La importancia de educar a tus clientes

Después de unos años arrancando y consolidando nuestra consultoría de diseño digital, he aprendido que para realizar nuestro trabajo al 100% es clave educar al cliente. En mi opinión es algo que empresas (por experiencia propia en otra consultorías donde he trabajado) muchas veces no tienen en cuenta, por ignorancia o por respeto al mecanismos internos del cliente.  Tengo la sensación de que muchas empresas creen que el proveedor de servicio es quien debería adaptarse a los procesos de su cliente.

En mi opinión nos equivocamos cuando pensamos así y según mi experiencia el cliente en la mayoría de los casos agradecen cuando nosotros ponemos pautas para la realización de un proyecto, porque al final somos nosotros los que somos expertos.

Una vez ganado un proyecto en la mayoría de los casos nosotros dejamos de hablar con management para realmente realizar el proyecto junto con personas en posiciones con acceso a la información mas crítica de la realización del proyecto. En mi opinión estas personas pueden tener cualquier antecedente, no tengo en cuenta su educación (pueden tener un posgraduado o haciendo prácticas) pero siempre hay unas pautas de trabajo que intento establecer antes de empezar el proyecto.

Hacer saber que procesamos emails por lotes en horas pre-definidas

Para mí este punto tiene que ver con gestionar las expectivas del cliente. Para nosotros es muy importante que el cliente entienda que nosotros no vamos a responder a e mails al instante.  Al principio el cliente suelen sorprenderse pero después de un tiempo ven la lógica y ha ocurrido que me dicen que les gusta este sistema y han empezado trabajar en la misma manera en sus propios equipos.

Para una consultoría de diseño como la nuestra, es muy importante que tengamos tiempo no interrumpido para poder llegar a las soluciones óptimas para nuestro cliente.

Si algo realmente es importante, llamar a nuestro número Skype

Muchas llamadas van directamente al buzón de voz para procesarlos por lote tres veces/día. Pero para un cliente no vale, aunque es importante reservar tiempo para realmente trabajar el cliente tiene que sentir que se puede llegar a hablar con nosotros si quieren. Nosotros dejamos nuestro número de Skype para utilizar exclusivamente a asuntos críticos del proyecto. Me encantaría poder utilizar Google Voice pero parece solamente funciona en EEUU.

Establece un espacio para los archivos

Para evitar un volúmen incontrolable de emails (nosotros mandamos muchos pdf que necesitan revisión y aprobación por parte del cliente) utilizamos Basecamp para centralizar todos los documentos que pertenecen a un proyecto. Con esto nos ahorramos mucho tiempo y trabajamos “en concierto” con el cliente. También intentamos colaborar en documentos o a través de Google Docs o utilizando un Writeboard en Basecamp.

Puede que estos tres puntos parezcan algo radicales pero realmente no lo son. Hasta ahora no hemos tenido problemas trabajando de esta manera, la verdad es que las reacciones han sido positivas. Después de una semana el cliente ve la lógica y como he mencionado antes, a veces empiezan implementar el mismo sistema de trabajar en sus proyectos internos.

Tengo más consejos a la hora de educar los clientes pero para el día a día estos son los tres más importantes a la hora de, junto con el cliente, ejecutar proyectos en una manera más eficaz.

¿Tienen algunas rutinas en tu empresa que implementan a la hora de arrancar un nuevo proyecto, con un nuevo cliente?

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Escrito en Hábitos Vitales

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Procesar las bandejas de entrada

PostIt Art por maerzbow

Ya tenemos en un sólo sitio todas las ‘cosas‘ que teníamos dispersas a nuestro alrededor (en realidad las tenemos concentradas en varios sitios, porque además de la bandeja física tenemos otras bandejas de entrada).

Hasta ahora también has tenido muchas notas en papeles para no olvidar cosas, y han acabado por perderse. ¿Qué va a cambiar esta vez? Lo distinto a partir de ahora es que vas a convertir esas ‘cosas’ en algo que tengan valor para ti.

Procesar

Procesar consiste precisamente en eso, en convertir un amasijo de datos en información relevante. Cada vez que proceses algo vas a decidir si eso tiene alguna utilidad para ti, si has de hacer algo al respecto o si, simplemente, ha de ir a la papelera.

Procesar es seguramente el proceso más importante de todos los que forman la gestión del tiempo porque da resultados tangibles, pero también requiere prestar atención y tomar decisiones.

La idea es sencilla: nos dirigimos a la bandeja de entrada, cogemos una cosa, sólo una cosa cada vez, y la procesamos. Cada cosa que cojas te llevará como mucho dos minutos procesarla, y una vez cogida nunca debes volver a dejarla en la pila.

Así que toma lo que te encuentres más arriba en la pila, y hazte la siguiente pregunta:

¿Se ha de hacer algo ahora mismo con esto?

Eso es lo primero que deberás preguntarte con cada elemento. Una opción es no hacer nada, y puede ser porque:

• No nos sirve: si no lo quieres para nada, tíralo a la papelera. Si tienes costumbre de guardar todo lo que cae en tus manos te será difícil la primera vez, pero después lo agradecerás. Y no, no vale volver a recuperarlo disimuladamente. Ejemplo: una tarifa de precios del año pasado, una revista de un tema que no te interesa, un ticket de compra que no te sirva.
• Ahora no he de hacer nada, pero sí en el futuro: son cosas que ahora archivaremos pero dentro de un tiempo tendremos que hacer algo. Por ejemplo, un catálogo de viajes que querremos consultar en unos meses, o información sobre unos impuestos que aún no debes liquidar. Lo que haremos será incubarlo, es decir, guardarlo para retomarlo en otro momento gracias a un recordatorio. Puedes apuntarlo en un calendario en una fecha futura (dejando bien claro que es un recordatorio y no una cita firme), o puedes tomar una hoja en blanco, ponerle el título “Algún día/quizá“, y escribir en una línea el recordatorio (como “preparar viaje para las vacaciones”). Más adelante hablaremos de esta lista.
• Es información que me puede hacer falta: creemos que es material de consulta que hemos de conservar porque será útil dentro de un tiempo, cuando quizá hagamos un proyecto que tenemos en mente. Por ejemplo, si en un tiempo hemos de hacer reformas, querremos guardar un catálogo de muebles “por si acaso”, o un libro de “consejos de bricolaje” porque nunca se sabe cuándo nos puede ayudar. Si es así, debemos archivarlo en un sitio de rápido acceso y de forma que podamos encontrarlo fácilmente cuando lo necesitemos (etiquetado, ordenado alfabéticamente, etc.)

Decide por picadillywilson

Y si se ha de hacer algo, ¿qué es?

Si hemos de hacer algo primero hemos de decidir el qué. Esto parece sencillo, pero hemos de enfocarlo de la forma correcta:

• Piensa en el objetivo: ante todo, recuerda que el trabajo no se hace por hacer, sino por conseguir algo. Tú no quieres limpiar tu casa, quieres que esté limpia. No quieres serrar un tronco, quieres tener combustible para el fuego. Ten en mente el resultado final que quieres conseguir. Esto es importante, porque a veces nos empeñamos tanto en hacer cosas que no nos damos cuenta que no nos llevan a nada.
• Piensa en acciones concretas: define exactamente qué hay que hacer. Por ejemplo, si tu coche necesita una revisión, no pienses en la tarea ‘indefinida’ de llevarlo al taller. Piensa cuál es la próxima acción concreta que has de hacer en ese caso, seguramente buscar el número de teléfono del taller, y la próxima acción será llamar para pedir hora.

El momento en el que procesas es el momento de pensar las cosas, para que cuando vayas a hacerlas ya tengas hecho todo el trabajo mental. Es por eso que ahora has de definir tanto lo que tengas que hacer más adelante. Pensar ahora, luego trabajar.

Los proyectos

Puede pasar que para llegar al objetivo necesitemos más de una próxima acción (si queremos arreglar el garaje seguramente tendremos que hacer bastantes acciones). Cuando pasa esto lo que tenemos por delante es un proyecto. Un proyecto es todo aquello que para conseguir un objetivo requiere de varias acciones concretas. Quizá pienses que eso es una  ‘tarea que está dividida en subtareas’, pero aquí cambia un poco el significado (recuerda que nosotros no tenemos tareas, sino próximas acciones bien definidas).

Para cada proyecto, toma una hoja nueva de papel, ponle el título del proyecto (por ejemplo, “ordenar garaje”) y apunta ahí todas las acciones que se te ocurran aunque no las puedas hacer ahora. No es necesario que pongas absolutamente todas las acciones, pon las necesarias para vaciar tu mente de lo que se te ocurra ahora, y asegúrate de que, al menos, te quede una próxima acción que puedas hacer para empezar el proyecto. Ahora toma esa única próxima acción.

Regla de los dos minutos

Ahora ya tenemos una próxima acción (individual o parte de un proyecto). ¿Es una acción corta, que nos va a llevar menos de dos minutos hacerla? Si es así, dejamos de procesar y la hacemos. Con una acción tan corta, nos cuesta más apuntarla en una lista para hacerla en otro momento que quitárnosla de encima ahora. Una vez hecha, pasamos a la siguiente ‘cosa’ de la bandeja de entrada.

Delegar

Si nos encontramos con una acción más larga de dos minutos, hemos de decidir quién la va a hacer. ¿Estamos seguros de que somos la persona más indicada para realizar esa acción? Quizá sea mejor delegarla en otra persona. En ese caso, pasaremos esa acción a quien corresponda. Creamos una nueva lista que titularemos “a la espera” y apuntamos ahí qué acción hemos delegado, a quién y la fecha. Así no olvidaremos todas las tareas que están en manos de otros.

Posponer

Ya tenemos la acción concreta y sabemos que la hemos de hacer nosotros. Como ahora estamos concentrados en procesar, apuntaremos para más tarde la acción. Nos podemos encontrar con dos tipos de acciones:

• Las que se han de hacer en una fecha concreta: por ejemplo, una reunión programada o una cita con el médico. Estas citas las apuntaremos en un calendario. Sólo lo apuntamos en una hora concreta si esa cita tiene hora concreta; si se puede hacer a lo largo de todo el día lo apuntamos (si nuestro calendario lo permite) en ese día pero sin hora.
• Las que no dependen de una fecha: las acciones que se pueden hacer en cualquier momento las apuntaremos en una lista de “próximas acciones“.

Aquí no hemos de confundir una acción con fecha con la organización de las acciones sin fecha. Por ejemplo, yo puedo tener que llamar al banco exactamente el lunes porque se ha de hacer un cobro ese día. En cambio, la compra de la frutería la puedo hacer cualquier día de la semana; en este caso no nos apuntaremos en la agenda comprar en la frutería, aunque creamos que el lunes puede ser un buen día para ello. En su lugar, lo añadiríamos a la lista de próximas acciones

Cuestión de práctica

Parecen muchas reglas para acabar haciendo una lista de tareas próximas acciones, pero con la práctica haremos todos estos pasos casi automáticamente. Además, el hecho de analizar y desglosar tanto lo que debemos hacer nos facilitará que, al hacer cosas, no nos paremos a pensar en qué se tiene que hacer, sino que podremos centrar toda nuestra energía en trabajar.

Recuerda que este mismo proceso debes hacerlo con todas las bandejas de entrada. Por ejemplo, borra todos los e-mails que no te hagan falta o archívalos de forma ordenada si es lo que necesitas; apunta todas las acciones que deriven de los mensajes de tu buzón de voz, etc.

Escrito en Du Tudú » Productividad

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Procesar las bandejas de entrada

PostIt Art por maerzbow

Ya tenemos en un sólo sitio todas las ‘cosas‘ que teníamos dispersas a nuestro alrededor (en realidad las tenemos concentradas en varios sitios, porque además de la bandeja física tenemos otras bandejas de entrada).

Hasta ahora también has tenido muchas notas en papeles para no olvidar cosas, y han acabado por perderse. ¿Qué va a cambiar esta vez? Lo distinto a partir de ahora es que vas a convertir esas ‘cosas’ en algo que tengan valor para ti.

Procesar

Procesar consiste precisamente en eso, en convertir un amasijo de datos en información relevante. Cada vez que proceses algo vas a decidir si eso tiene alguna utilidad para ti, si has de hacer algo al respecto o si, simplemente, ha de ir a la papelera.

Procesar es seguramente el proceso más importante de todos los que forman la gestión del tiempo porque da resultados tangibles, pero también requiere prestar atención y tomar decisiones.

La idea es sencilla: nos dirigimos a la bandeja de entrada, cogemos una cosa, sólo una cosa cada vez, y la procesamos. Cada cosa que cojas te llevará como mucho dos minutos procesarla, y una vez cogida nunca debes volver a dejarla en la pila.

Así que toma lo que te encuentres más arriba en la pila, y hazte la siguiente pregunta:

¿Se ha de hacer algo ahora mismo con esto?

Eso es lo primero que deberás preguntarte con cada elemento. Una opción es no hacer nada, y puede ser porque:

• No nos sirve: si no lo quieres para nada, tíralo a la papelera. Si tienes costumbre de guardar todo lo que cae en tus manos te será difícil la primera vez, pero después lo agradecerás. Y no, no vale volver a recuperarlo disimuladamente. Ejemplo: una tarifa de precios del año pasado, una revista de un tema que no te interesa, un ticket de compra que no te sirva.
• Ahora no he de hacer nada, pero sí en el futuro: son cosas que ahora archivaremos pero dentro de un tiempo tendremos que hacer algo. Por ejemplo, un catálogo de viajes que querremos consultar en unos meses, o información sobre unos impuestos que aún no debes liquidar. Lo que haremos será incubarlo, es decir, guardarlo para retomarlo en otro momento gracias a un recordatorio. Puedes apuntarlo en un calendario en una fecha futura (dejando bien claro que es un recordatorio y no una cita firme), o puedes tomar una hoja en blanco, ponerle el título “Algún día/quizá“, y escribir en una línea el recordatorio (como “preparar viaje para las vacaciones”). Más adelante hablaremos de esta lista.
• Es información que me puede hacer falta: creemos que es material de consulta que hemos de conservar porque será útil dentro de un tiempo, cuando quizá hagamos un proyecto que tenemos en mente. Por ejemplo, si en un tiempo hemos de hacer reformas, querremos guardar un catálogo de muebles “por si acaso”, o un libro de “consejos de bricolaje” porque nunca se sabe cuándo nos puede ayudar. Si es así, debemos archivarlo en un sitio de rápido acceso y de forma que podamos encontrarlo fácilmente cuando lo necesitemos (etiquetado, ordenado alfabéticamente, etc.)

Decide por picadillywilson

Y si se ha de hacer algo, ¿qué es?

Si hemos de hacer algo primero hemos de decidir el qué. Esto parece sencillo, pero hemos de enfocarlo de la forma correcta:

• Piensa en el objetivo: ante todo, recuerda que el trabajo no se hace por hacer, sino por conseguir algo. Tú no quieres limpiar tu casa, quieres que esté limpia. No quieres serrar un tronco, quieres tener combustible para el fuego. Ten en mente el resultado final que quieres conseguir. Esto es importante, porque a veces nos empeñamos tanto en hacer cosas que no nos damos cuenta que no nos llevan a nada.
• Piensa en acciones concretas: define exactamente qué hay que hacer. Por ejemplo, si tu coche necesita una revisión, no pienses en la tarea ‘indefinida’ de llevarlo al taller. Piensa cuál es la próxima acción concreta que has de hacer en ese caso, seguramente buscar el número de teléfono del taller, y la próxima acción será llamar para pedir hora.

El momento en el que procesas es el momento de pensar las cosas, para que cuando vayas a hacerlas ya tengas hecho todo el trabajo mental. Es por eso que ahora has de definir tanto lo que tengas que hacer más adelante. Pensar ahora, luego trabajar.

Los proyectos

Puede pasar que para llegar al objetivo necesitemos más de una próxima acción (si queremos arreglar el garaje seguramente tendremos que hacer bastantes acciones). Cuando pasa esto lo que tenemos por delante es un proyecto. Un proyecto es todo aquello que para conseguir un objetivo requiere de varias acciones concretas. Quizá pienses que eso es una  ‘tarea que está dividida en subtareas’, pero aquí cambia un poco el significado (recuerda que nosotros no tenemos tareas, sino próximas acciones bien definidas).

Para cada proyecto, toma una hoja nueva de papel, ponle el título del proyecto (por ejemplo, “ordenar garaje”) y apunta ahí todas las acciones que se te ocurran aunque no las puedas hacer ahora. No es necesario que pongas absolutamente todas las acciones, pon las necesarias para vaciar tu mente de lo que se te ocurra ahora, y asegúrate de que, al menos, te quede una próxima acción que puedas hacer para empezar el proyecto. Ahora toma esa única próxima acción.

Regla de los dos minutos

Ahora ya tenemos una próxima acción (individual o parte de un proyecto). ¿Es una acción corta, que nos va a llevar menos de dos minutos hacerla? Si es así, dejamos de procesar y la hacemos. Con una acción tan corta, nos cuesta más apuntarla en una lista para hacerla en otro momento que quitárnosla de encima ahora. Una vez hecha, pasamos a la siguiente ‘cosa’ de la bandeja de entrada.

Delegar

Si nos encontramos con una acción más larga de dos minutos, hemos de decidir quién la va a hacer. ¿Estamos seguros de que somos la persona más indicada para realizar esa acción? Quizá sea mejor delegarla en otra persona. En ese caso, pasaremos esa acción a quien corresponda. Creamos una nueva lista que titularemos “a la espera” y apuntamos ahí qué acción hemos delegado, a quién y la fecha. Así no olvidaremos todas las tareas que están en manos de otros.

Posponer

Ya tenemos la acción concreta y sabemos que la hemos de hacer nosotros. Como ahora estamos concentrados en procesar, apuntaremos para más tarde la acción. Nos podemos encontrar con dos tipos de acciones:

• Las que se han de hacer en una fecha concreta: por ejemplo, una reunión programada o una cita con el médico. Estas citas las apuntaremos en un calendario. Sólo lo apuntamos en una hora concreta si esa cita tiene hora concreta; si se puede hacer a lo largo de todo el día lo apuntamos (si nuestro calendario lo permite) en ese día pero sin hora.
• Las que no dependen de una fecha: las acciones que se pueden hacer en cualquier momento las apuntaremos en una lista de “próximas acciones“.

Aquí no hemos de confundir una acción con fecha con la organización de las acciones sin fecha. Por ejemplo, yo puedo tener que llamar al banco exactamente el lunes porque se ha de hacer un cobro ese día. En cambio, la compra de la frutería la puedo hacer cualquier día de la semana; en este caso no nos apuntaremos en la agenda comprar en la frutería, aunque creamos que el lunes puede ser un buen día para ello. En su lugar, lo añadiríamos a la lista de próximas acciones

Cuestión de práctica

Parecen muchas reglas para acabar haciendo una lista de tareas próximas acciones, pero con la práctica haremos todos estos pasos casi automáticamente. Además, el hecho de analizar y desglosar tanto lo que debemos hacer nos facilitará que, al hacer cosas, no nos paremos a pensar en qué se tiene que hacer, sino que podremos centrar toda nuestra energía en trabajar.

Recuerda que este mismo proceso debes hacerlo con todas las bandejas de entrada. Por ejemplo, borra todos los e-mails que no te hagan falta o archívalos de forma ordenada si es lo que necesitas; apunta todas las acciones que deriven de los mensajes de tu buzón de voz, etc.

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Quitar un mal hábito, adoptar un hábito bueno

Sabemos por nuestra naturaleza que una vez nos acostumbramos a algo es fácil que esta costumbre nos acompañe sin mucho esfuerzo.

También sabemos que hay algunas cosas que si las hacemos de una forma en lugar de otra nos van a ayudar a mejorar nuestra productividad o calidad de vida. Es por esto que en el mundo de la productividad le damos mucha importancia a los hábitos, porque automatizamos una mejora.

Por otro lado, no todos los hábitos son buenos. En ocasiones seguimos malos hábitos porque nos aportan algo. El problema es que tan arraigados están unos hábitos como los otros.

¿Cómo podemos sacar provecho a esto?

Aunque parezca evidente, una forma de hacerlo es sustituyendo un hábito malo por uno bueno.

Lo primero será complementar lo que nos da ese mal hábito para que nos sea más fácil dejaro. Pongamos que queremos dejar de comer comida grasienta y poco sana. Buscaremos un alimento sustitutivo que nos guste y nos sea tan fácil de encontrar y comer como el que queremos dejar. Si tenemos la necesidad cubierta, ¿qué razón tendremos entonces para conservar el mal hábito?.

En segundo lugar, puede que nos asuste el esfuerzo de abandonar un hábito. No nos engañemos, vamos a necesitar fuerza de voluntad. Incluso si es necesario, podemos necesitar ayuda de un especialista (como en el caso del tabaco u otras adicciones).

Lo que hemos de hacer es usar este factor en nuestro favor. Pensemos que este mismo esfuerzo, si no nos lo propusiéramos, espontáneamente no surgiría, ¿verdad? Pues hemos de pensar que, cuando adoptemos el hábito positivo que queremos, también nos costará perderlo.

Se dice que una vez adquieres un hábito, ya no lo pierdes. Personalmente creo que sí se puede perder, que todo depende de lo que nos motive ese hábito y lo natural que sea para nosotros. Si nos cargamos con un hábito que hagamos a desgana, por más positivo que sea, nunca arraigará en nosotros de la misma forma que uno que lo ha hecho naturalmente. Por eso hemos de escoger con cuidado en qué consisten exactamente los hábitos que queremos tomar.

Foto: Burgermeister burger and fries, por Marshall Astor

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Procesar las bandejas de entrada

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Ya tenemos en un sólo sitio todas las ‘cosas‘ que teníamos dispersas a nuestro alrededor (en realidad las tenemos concentradas en varios sitios, porque además de la bandeja física tenemos otras bandejas de entrada).

Hasta ahora también has tenido muchas notas en papeles para no olvidar cosas, y han acabado por perderse. ¿Qué va a cambiar esta vez? Lo distinto a partir de ahora es que vas a convertir esas ‘cosas’ en algo que tengan valor para ti.

Procesar

Procesar consiste precisamente en eso, en convertir un amasijo de datos en información relevante. Cada vez que proceses algo vas a decidir si eso tiene alguna utilidad para ti, si has de hacer algo al respecto o si, simplemente, ha de ir a la papelera.

Procesar es seguramente el proceso más importante de todos los que forman la gestión del tiempo porque da resultados tangibles, pero también requiere prestar atención y tomar decisiones.

La idea es sencilla: nos dirigimos a la bandeja de entrada, cogemos una cosa, sólo una cosa cada vez, y la procesamos. Cada cosa que cojas te llevará como mucho dos minutos procesarla, y una vez cogida nunca debes volver a dejarla en la pila.

Así que toma lo que te encuentres más arriba en la pila, y hazte la siguiente pregunta:

¿Se ha de hacer algo ahora mismo con esto?

Eso es lo primero que deberás preguntarte con cada elemento. Una opción es no hacer nada, y puede ser porque:

• No nos sirve: si no lo quieres para nada, tíralo a la papelera. Si tienes costumbre de guardar todo lo que cae en tus manos te será difícil la primera vez, pero después lo agradecerás. Y no, no vale volver a recuperarlo disimuladamente. Ejemplo: una tarifa de precios del año pasado, una revista de un tema que no te interesa, un ticket de compra que no te sirva.
• Ahora no he de hacer nada, pero sí en el futuro: son cosas que ahora archivaremos pero dentro de un tiempo tendremos que hacer algo. Por ejemplo, un catálogo de viajes que querremos consultar en unos meses, o información sobre unos impuestos que aún no debes liquidar. Lo que haremos será incubarlo, es decir, guardarlo para retomarlo en otro momento gracias a un recordatorio. Puedes apuntarlo en un calendario en una fecha futura (dejando bien claro que es un recordatorio y no una cita firme), o puedes tomar una hoja en blanco, ponerle el título “Algún día/quizá“, y escribir en una línea el recordatorio (como “preparar viaje para las vacaciones”). Más adelante hablaremos de esta lista.
• Es información que me puede hacer falta: creemos que es material de consulta que hemos de conservar porque será útil dentro de un tiempo, cuando quizá hagamos un proyecto que tenemos en mente. Por ejemplo, si en un tiempo hemos de hacer reformas, querremos guardar un catálogo de muebles “por si acaso”, o un libro de “consejos de bricolaje” porque nunca se sabe cuándo nos puede ayudar. Si es así, debemos archivarlo en un sitio de rápido acceso y de forma que podamos encontrarlo fácilmente cuando lo necesitemos (etiquetado, ordenado alfabéticamente, etc.)

Decide por picadillywilson

Y si se ha de hacer algo, ¿qué es?

Si hemos de hacer algo primero hemos de decidir el qué. Esto parece sencillo, pero hemos de enfocarlo de la forma correcta:

• Piensa en el objetivo: ante todo, recuerda que el trabajo no se hace por hacer, sino por conseguir algo. Tú no quieres limpiar tu casa, quieres que esté limpia. No quieres serrar un tronco, quieres tener combustible para el fuego. Ten en mente el resultado final que quieres conseguir. Esto es importante, porque a veces nos empeñamos tanto en hacer cosas que no nos damos cuenta que no nos llevan a nada.
• Piensa en acciones concretas: define exactamente qué hay que hacer. Por ejemplo, si tu coche necesita una revisión, no pienses en la tarea ‘indefinida’ de llevarlo al taller. Piensa cuál es la próxima acción concreta que has de hacer en ese caso, seguramente buscar el número de teléfono del taller, y la próxima acción será llamar para pedir hora.

El momento en el que procesas es el momento de pensar las cosas, para que cuando vayas a hacerlas ya tengas hecho todo el trabajo mental. Es por eso que ahora has de definir tanto lo que tengas que hacer más adelante. Pensar ahora, luego trabajar.

Los proyectos

Puede pasar que para llegar al objetivo necesitemos más de una próxima acción (si queremos arreglar el garaje seguramente tendremos que hacer bastantes acciones). Cuando pasa esto lo que tenemos por delante es un proyecto. Un proyecto es todo aquello que para conseguir un objetivo requiere de varias acciones concretas. Quizá pienses que eso es una  ‘tarea que está dividida en subtareas’, pero aquí cambia un poco el significado (recuerda que nosotros no tenemos tareas, sino próximas acciones bien definidas).

Para cada proyecto, toma una hoja nueva de papel, ponle el título del proyecto (por ejemplo, “ordenar garaje”) y apunta ahí todas las acciones que se te ocurran aunque no las puedas hacer ahora. No es necesario que pongas absolutamente todas las acciones, pon las necesarias para vaciar tu mente de lo que se te ocurra ahora, y asegúrate de que, al menos, te quede una próxima acción que puedas hacer para empezar el proyecto. Ahora toma esa única próxima acción.

Regla de los dos minutos

Ahora ya tenemos una próxima acción (individual o parte de un proyecto). ¿Es una acción corta, que nos va a llevar menos de dos minutos hacerla? Si es así, dejamos de procesar y la hacemos. Con una acción tan corta, nos cuesta más apuntarla en una lista para hacerla en otro momento que quitárnosla de encima ahora. Una vez hecha, pasamos a la siguiente ‘cosa’ de la bandeja de entrada.

Delegar

Si nos encontramos con una acción más larga de dos minutos, hemos de decidir quién la va a hacer. ¿Estamos seguros de que somos la persona más indicada para realizar esa acción? Quizá sea mejor delegarla en otra persona. En ese caso, pasaremos esa acción a quien corresponda. Creamos una nueva lista que titularemos “a la espera” y apuntamos ahí qué acción hemos delegado, a quién y la fecha. Así no olvidaremos todas las tareas que están en manos de otros.

Posponer

Ya tenemos la acción concreta y sabemos que la hemos de hacer nosotros. Como ahora estamos concentrados en procesar, apuntaremos para más tarde la acción. Nos podemos encontrar con dos tipos de acciones:

• Las que se han de hacer en una fecha concreta: por ejemplo, una reunión programada o una cita con el médico. Estas citas las apuntaremos en un calendario. Sólo lo apuntamos en una hora concreta si esa cita tiene hora concreta; si se puede hacer a lo largo de todo el día lo apuntamos (si nuestro calendario lo permite) en ese día pero sin hora.
• Las que no dependen de una fecha: las acciones que se pueden hacer en cualquier momento las apuntaremos en una lista de “próximas acciones“.

Aquí no hemos de confundir una acción con fecha con la organización de las acciones sin fecha. Por ejemplo, yo puedo tener que llamar al banco exactamente el lunes porque se ha de hacer un cobro ese día. En cambio, la compra de la frutería la puedo hacer cualquier día de la semana; en este caso no nos apuntaremos en la agenda comprar en la frutería, aunque creamos que el lunes puede ser un buen día para ello. En su lugar, lo añadiríamos a la lista de próximas acciones

Cuestión de práctica

Parecen muchas reglas para acabar haciendo una lista de tareas próximas acciones, pero con la práctica haremos todos estos pasos casi automáticamente. Además, el hecho de analizar y desglosar tanto lo que debemos hacer nos facilitará que, al hacer cosas, no nos paremos a pensar en qué se tiene que hacer, sino que podremos centrar toda nuestra energía en trabajar.

Recuerda que este mismo proceso debes hacerlo con todas las bandejas de entrada. Por ejemplo, borra todos los e-mails que no te hagan falta o archívalos de forma ordenada si es lo que necesitas; apunta todas las acciones que deriven de los mensajes de tu buzón de voz, etc.

Escrito en Du Tudú » Productividad

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Procesar las bandejas de entrada

PostIt Art por maerzbow

Ya tenemos en un sólo sitio todas las ‘cosas‘ que teníamos dispersas a nuestro alrededor (en realidad las tenemos concentradas en varios sitios, porque además de la bandeja física tenemos otras bandejas de entrada).

Hasta ahora también has tenido muchas notas en papeles para no olvidar cosas, y han acabado por perderse. ¿Qué va a cambiar esta vez? Lo distinto a partir de ahora es que vas a convertir esas ‘cosas’ en algo que tengan valor para ti.

Procesar

Procesar consiste precisamente en eso, en convertir un amasijo de datos en información relevante. Cada vez que proceses algo vas a decidir si eso tiene alguna utilidad para ti, si has de hacer algo al respecto o si, simplemente, ha de ir a la papelera.

Procesar es seguramente el proceso más importante de todos los que forman la gestión del tiempo porque da resultados tangibles, pero también requiere prestar atención y tomar decisiones.

La idea es sencilla: nos dirigimos a la bandeja de entrada, cogemos una cosa, sólo una cosa cada vez, y la procesamos. Cada cosa que cojas te llevará como mucho dos minutos procesarla, y una vez cogida nunca debes volver a dejarla en la pila.

Así que toma lo que te encuentres más arriba en la pila, y hazte la siguiente pregunta:

¿Se ha de hacer algo ahora mismo con esto?

Eso es lo primero que deberás preguntarte con cada elemento. Una opción es no hacer nada, y puede ser porque:

• No nos sirve: si no lo quieres para nada, tíralo a la papelera. Si tienes costumbre de guardar todo lo que cae en tus manos te será difícil la primera vez, pero después lo agradecerás. Y no, no vale volver a recuperarlo disimuladamente. Ejemplo: una tarifa de precios del año pasado, una revista de un tema que no te interesa, un ticket de compra que no te sirva.
• Ahora no he de hacer nada, pero sí en el futuro: son cosas que ahora archivaremos pero dentro de un tiempo tendremos que hacer algo. Por ejemplo, un catálogo de viajes que querremos consultar en unos meses, o información sobre unos impuestos que aún no debes liquidar. Lo que haremos será incubarlo, es decir, guardarlo para retomarlo en otro momento gracias a un recordatorio. Puedes apuntarlo en un calendario en una fecha futura (dejando bien claro que es un recordatorio y no una cita firme), o puedes tomar una hoja en blanco, ponerle el título “Algún día/quizá“, y escribir en una línea el recordatorio (como “preparar viaje para las vacaciones”). Más adelante hablaremos de esta lista.
• Es información que me puede hacer falta: creemos que es material de consulta que hemos de conservar porque será útil dentro de un tiempo, cuando quizá hagamos un proyecto que tenemos en mente. Por ejemplo, si en un tiempo hemos de hacer reformas, querremos guardar un catálogo de muebles “por si acaso”, o un libro de “consejos de bricolaje” porque nunca se sabe cuándo nos puede ayudar. Si es así, debemos archivarlo en un sitio de rápido acceso y de forma que podamos encontrarlo fácilmente cuando lo necesitemos (etiquetado, ordenado alfabéticamente, etc.)

Decide por picadillywilson

Y si se ha de hacer algo, ¿qué es?

Si hemos de hacer algo primero hemos de decidir el qué. Esto parece sencillo, pero hemos de enfocarlo de la forma correcta:

• Piensa en el objetivo: ante todo, recuerda que el trabajo no se hace por hacer, sino por conseguir algo. Tú no quieres limpiar tu casa, quieres que esté limpia. No quieres serrar un tronco, quieres tener combustible para el fuego. Ten en mente el resultado final que quieres conseguir. Esto es importante, porque a veces nos empeñamos tanto en hacer cosas que no nos damos cuenta que no nos llevan a nada.
• Piensa en acciones concretas: define exactamente qué hay que hacer. Por ejemplo, si tu coche necesita una revisión, no pienses en la tarea ‘indefinida’ de llevarlo al taller. Piensa cuál es la próxima acción concreta que has de hacer en ese caso, seguramente buscar el número de teléfono del taller, y la próxima acción será llamar para pedir hora.

El momento en el que procesas es el momento de pensar las cosas, para que cuando vayas a hacerlas ya tengas hecho todo el trabajo mental. Es por eso que ahora has de definir tanto lo que tengas que hacer más adelante. Pensar ahora, luego trabajar.

Los proyectos

Puede pasar que para llegar al objetivo necesitemos más de una próxima acción (si queremos arreglar el garaje seguramente tendremos que hacer bastantes acciones). Cuando pasa esto lo que tenemos por delante es un proyecto. Un proyecto es todo aquello que para conseguir un objetivo requiere de varias acciones concretas. Quizá pienses que eso es una  ‘tarea que está dividida en subtareas’, pero aquí cambia un poco el significado (recuerda que nosotros no tenemos tareas, sino próximas acciones bien definidas).

Para cada proyecto, toma una hoja nueva de papel, ponle el título del proyecto (por ejemplo, “ordenar garaje”) y apunta ahí todas las acciones que se te ocurran aunque no las puedas hacer ahora. No es necesario que pongas absolutamente todas las acciones, pon las necesarias para vaciar tu mente de lo que se te ocurra ahora, y asegúrate de que, al menos, te quede una próxima acción que puedas hacer para empezar el proyecto. Ahora toma esa única próxima acción.

Regla de los dos minutos

Ahora ya tenemos una próxima acción (individual o parte de un proyecto). ¿Es una acción corta, que nos va a llevar menos de dos minutos hacerla? Si es así, dejamos de procesar y la hacemos. Con una acción tan corta, nos cuesta más apuntarla en una lista para hacerla en otro momento que quitárnosla de encima ahora. Una vez hecha, pasamos a la siguiente ‘cosa’ de la bandeja de entrada.

Delegar

Si nos encontramos con una acción más larga de dos minutos, hemos de decidir quién la va a hacer. ¿Estamos seguros de que somos la persona más indicada para realizar esa acción? Quizá sea mejor delegarla en otra persona. En ese caso, pasaremos esa acción a quien corresponda. Creamos una nueva lista que titularemos “a la espera” y apuntamos ahí qué acción hemos delegado, a quién y la fecha. Así no olvidaremos todas las tareas que están en manos de otros.

Posponer

Ya tenemos la acción concreta y sabemos que la hemos de hacer nosotros. Como ahora estamos concentrados en procesar, apuntaremos para más tarde la acción. Nos podemos encontrar con dos tipos de acciones:

• Las que se han de hacer en una fecha concreta: por ejemplo, una reunión programada o una cita con el médico. Estas citas las apuntaremos en un calendario. Sólo lo apuntamos en una hora concreta si esa cita tiene hora concreta; si se puede hacer a lo largo de todo el día lo apuntamos (si nuestro calendario lo permite) en ese día pero sin hora.
• Las que no dependen de una fecha: las acciones que se pueden hacer en cualquier momento las apuntaremos en una lista de “próximas acciones“.

Aquí no hemos de confundir una acción con fecha con la organización de las acciones sin fecha. Por ejemplo, yo puedo tener que llamar al banco exactamente el lunes porque se ha de hacer un cobro ese día. En cambio, la compra de la frutería la puedo hacer cualquier día de la semana; en este caso no nos apuntaremos en la agenda comprar en la frutería, aunque creamos que el lunes puede ser un buen día para ello. En su lugar, lo añadiríamos a la lista de próximas acciones

Cuestión de práctica

Parecen muchas reglas para acabar haciendo una lista de tareas próximas acciones, pero con la práctica haremos todos estos pasos casi automáticamente. Además, el hecho de analizar y desglosar tanto lo que debemos hacer nos facilitará que, al hacer cosas, no nos paremos a pensar en qué se tiene que hacer, sino que podremos centrar toda nuestra energía en trabajar.

Recuerda que este mismo proceso debes hacerlo con todas las bandejas de entrada. Por ejemplo, borra todos los e-mails que no te hagan falta o archívalos de forma ordenada si es lo que necesitas; apunta todas las acciones que deriven de los mensajes de tu buzón de voz, etc.

Escrito en Du Tudú » Productividad

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Programas claves para la gestión de tiempo y atención

Pocas veces hablo sobre tecnología y programas aquí en Hábitos Vitales pero pensaba que quizás os interesa saber qué programas utilizo para organizarme. Ten en cuenta que yo utilizo Mac pero creo que muchas de estas aplicaciones existen en versiones para Windows también:

• Para organizar mis listados to-do utilizo el programa Taskpaper. Llevo casí dos años utilizándolo y para mi modus operandi funciona perfectamente. Es sencillo y resulta difícil de  caer en la trampa de constantemente modificar y tunear mi set-up porque sencillamente no hay nada para tunear.
• A veces cuando siento que necesito un empuje externo por cansancio o por vagez…utilizo FlexTime que cada 120 minutos lanzo un recordatorio que pregunta si estoy inventando excusas para no hacer lo importante. Funciona muy bien a la hora de enfocarme.
• Últimamente he jugado con el programa Freedom que es un programa que directamente quita la conexión durante el tiempo que yo quiero. Es una manera muy eficiente a la hora de quitar distracciones y crear tiempo para crear.
• Para ver como distribuyo mi tiempo dentro de un marco “macro” utilizo RescueTime para mantener logs sobre en que programas estoy trabajando. Resulta importante para ver en que áreas debería dedicar más tiempo para hacer más rentable mi gestión de tiempo y mi atención. Lo recomiendo mucho, ofrecen una versión gratis.
• Quicksilver ha sido un compañero fiel durante los últimos tres años y no podría vivir sin él. Ahora estoy configurando mi nuevo Macbook Pro y he tenido algunos problemas pero seguro que lo puedo arreglar.
• Para evitar el desorden en mi Mac utilizo Spirited Away que es una aplicación desarrollada en Japón (creo). Spirited Away quita todas las ventanas inactivas después un tiempo sin haber sido utilizadas, muy útil para mantener el área de trabajo virtual ordenado.
• Lo último es un poco una tontería pero me gusta como queda. En la barra superior, para ver la hora he instalado FuzzyClock que muestra el tiempo en una manera “difusa”. Me encanta.

¿Qué programas utilizas para ser más productivo y evitar el desorden?

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Procesar las bandejas de entrada

PostIt Art por maerzbow

Ya tenemos en un sólo sitio todas las ‘cosas‘ que teníamos dispersas a nuestro alrededor (en realidad las tenemos concentradas en varios sitios, porque además de la bandeja física tenemos otras bandejas de entrada).

Hasta ahora también has tenido muchas notas en papeles para no olvidar cosas, y han acabado por perderse. ¿Qué va a cambiar esta vez? Lo distinto a partir de ahora es que vas a convertir esas ‘cosas’ en algo que tengan valor para ti.

Procesar

Procesar consiste precisamente en eso, en convertir un amasijo de datos en información relevante. Cada vez que proceses algo vas a decidir si eso tiene alguna utilidad para ti, si has de hacer algo al respecto o si, simplemente, ha de ir a la papelera.

Procesar es seguramente el proceso más importante de todos los que forman la gestión del tiempo porque da resultados tangibles, pero también requiere prestar atención y tomar decisiones.

La idea es sencilla: nos dirigimos a la bandeja de entrada, cogemos una cosa, sólo una cosa cada vez, y la procesamos. Cada cosa que cojas te llevará como mucho dos minutos procesarla, y una vez cogida nunca debes volver a dejarla en la pila.

Así que toma lo que te encuentres más arriba en la pila, y hazte la siguiente pregunta:

¿Se ha de hacer algo ahora mismo con esto?

Eso es lo primero que deberás preguntarte con cada elemento. Una opción es no hacer nada, y puede ser porque:

• No nos sirve: si no lo quieres para nada, tíralo a la papelera. Si tienes costumbre de guardar todo lo que cae en tus manos te será difícil la primera vez, pero después lo agradecerás. Y no, no vale volver a recuperarlo disimuladamente. Ejemplo: una tarifa de precios del año pasado, una revista de un tema que no te interesa, un ticket de compra que no te sirva.
• Ahora no he de hacer nada, pero sí en el futuro: son cosas que ahora archivaremos pero dentro de un tiempo tendremos que hacer algo. Por ejemplo, un catálogo de viajes que querremos consultar en unos meses, o información sobre unos impuestos que aún no debes liquidar. Lo que haremos será incubarlo, es decir, guardarlo para retomarlo en otro momento gracias a un recordatorio. Puedes apuntarlo en un calendario en una fecha futura (dejando bien claro que es un recordatorio y no una cita firme), o puedes tomar una hoja en blanco, ponerle el título “Algún día/quizá“, y escribir en una línea el recordatorio (como “preparar viaje para las vacaciones”). Más adelante hablaremos de esta lista.
• Es información que me puede hacer falta: creemos que es material de consulta que hemos de conservar porque será útil dentro de un tiempo, cuando quizá hagamos un proyecto que tenemos en mente. Por ejemplo, si en un tiempo hemos de hacer reformas, querremos guardar un catálogo de muebles “por si acaso”, o un libro de “consejos de bricolaje” porque nunca se sabe cuándo nos puede ayudar. Si es así, debemos archivarlo en un sitio de rápido acceso y de forma que podamos encontrarlo fácilmente cuando lo necesitemos (etiquetado, ordenado alfabéticamente, etc.)

Decide por picadillywilson

Y si se ha de hacer algo, ¿qué es?

Si hemos de hacer algo primero hemos de decidir el qué. Esto parece sencillo, pero hemos de enfocarlo de la forma correcta:

• Piensa en el objetivo: ante todo, recuerda que el trabajo no se hace por hacer, sino por conseguir algo. Tú no quieres limpiar tu casa, quieres que esté limpia. No quieres serrar un tronco, quieres tener combustible para el fuego. Ten en mente el resultado final que quieres conseguir. Esto es importante, porque a veces nos empeñamos tanto en hacer cosas que no nos damos cuenta que no nos llevan a nada.
• Piensa en acciones concretas: define exactamente qué hay que hacer. Por ejemplo, si tu coche necesita una revisión, no pienses en la tarea ‘indefinida’ de llevarlo al taller. Piensa cuál es la próxima acción concreta que has de hacer en ese caso, seguramente buscar el número de teléfono del taller, y la próxima acción será llamar para pedir hora.

El momento en el que procesas es el momento de pensar las cosas, para que cuando vayas a hacerlas ya tengas hecho todo el trabajo mental. Es por eso que ahora has de definir tanto lo que tengas que hacer más adelante. Pensar ahora, luego trabajar.

Los proyectos

Puede pasar que para llegar al objetivo necesitemos más de una próxima acción (si queremos arreglar el garaje seguramente tendremos que hacer bastantes acciones). Cuando pasa esto lo que tenemos por delante es un proyecto. Un proyecto es todo aquello que para conseguir un objetivo requiere de varias acciones concretas. Quizá pienses que eso es una  ‘tarea que está dividida en subtareas’, pero aquí cambia un poco el significado (recuerda que nosotros no tenemos tareas, sino próximas acciones bien definidas).

Para cada proyecto, toma una hoja nueva de papel, ponle el título del proyecto (por ejemplo, “ordenar garaje”) y apunta ahí todas las acciones que se te ocurran aunque no las puedas hacer ahora. No es necesario que pongas absolutamente todas las acciones, pon las necesarias para vaciar tu mente de lo que se te ocurra ahora, y asegúrate de que, al menos, te quede una próxima acción que puedas hacer para empezar el proyecto. Ahora toma esa única próxima acción.

Regla de los dos minutos

Ahora ya tenemos una próxima acción (individual o parte de un proyecto). ¿Es una acción corta, que nos va a llevar menos de dos minutos hacerla? Si es así, dejamos de procesar y la hacemos. Con una acción tan corta, nos cuesta más apuntarla en una lista para hacerla en otro momento que quitárnosla de encima ahora. Una vez hecha, pasamos a la siguiente ‘cosa’ de la bandeja de entrada.

Delegar

Si nos encontramos con una acción más larga de dos minutos, hemos de decidir quién la va a hacer. ¿Estamos seguros de que somos la persona más indicada para realizar esa acción? Quizá sea mejor delegarla en otra persona. En ese caso, pasaremos esa acción a quien corresponda. Creamos una nueva lista que titularemos “a la espera” y apuntamos ahí qué acción hemos delegado, a quién y la fecha. Así no olvidaremos todas las tareas que están en manos de otros.

Posponer

Ya tenemos la acción concreta y sabemos que la hemos de hacer nosotros. Como ahora estamos concentrados en procesar, apuntaremos para más tarde la acción. Nos podemos encontrar con dos tipos de acciones:

• Las que se han de hacer en una fecha concreta: por ejemplo, una reunión programada o una cita con el médico. Estas citas las apuntaremos en un calendario. Sólo lo apuntamos en una hora concreta si esa cita tiene hora concreta; si se puede hacer a lo largo de todo el día lo apuntamos (si nuestro calendario lo permite) en ese día pero sin hora.
• Las que no dependen de una fecha: las acciones que se pueden hacer en cualquier momento las apuntaremos en una lista de “próximas acciones“.

Aquí no hemos de confundir una acción con fecha con la organización de las acciones sin fecha. Por ejemplo, yo puedo tener que llamar al banco exactamente el lunes porque se ha de hacer un cobro ese día. En cambio, la compra de la frutería la puedo hacer cualquier día de la semana; en este caso no nos apuntaremos en la agenda comprar en la frutería, aunque creamos que el lunes puede ser un buen día para ello. En su lugar, lo añadiríamos a la lista de próximas acciones

Cuestión de práctica

Parecen muchas reglas para acabar haciendo una lista de tareas próximas acciones, pero con la práctica haremos todos estos pasos casi automáticamente. Además, el hecho de analizar y desglosar tanto lo que debemos hacer nos facilitará que, al hacer cosas, no nos paremos a pensar en qué se tiene que hacer, sino que podremos centrar toda nuestra energía en trabajar.

Recuerda que este mismo proceso debes hacerlo con todas las bandejas de entrada. Por ejemplo, borra todos los e-mails que no te hagan falta o archívalos de forma ordenada si es lo que necesitas; apunta todas las acciones que deriven de los mensajes de tu buzón de voz, etc.

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Procesar las bandejas de entrada

PostIt Art por maerzbow

Ya tenemos en un sólo sitio todas las ‘cosas‘ que teníamos dispersas a nuestro alrededor (en realidad las tenemos concentradas en varios sitios, porque además de la bandeja física tenemos otras bandejas de entrada).

Hasta ahora también has tenido muchas notas en papeles para no olvidar cosas, y han acabado por perderse. ¿Qué va a cambiar esta vez? Lo distinto a partir de ahora es que vas a convertir esas ‘cosas’ en algo que tengan valor para ti.

Procesar

Procesar consiste precisamente en eso, en convertir un amasijo de datos en información relevante. Cada vez que proceses algo vas a decidir si eso tiene alguna utilidad para ti, si has de hacer algo al respecto o si, simplemente, ha de ir a la papelera.

Procesar es seguramente el proceso más importante de todos los que forman la gestión del tiempo porque da resultados tangibles, pero también requiere prestar atención y tomar decisiones.

La idea es sencilla: nos dirigimos a la bandeja de entrada, cogemos una cosa, sólo una cosa cada vez, y la procesamos. Cada cosa que cojas te llevará como mucho dos minutos procesarla, y una vez cogida nunca debes volver a dejarla en la pila.

Así que toma lo que te encuentres más arriba en la pila, y hazte la siguiente pregunta:

¿Se ha de hacer algo ahora mismo con esto?

Eso es lo primero que deberás preguntarte con cada elemento. Una opción es no hacer nada, y puede ser porque:

• No nos sirve: si no lo quieres para nada, tíralo a la papelera. Si tienes costumbre de guardar todo lo que cae en tus manos te será difícil la primera vez, pero después lo agradecerás. Y no, no vale volver a recuperarlo disimuladamente. Ejemplo: una tarifa de precios del año pasado, una revista de un tema que no te interesa, un ticket de compra que no te sirva.
• Ahora no he de hacer nada, pero sí en el futuro: son cosas que ahora archivaremos pero dentro de un tiempo tendremos que hacer algo. Por ejemplo, un catálogo de viajes que querremos consultar en unos meses, o información sobre unos impuestos que aún no debes liquidar. Lo que haremos será incubarlo, es decir, guardarlo para retomarlo en otro momento gracias a un recordatorio. Puedes apuntarlo en un calendario en una fecha futura (dejando bien claro que es un recordatorio y no una cita firme), o puedes tomar una hoja en blanco, ponerle el título “Algún día/quizá“, y escribir en una línea el recordatorio (como “preparar viaje para las vacaciones”). Más adelante hablaremos de esta lista.
• Es información que me puede hacer falta: creemos que es material de consulta que hemos de conservar porque será útil dentro de un tiempo, cuando quizá hagamos un proyecto que tenemos en mente. Por ejemplo, si en un tiempo hemos de hacer reformas, querremos guardar un catálogo de muebles “por si acaso”, o un libro de “consejos de bricolaje” porque nunca se sabe cuándo nos puede ayudar. Si es así, debemos archivarlo en un sitio de rápido acceso y de forma que podamos encontrarlo fácilmente cuando lo necesitemos (etiquetado, ordenado alfabéticamente, etc.)

Decide por picadillywilson

Y si se ha de hacer algo, ¿qué es?

Si hemos de hacer algo primero hemos de decidir el qué. Esto parece sencillo, pero hemos de enfocarlo de la forma correcta:

• Piensa en el objetivo: ante todo, recuerda que el trabajo no se hace por hacer, sino por conseguir algo. Tú no quieres limpiar tu casa, quieres que esté limpia. No quieres serrar un tronco, quieres tener combustible para el fuego. Ten en mente el resultado final que quieres conseguir. Esto es importante, porque a veces nos empeñamos tanto en hacer cosas que no nos damos cuenta que no nos llevan a nada.
• Piensa en acciones concretas: define exactamente qué hay que hacer. Por ejemplo, si tu coche necesita una revisión, no pienses en la tarea ‘indefinida’ de llevarlo al taller. Piensa cuál es la próxima acción concreta que has de hacer en ese caso, seguramente buscar el número de teléfono del taller, y la próxima acción será llamar para pedir hora.

El momento en el que procesas es el momento de pensar las cosas, para que cuando vayas a hacerlas ya tengas hecho todo el trabajo mental. Es por eso que ahora has de definir tanto lo que tengas que hacer más adelante. Pensar ahora, luego trabajar.

Los proyectos

Puede pasar que para llegar al objetivo necesitemos más de una próxima acción (si queremos arreglar el garaje seguramente tendremos que hacer bastantes acciones). Cuando pasa esto lo que tenemos por delante es un proyecto. Un proyecto es todo aquello que para conseguir un objetivo requiere de varias acciones concretas. Quizá pienses que eso es una  ‘tarea que está dividida en subtareas’, pero aquí cambia un poco el significado (recuerda que nosotros no tenemos tareas, sino próximas acciones bien definidas).

Para cada proyecto, toma una hoja nueva de papel, ponle el título del proyecto (por ejemplo, “ordenar garaje”) y apunta ahí todas las acciones que se te ocurran aunque no las puedas hacer ahora. No es necesario que pongas absolutamente todas las acciones, pon las necesarias para vaciar tu mente de lo que se te ocurra ahora, y asegúrate de que, al menos, te quede una próxima acción que puedas hacer para empezar el proyecto. Ahora toma esa única próxima acción.

Regla de los dos minutos

Ahora ya tenemos una próxima acción (individual o parte de un proyecto). ¿Es una acción corta, que nos va a llevar menos de dos minutos hacerla? Si es así, dejamos de procesar y la hacemos. Con una acción tan corta, nos cuesta más apuntarla en una lista para hacerla en otro momento que quitárnosla de encima ahora. Una vez hecha, pasamos a la siguiente ‘cosa’ de la bandeja de entrada.

Delegar

Si nos encontramos con una acción más larga de dos minutos, hemos de decidir quién la va a hacer. ¿Estamos seguros de que somos la persona más indicada para realizar esa acción? Quizá sea mejor delegarla en otra persona. En ese caso, pasaremos esa acción a quien corresponda. Creamos una nueva lista que titularemos “a la espera” y apuntamos ahí qué acción hemos delegado, a quién y la fecha. Así no olvidaremos todas las tareas que están en manos de otros.

Posponer

Ya tenemos la acción concreta y sabemos que la hemos de hacer nosotros. Como ahora estamos concentrados en procesar, apuntaremos para más tarde la acción. Nos podemos encontrar con dos tipos de acciones:

• Las que se han de hacer en una fecha concreta: por ejemplo, una reunión programada o una cita con el médico. Estas citas las apuntaremos en un calendario. Sólo lo apuntamos en una hora concreta si esa cita tiene hora concreta; si se puede hacer a lo largo de todo el día lo apuntamos (si nuestro calendario lo permite) en ese día pero sin hora.
• Las que no dependen de una fecha: las acciones que se pueden hacer en cualquier momento las apuntaremos en una lista de “próximas acciones“.

Aquí no hemos de confundir una acción con fecha con la organización de las acciones sin fecha. Por ejemplo, yo puedo tener que llamar al banco exactamente el lunes porque se ha de hacer un cobro ese día. En cambio, la compra de la frutería la puedo hacer cualquier día de la semana; en este caso no nos apuntaremos en la agenda comprar en la frutería, aunque creamos que el lunes puede ser un buen día para ello. En su lugar, lo añadiríamos a la lista de próximas acciones

Cuestión de práctica

Parecen muchas reglas para acabar haciendo una lista de tareas próximas acciones, pero con la práctica haremos todos estos pasos casi automáticamente. Además, el hecho de analizar y desglosar tanto lo que debemos hacer nos facilitará que, al hacer cosas, no nos paremos a pensar en qué se tiene que hacer, sino que podremos centrar toda nuestra energía en trabajar.

Recuerda que este mismo proceso debes hacerlo con todas las bandejas de entrada. Por ejemplo, borra todos los e-mails que no te hagan falta o archívalos de forma ordenada si es lo que necesitas; apunta todas las acciones que deriven de los mensajes de tu buzón de voz, etc.

Escrito en Du Tudú » Productividad

Ir al contenido original

– Si te gustó el artículo, deja una marca social (usando el botón “Compártelo” aquí abajo) y enseñaselo al mundo. Todos te lo agradecerán, ¡No lo dudes! –

Procesar las bandejas de entrada

PostIt Art por maerzbow

Ya tenemos en un sólo sitio todas las ‘cosas‘ que teníamos dispersas a nuestro alrededor (en realidad las tenemos concentradas en varios sitios, porque además de la bandeja física tenemos otras bandejas de entrada).

Hasta ahora también has tenido muchas notas en papeles para no olvidar cosas, y han acabado por perderse. ¿Qué va a cambiar esta vez? Lo distinto a partir de ahora es que vas a convertir esas ‘cosas’ en algo que tengan valor para ti.

Procesar

Procesar consiste precisamente en eso, en convertir un amasijo de datos en información relevante. Cada vez que proceses algo vas a decidir si eso tiene alguna utilidad para ti, si has de hacer algo al respecto o si, simplemente, ha de ir a la papelera.

Procesar es seguramente el proceso más importante de todos los que forman la gestión del tiempo porque da resultados tangibles, pero también requiere prestar atención y tomar decisiones.

La idea es sencilla: nos dirigimos a la bandeja de entrada, cogemos una cosa, sólo una cosa cada vez, y la procesamos. Cada cosa que cojas te llevará como mucho dos minutos procesarla, y una vez cogida nunca debes volver a dejarla en la pila.

Así que toma lo que te encuentres más arriba en la pila, y hazte la siguiente pregunta:

¿Se ha de hacer algo ahora mismo con esto?

Eso es lo primero que deberás preguntarte con cada elemento. Una opción es no hacer nada, y puede ser porque:

• No nos sirve: si no lo quieres para nada, tíralo a la papelera. Si tienes costumbre de guardar todo lo que cae en tus manos te será difícil la primera vez, pero después lo agradecerás. Y no, no vale volver a recuperarlo disimuladamente. Ejemplo: una tarifa de precios del año pasado, una revista de un tema que no te interesa, un ticket de compra que no te sirva.
• Ahora no he de hacer nada, pero sí en el futuro: son cosas que ahora archivaremos pero dentro de un tiempo tendremos que hacer algo. Por ejemplo, un catálogo de viajes que querremos consultar en unos meses, o información sobre unos impuestos que aún no debes liquidar. Lo que haremos será incubarlo, es decir, guardarlo para retomarlo en otro momento gracias a un recordatorio. Puedes apuntarlo en un calendario en una fecha futura (dejando bien claro que es un recordatorio y no una cita firme), o puedes tomar una hoja en blanco, ponerle el título “Algún día/quizá“, y escribir en una línea el recordatorio (como “preparar viaje para las vacaciones”). Más adelante hablaremos de esta lista.
• Es información que me puede hacer falta: creemos que es material de consulta que hemos de conservar porque será útil dentro de un tiempo, cuando quizá hagamos un proyecto que tenemos en mente. Por ejemplo, si en un tiempo hemos de hacer reformas, querremos guardar un catálogo de muebles “por si acaso”, o un libro de “consejos de bricolaje” porque nunca se sabe cuándo nos puede ayudar. Si es así, debemos archivarlo en un sitio de rápido acceso y de forma que podamos encontrarlo fácilmente cuando lo necesitemos (etiquetado, ordenado alfabéticamente, etc.)

Decide por picadillywilson

Y si se ha de hacer algo, ¿qué es?

Si hemos de hacer algo primero hemos de decidir el qué. Esto parece sencillo, pero hemos de enfocarlo de la forma correcta:

• Piensa en el objetivo: ante todo, recuerda que el trabajo no se hace por hacer, sino por conseguir algo. Tú no quieres limpiar tu casa, quieres que esté limpia. No quieres serrar un tronco, quieres tener combustible para el fuego. Ten en mente el resultado final que quieres conseguir. Esto es importante, porque a veces nos empeñamos tanto en hacer cosas que no nos damos cuenta que no nos llevan a nada.
• Piensa en acciones concretas: define exactamente qué hay que hacer. Por ejemplo, si tu coche necesita una revisión, no pienses en la tarea ‘indefinida’ de llevarlo al taller. Piensa cuál es la próxima acción concreta que has de hacer en ese caso, seguramente buscar el número de teléfono del taller, y la próxima acción será llamar para pedir hora.

El momento en el que procesas es el momento de pensar las cosas, para que cuando vayas a hacerlas ya tengas hecho todo el trabajo mental. Es por eso que ahora has de definir tanto lo que tengas que hacer más adelante. Pensar ahora, luego trabajar.

Los proyectos

Puede pasar que para llegar al objetivo necesitemos más de una próxima acción (si queremos arreglar el garaje seguramente tendremos que hacer bastantes acciones). Cuando pasa esto lo que tenemos por delante es un proyecto. Un proyecto es todo aquello que para conseguir un objetivo requiere de varias acciones concretas. Quizá pienses que eso es una  ‘tarea que está dividida en subtareas’, pero aquí cambia un poco el significado (recuerda que nosotros no tenemos tareas, sino próximas acciones bien definidas).

Para cada proyecto, toma una hoja nueva de papel, ponle el título del proyecto (por ejemplo, “ordenar garaje”) y apunta ahí todas las acciones que se te ocurran aunque no las puedas hacer ahora. No es necesario que pongas absolutamente todas las acciones, pon las necesarias para vaciar tu mente de lo que se te ocurra ahora, y asegúrate de que, al menos, te quede una próxima acción que puedas hacer para empezar el proyecto. Ahora toma esa única próxima acción.

Regla de los dos minutos

Ahora ya tenemos una próxima acción (individual o parte de un proyecto). ¿Es una acción corta, que nos va a llevar menos de dos minutos hacerla? Si es así, dejamos de procesar y la hacemos. Con una acción tan corta, nos cuesta más apuntarla en una lista para hacerla en otro momento que quitárnosla de encima ahora. Una vez hecha, pasamos a la siguiente ‘cosa’ de la bandeja de entrada.

Delegar

Si nos encontramos con una acción más larga de dos minutos, hemos de decidir quién la va a hacer. ¿Estamos seguros de que somos la persona más indicada para realizar esa acción? Quizá sea mejor delegarla en otra persona. En ese caso, pasaremos esa acción a quien corresponda. Creamos una nueva lista que titularemos “a la espera” y apuntamos ahí qué acción hemos delegado, a quién y la fecha. Así no olvidaremos todas las tareas que están en manos de otros.

Posponer

Ya tenemos la acción concreta y sabemos que la hemos de hacer nosotros. Como ahora estamos concentrados en procesar, apuntaremos para más tarde la acción. Nos podemos encontrar con dos tipos de acciones:

• Las que se han de hacer en una fecha concreta: por ejemplo, una reunión programada o una cita con el médico. Estas citas las apuntaremos en un calendario. Sólo lo apuntamos en una hora concreta si esa cita tiene hora concreta; si se puede hacer a lo largo de todo el día lo apuntamos (si nuestro calendario lo permite) en ese día pero sin hora.
• Las que no dependen de una fecha: las acciones que se pueden hacer en cualquier momento las apuntaremos en una lista de “próximas acciones“.

Aquí no hemos de confundir una acción con fecha con la organización de las acciones sin fecha. Por ejemplo, yo puedo tener que llamar al banco exactamente el lunes porque se ha de hacer un cobro ese día. En cambio, la compra de la frutería la puedo hacer cualquier día de la semana; en este caso no nos apuntaremos en la agenda comprar en la frutería, aunque creamos que el lunes puede ser un buen día para ello. En su lugar, lo añadiríamos a la lista de próximas acciones

Cuestión de práctica

Parecen muchas reglas para acabar haciendo una lista de tareas próximas acciones, pero con la práctica haremos todos estos pasos casi automáticamente. Además, el hecho de analizar y desglosar tanto lo que debemos hacer nos facilitará que, al hacer cosas, no nos paremos a pensar en qué se tiene que hacer, sino que podremos centrar toda nuestra energía en trabajar.

Recuerda que este mismo proceso debes hacerlo con todas las bandejas de entrada. Por ejemplo, borra todos los e-mails que no te hagan falta o archívalos de forma ordenada si es lo que necesitas; apunta todas las acciones que deriven de los mensajes de tu buzón de voz, etc.

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