas las acciones que deriven de los mensajes de tu buzón de voz, etc.

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9 experimentos para usar el correo con eficacia

Gmail es uno de los gestores de correos preferidos de la gente productiva por su claridad y sencillez. Gmail además tiene desde hace un tiempo su sección Gmail Labs, donde se añaden contínuamente nuevas opciones experimentales para el correo.

De todos los añadidos que tenemos disponibles, he hecho una selección de los que nos harán más productivos, sobretodo los que nos ahorran tiempo aunque sólo sean unas pulsaciones de tecla.

1. Sin conexión: si trabajamos con el ordenador y necesitamos un rato de concentración y ‘mente como el agua’, sin duda lo mejor es desconectarnos de Internet para evitar distracciones e interrupciones. El problema es que en ocasiones para trabajar necesitamos información que tenemos en el correo. La solución es la opción “sin conexión”, que nos permite tener una copia de los mensajes en nuestra máquina sin estar conectados, incluso contestarlos y archivarlos. Necesitaremos instalar Google Gears en el navegador.
2. Tareas: ya habíamos comentado las tareas de Gmail. Es una lista de tareas muy sencilla, sin etiquetas pero que permite múltiples listas. Si estando en una tarea pulsamos la tecla de tabulador sangraremos la tarea y quedará como subtarea. Gracias a las múltiples listas y a la agrupación de tareas con el tabulador, es posible mantener una perfecta lista de próximas acciones ‘a la GTD’.
3. Combinaciones de teclas personalizadas: para quien quiera ser más eficiente es imprescindible usar las combinaciones de teclas de Gmail, aumentan mucho la velocidad a la que podemos procesar la bandeja de entrada. Si no las has activado aún, hazlo ahora mismo y ve aprendiendo poco a poco qué hace cada tecla. Si crees que puedes distribuir las combinaciones de teclas de forma más cómoda para ti, con las combinaciones de teclas personalizadas podrás escoger las que mejor te vayan.
4. Controles avanzados de IMAP: si usas un teléfono móvil con cliente de correo, y consultas el correo de Gmail por IMAP, habrás visto que para cada etiqueta que creas aparece una nueva carpeta de correo. Con esta opción podrás desactivar las etiquetas que no necesites consultar desde el móvil, así no aparecerán sus carpetas y reducirás la carga de información.
5. “Responder a todos” de forma predeterminada: en el entorno laboral es frecuente que una conversación de correo, aunque siempre sea entre las mismas dos personas, tenga en copia a una larga lista de destinatarios que alguien ha decidido que deben estar informados.
   
   Esto hace que la mayoría de mensajes tengamos que responderlos con la opción “responder a todos”, para no dejarnos a nadie. Si estás harto de tener que buscar el botón “responder a todos” en la lista de acciones, activa esta opción de labs y será siempre la primera opción.
6. Respuestas prediseñadas: el nombre de esta opción en inglés es “respuestas enlatadas”, muy apropiado. Si te llegan siempre las mismas preguntas por correo y estás harto de contestar lo mismo una y otra vez, déjate las respuestas preparadas y lánzalas rápidamente la próxima vez que te lo vuelvan a preguntar. ¡Hay que automatizar todo lo que se pueda automatizar!
7. Citar el texto seleccionado: contestar a un mensaje incluyendo toda la conversación anterior en la parte de debajo es más por pereza de no borrarlo, que porque sirva de algo. Si quieres citar el texto de tu interlocutor de forma útil, usa esta opción. Con ella, primero selecciona el texto concreto al que quieras contestar y después pulsa “responder”. Así citarás sólo el texto que hayas seleccionado.
8. Varios “Recibidos”: muestra simultáneamente varias bandejas en la pantalla principal. Útil si quieres controlar de un vistazo la bandeja de entrada, la bandeja de “a la espera” y un par de bandejas más de baja prioridad. Abstenerse pantallas pequeñas.
9. Enviar y archivar: bendita opción para el proceso ultra rápido de la bandeja de entrada. Cuando contestamos un mensaje, sustituye el botón estándar de “enviar” con otro que además quitará el hilo de la bandeja de entrada.

Y tú, ¿usas Gmail? ¿Qué otras opciones de Gmail Labs recomiendas?

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Entrevista con Alejandro Suárez de Alejandrosuarez.es

Volvemos con una nueva entrega en la serie Objetivos Vitales, dónde revelamos todos los trucos de productividad de exitosos blogueros y/o emprendedores . Hoy entrevistamos a Alejandro Suárez Sánchez-Ocaña  de alejandrosuarez.es.

Alejandro es emprendedor y empresario del sector TIME desde 1998, es además CEO del Grupo Publispain y de la Red de blogs de Ocio Networks. Presidente de Inversora Foley SA y Socio Fundador de Yes.fm, Consejero de varias compañías tecnológicas y Business Angel de proyectos relacionados con Internet, la innovación, y nuevas tecnologías)

Recomiendo mucho suscribirse al RSS-feed de Alejandro Suárez para leer más sobre sus aventuras en el mundo de emprendimiento online.

¡Gracias Alejandro por tomarte el tiempo a responder las preguntas!

Después el salto,  la entrevista:

1. Cuál consideras es tu mayor logro en los últimos años? (Por favor añade otros logros y objetivos si quieres).

Sinceramente con la que cae ahí fuera… creo que el mayor logro esta siendo el poder mantener nuestra estructura humana y en todas nuestras compañías no hayamos tenido que despedir a nadie por la crisis, poder seguir creciendo y en definitiva que sigamos aquí todos.

Este es un año de transición y crecimiento pero no intrascendente. El foco y objetivo lo tenemos en ser conservadores, crecer de manera más sostenible que otras veces y sobre todo no correr riesgos innecesarios.

2. Cuál crees fue la clave para lograr el éxito? Fue una cosa enparticular, o un número de cosas?

Hablar de éxito me ruboriza. Posiblemente el único éxito que tenga en mi haber sea el poder seguir aquí y poder dedicarme a lo que me gusta, que es importante, y aunque trabajo mucho, posiblemente demasiado, el haber llegado al punto en el que puedo más o menos disponer de mi tiempo y ritmo de trabajo.

Mi mayor y único éxito es estar rodeado a nivel profesional por gente que me apoya, me conoce, me facilita mi función y que pese a llevar años trabajando conmigo en mayor o menor medida aun me aguantan.

3. Cuáles son los “hábitos vitales” que has establecido para ayudarte lograr tus objetivos?

Lamentablemente pocos. Soy un completo caos y funciono a estímulos a golpes, tengo una vida poco organizada y demasiado impulsiva, aunque poco a poco tiendo a crearme mi propia rutina dentro del caos y a organizarme mejor. Recuerdo que durante años muchos días me he ido a las 10 de la noche a casa con “cara de tonto” tras un larguísimo e improductivo día. He aprendido a gestionar mejor mi tiempo y a producir más. Una de las cosas que más me ha ayudado a nivel profesional es en los últimos 2 años aprender a delegar, me ha costado muchísimo, especialmente por lo exigente que soy conmigo mismo y con los demás. Creo que poco a poco voy aprendiendo, aunque soy consciente de que estoy lejos aun de un punto optimo.

Otro punto clave esta siendo aprender a gestionar el correo electrónico. Cuando uno recibe 200 emails al día, en ocasiones dedica más de la mitad de jornada laboral sólo a escribir y responder correos. He logrado pasar de ser compulsivo sin descanso cada 10 min a 1 hora. Espero poder alargarlo más. Estoy en ello.

4. Cuántas veces piensas en tus objetivos, cuántas veces los revisas y actúas sobre ellos…?

Son una constante. Me gusta marcar objetivos anuales y trimestrales para cada persona de mi compañía, y para mi el primero. Verlos superados es una satisfacción personal. El marcarte objetivos y poder actuar sobre ellos es un punto básico de motivación en una compañía de perfil tecnológico como la nuestra. Es clave.

La satisfacción, en ocasiones, poder revisarlos al alza es un incentivo más y una exigencia personal mayor.

5. Describe como superas el fracaso, como lo remontas si estás luchando y como te motivas si tu entusiasmo se está en recisión.

El fracaso desde el punto de vista humano es clave. Hay que saber afrontarlo y extraer en positivo siempre algún punto de inflexión y cambio personal. Me gusta ser especialmente autocritico. En ocasiones personas de mi alrededor creen que soy duro y critico con los demás. Suelo pensar para mi mismo que no saben lo critico que soy conmigo mismo. Me auto-exijo mucho y considero para mi mismo fracasos en los que para terceros puedo establecer la línea del éxito. Me ayuda a motivarme una exigencia mayor.

En el punto de vista del emprendedor el fracaso es clave. El éxito no se puede entender sin fracasos previos; llegar al éxito en repetidas ocasiones sin haber fracasado es algo que no concibo y me parecería fruto de la fortuna. Siempre aprendí más cuando me equivoqué y fracase que cuando me salieron las cosas bien directamente. Tal vez por haber vivido en USA un tiempo tengo una concepción de fracaso americana, para mi es simplemente una parte necesaria de la formación profesional del individuo.

6. Puedes describir tu sistema de productividad y tienes algun trucopara los lectores?

Creo que no hay mayor truco que buscar un sistema que genere un método productivo y constante que se adecue a tu perfil. El ritmo de trabajo y productividad lo debe marcar la personalidad del individuo y es muy posible que lo que funciona para mi no lo haga para otro individuo.

Reconozco que mis métodos son poco ortodoxos y ordenados. Generalmente afronto más proyectos de los que debo y puedo a la vez, y eso es en parte otro punto de autoexigencia. Me apoyo en software de productividad que manejamos en interno para poder hacer un seguimiento de todos los proyectos a la vez. Ese es mi pequeño truco para poder hacer seguimiento de decenas de pequeños proyectos y funciones a la vez, aunque aspiro a medio plazo a poder delegar aun mejor estas funciones y crear una estructura empresarial más vertical que me permita relajarme incluso en este punto.

Puedes seguir Raúl leyendo www.alejandrosuarez.es o suscribirte a su feed RSS .

Otras entregas en la serie Objetivos Vitales:
Entrevista con Raúl de vidadeunconsultor.com
Entrevista con Javier Martín de Loogic.com
Entrevista con Antonio de Error500.net
Entrevista con Alvy de Microsiervos
Entrevista con Manuel M. Almeida
Entrevista con Enrique Dans
Entrevista con Pilar Jericó

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Una introducción a Hábitos Vitales

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Escrito en Hábitos Vitales

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