Procesar las bandejas de entrada

PostIt Art por maerzbow

Ya tenemos en un sólo sitio todas las ‘cosas‘ que teníamos dispersas a nuestro alrededor (en realidad las tenemos concentradas en varios sitios, porque además de la bandeja física tenemos otras bandejas de entrada).

Hasta ahora también has tenido muchas notas en papeles para no olvidar cosas, y han acabado por perderse. ¿Qué va a cambiar esta vez? Lo distinto a partir de ahora es que vas a convertir esas ‘cosas’ en algo que tengan valor para ti.

Procesar

Procesar consiste precisamente en eso, en convertir un amasijo de datos en información relevante. Cada vez que proceses algo vas a decidir si eso tiene alguna utilidad para ti, si has de hacer algo al respecto o si, simplemente, ha de ir a la papelera.

Procesar es seguramente el proceso más importante de todos los que forman la gestión del tiempo porque da resultados tangibles, pero también requiere prestar atención y tomar decisiones.

La idea es sencilla: nos dirigimos a la bandeja de entrada, cogemos una cosa, sólo una cosa cada vez, y la procesamos. Cada cosa que cojas te llevará como mucho dos minutos procesarla, y una vez cogida nunca debes volver a dejarla en la pila.

Así que toma lo que te encuentres más arriba en la pila, y hazte la siguiente pregunta:

¿Se ha de hacer algo ahora mismo con esto?

Eso es lo primero que deberás preguntarte con cada elemento. Una opción es no hacer nada, y puede ser porque:

• No nos sirve: si no lo quieres para nada, tíralo a la papelera. Si tienes costumbre de guardar todo lo que cae en tus manos te será difícil la primera vez, pero después lo agradecerás. Y no, no vale volver a recuperarlo disimuladamente. Ejemplo: una tarifa de precios del año pasado, una revista de un tema que no te interesa, un ticket de compra que no te sirva.
• Ahora no he de hacer nada, pero sí en el futuro: son cosas que ahora archivaremos pero dentro de un tiempo tendremos que hacer algo. Por ejemplo, un catálogo de viajes que querremos consultar en unos meses, o información sobre unos impuestos que aún no debes liquidar. Lo que haremos será incubarlo, es decir, guardarlo para retomarlo en otro momento gracias a un recordatorio. Puedes apuntarlo en un calendario en una fecha futura (dejando bien claro que es un recordatorio y no una cita firme), o puedes tomar una hoja en blanco, ponerle el título “Algún día/quizá“, y escribir en una línea el recordatorio (como “preparar viaje para las vacaciones”). Más adelante hablaremos de esta lista.
• Es información que me puede hacer falta: creemos que es material de consulta que hemos de conservar porque será útil dentro de un tiempo, cuando quizá hagamos un proyecto que tenemos en mente. Por ejemplo, si en un tiempo hemos de hacer reformas, querremos guardar un catálogo de muebles “por si acaso”, o un libro de “consejos de bricolaje” porque nunca se sabe cuándo nos puede ayudar. Si es así, debemos archivarlo en un sitio de rápido acceso y de forma que podamos encontrarlo fácilmente cuando lo necesitemos (etiquetado, ordenado alfabéticamente, etc.)

Decide por picadillywilson

Y si se ha de hacer algo, ¿qué es?

Si hemos de hacer algo primero hemos de decidir el qué. Esto parece sencillo, pero hemos de enfocarlo de la forma correcta:

• Piensa en el objetivo: ante todo, recuerda que el trabajo no se hace por hacer, sino por conseguir algo. Tú no quieres limpiar tu casa, quieres que esté limpia. No quieres serrar un tronco, quieres tener combustible para el fuego. Ten en mente el resultado final que quieres conseguir. Esto es importante, porque a veces nos empeñamos tanto en hacer cosas que no nos damos cuenta que no nos llevan a nada.
• Piensa en acciones concretas: define exactamente qué hay que hacer. Por ejemplo, si tu coche necesita una revisión, no pienses en la tarea ‘indefinida’ de llevarlo al taller. Piensa cuál es la próxima acción concreta que has de hacer en ese caso, seguramente buscar el número de teléfono del taller, y la próxima acción será llamar para pedir hora.

El momento en el que procesas es el momento de pensar las cosas, para que cuando vayas a hacerlas ya tengas hecho todo el trabajo mental. Es por eso que ahora has de definir tanto lo que tengas que hacer más adelante. Pensar ahora, luego trabajar.

Los proyectos

Puede pasar que para llegar al objetivo necesitemos más de una próxima acción (si queremos arreglar el garaje seguramente tendremos que hacer bastantes acciones). Cuando pasa esto lo que tenemos por delante es un proyecto. Un proyecto es todo aquello que para conseguir un objetivo requiere de varias acciones concretas. Quizá pienses que eso es una  ‘tarea que está dividida en subtareas’, pero aquí cambia un poco el significado (recuerda que nosotros no tenemos tareas, sino próximas acciones bien definidas).

Para cada proyecto, toma una hoja nueva de papel, ponle el título del proyecto (por ejemplo, “ordenar garaje”) y apunta ahí todas las acciones que se te ocurran aunque no las puedas hacer ahora. No es necesario que pongas absolutamente todas las acciones, pon las necesarias para vaciar tu mente de lo que se te ocurra ahora, y asegúrate de que, al menos, te quede una próxima acción que puedas hacer para empezar el proyecto. Ahora toma esa única próxima acción.

Regla de los dos minutos

Ahora ya tenemos una próxima acción (individual o parte de un proyecto). ¿Es una acción corta, que nos va a llevar menos de dos minutos hacerla? Si es así, dejamos de procesar y la hacemos. Con una acción tan corta, nos cuesta más apuntarla en una lista para hacerla en otro momento que quitárnosla de encima ahora. Una vez hecha, pasamos a la siguiente ‘cosa’ de la bandeja de entrada.

Delegar

Si nos encontramos con una acción más larga de dos minutos, hemos de decidir quién la va a hacer. ¿Estamos seguros de que somos la persona más indicada para realizar esa acción? Quizá sea mejor delegarla en otra persona. En ese caso, pasaremos esa acción a quien corresponda. Creamos una nueva lista que titularemos “a la espera” y apuntamos ahí qué acción hemos delegado, a quién y la fecha. Así no olvidaremos todas las tareas que están en manos de otros.

Posponer

Ya tenemos la acción concreta y sabemos que la hemos de hacer nosotros. Como ahora estamos concentrados en procesar, apuntaremos para más tarde la acción. Nos podemos encontrar con dos tipos de acciones:

• Las que se han de hacer en una fecha concreta: por ejemplo, una reunión programada o una cita con el médico. Estas citas las apuntaremos en un calendario. Sólo lo apuntamos en una hora concreta si esa cita tiene hora concreta; si se puede hacer a lo largo de todo el día lo apuntamos (si nuestro calendario lo permite) en ese día pero sin hora.
• Las que no dependen de una fecha: las acciones que se pueden hacer en cualquier momento las apuntaremos en una lista de “próximas acciones“.

Aquí no hemos de confundir una acción con fecha con la organización de las acciones sin fecha. Por ejemplo, yo puedo tener que llamar al banco exactamente el lunes porque se ha de hacer un cobro ese día. En cambio, la compra de la frutería la puedo hacer cualquier día de la semana; en este caso no nos apuntaremos en la agenda comprar en la frutería, aunque creamos que el lunes puede ser un buen día para ello. En su lugar, lo añadiríamos a la lista de próximas acciones

Cuestión de práctica

Parecen muchas reglas para acabar haciendo una lista de tareas próximas acciones, pero con la práctica haremos todos estos pasos casi automáticamente. Además, el hecho de analizar y desglosar tanto lo que debemos hacer nos facilitará que, al hacer cosas, no nos paremos a pensar en qué se tiene que hacer, sino que podremos centrar toda nuestra energía en trabajar.

Recuerda que este mismo proceso debes hacerlo con todas las bandejas de entrada. Por ejemplo, borra todos los e-mails que no te hagan falta o archívalos de forma ordenada si es lo que necesitas; apunta todas las acciones que deriven de los mensajes de tu buzón de voz, etc.

Escrito en Du Tudú » Productividad

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Procesar las bandejas de entrada

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Ya tenemos en un sólo sitio todas las ‘cosas‘ que teníamos dispersas a nuestro alrededor (en realidad las tenemos concentradas en varios sitios, porque además de la bandeja física tenemos otras bandejas de entrada).

Hasta ahora también has tenido muchas notas en papeles para no olvidar cosas, y han acabado por perderse. ¿Qué va a cambiar esta vez? Lo distinto a partir de ahora es que vas a convertir esas ‘cosas’ en algo que tengan valor para ti.

Procesar

Procesar consiste precisamente en eso, en convertir un amasijo de datos en información relevante. Cada vez que proceses algo vas a decidir si eso tiene alguna utilidad para ti, si has de hacer algo al respecto o si, simplemente, ha de ir a la papelera.

Procesar es seguramente el proceso más importante de todos los que forman la gestión del tiempo porque da resultados tangibles, pero también requiere prestar atención y tomar decisiones.

La idea es sencilla: nos dirigimos a la bandeja de entrada, cogemos una cosa, sólo una cosa cada vez, y la procesamos. Cada cosa que cojas te llevará como mucho dos minutos procesarla, y una vez cogida nunca debes volver a dejarla en la pila.

Así que toma lo que te encuentres más arriba en la pila, y hazte la siguiente pregunta:

¿Se ha de hacer algo ahora mismo con esto?

Eso es lo primero que deberás preguntarte con cada elemento. Una opción es no hacer nada, y puede ser porque:

• No nos sirve: si no lo quieres para nada, tíralo a la papelera. Si tienes costumbre de guardar todo lo que cae en tus manos te será difícil la primera vez, pero después lo agradecerás. Y no, no vale volver a recuperarlo disimuladamente. Ejemplo: una tarifa de precios del año pasado, una revista de un tema que no te interesa, un ticket de compra que no te sirva.
• Ahora no he de hacer nada, pero sí en el futuro: son cosas que ahora archivaremos pero dentro de un tiempo tendremos que hacer algo. Por ejemplo, un catálogo de viajes que querremos consultar en unos meses, o información sobre unos impuestos que aún no debes liquidar. Lo que haremos será incubarlo, es decir, guardarlo para retomarlo en otro momento gracias a un recordatorio. Puedes apuntarlo en un calendario en una fecha futura (dejando bien claro que es un recordatorio y no una cita firme), o puedes tomar una hoja en blanco, ponerle el título “Algún día/quizá“, y escribir en una línea el recordatorio (como “preparar viaje para las vacaciones”). Más adelante hablaremos de esta lista.
• Es información que me puede hacer falta: creemos que es material de consulta que hemos de conservar porque será útil dentro de un tiempo, cuando quizá hagamos un proyecto que tenemos en mente. Por ejemplo, si en un tiempo hemos de hacer reformas, querremos guardar un catálogo de muebles “por si acaso”, o un libro de “consejos de bricolaje” porque nunca se sabe cuándo nos puede ayudar. Si es así, debemos archivarlo en un sitio de rápido acceso y de forma que podamos encontrarlo fácilmente cuando lo necesitemos (etiquetado, ordenado alfabéticamente, etc.)

Decide por picadillywilson

Y si se ha de hacer algo, ¿qué es?

Si hemos de hacer algo primero hemos de decidir el qué. Esto parece sencillo, pero hemos de enfocarlo de la forma correcta:

• Piensa en el objetivo: ante todo, recuerda que el trabajo no se hace por hacer, sino por conseguir algo. Tú no quieres limpiar tu casa, quieres que esté limpia. No quieres serrar un tronco, quieres tener combustible para el fuego. Ten en mente el resultado final que quieres conseguir. Esto es importante, porque a veces nos empeñamos tanto en hacer cosas que no nos damos cuenta que no nos llevan a nada.
• Piensa en acciones concretas: define exactamente qué hay que hacer. Por ejemplo, si tu coche necesita una revisión, no pienses en la tarea ‘indefinida’ de llevarlo al taller. Piensa cuál es la próxima acción concreta que has de hacer en ese caso, seguramente buscar el número de teléfono del taller, y la próxima acción será llamar para pedir hora.

El momento en el que procesas es el momento de pensar las cosas, para que cuando vayas a hacerlas ya tengas hecho todo el trabajo mental. Es por eso que ahora has de definir tanto lo que tengas que hacer más adelante. Pensar ahora, luego trabajar.

Los proyectos

Puede pasar que para llegar al objetivo necesitemos más de una próxima acción (si queremos arreglar el garaje seguramente tendremos que hacer bastantes acciones). Cuando pasa esto lo que tenemos por delante es un proyecto. Un proyecto es todo aquello que para conseguir un objetivo requiere de varias acciones concretas. Quizá pienses que eso es una  ‘tarea que está dividida en subtareas’, pero aquí cambia un poco el significado (recuerda que nosotros no tenemos tareas, sino próximas acciones bien definidas).

Para cada proyecto, toma una hoja nueva de papel, ponle el título del proyecto (por ejemplo, “ordenar garaje”) y apunta ahí todas las acciones que se te ocurran aunque no las puedas hacer ahora. No es necesario que pongas absolutamente todas las acciones, pon las necesarias para vaciar tu mente de lo que se te ocurra ahora, y asegúrate de que, al menos, te quede una próxima acción que puedas hacer para empezar el proyecto. Ahora toma esa única próxima acción.

Regla de los dos minutos

Ahora ya tenemos una próxima acción (individual o parte de un proyecto). ¿Es una acción corta, que nos va a llevar menos de dos minutos hacerla? Si es así, dejamos de procesar y la hacemos. Con una acción tan corta, nos cuesta más apuntarla en una lista para hacerla en otro momento que quitárnosla de encima ahora. Una vez hecha, pasamos a la siguiente ‘cosa’ de la bandeja de entrada.

Delegar

Si nos encontramos con una acción más larga de dos minutos, hemos de decidir quién la va a hacer. ¿Estamos seguros de que somos la persona más indicada para realizar esa acción? Quizá sea mejor delegarla en otra persona. En ese caso, pasaremos esa acción a quien corresponda. Creamos una nueva lista que titularemos “a la espera” y apuntamos ahí qué acción hemos delegado, a quién y la fecha. Así no olvidaremos todas las tareas que están en manos de otros.

Posponer

Ya tenemos la acción concreta y sabemos que la hemos de hacer nosotros. Como ahora estamos concentrados en procesar, apuntaremos para más tarde la acción. Nos podemos encontrar con dos tipos de acciones:

• Las que se han de hacer en una fecha concreta: por ejemplo, una reunión programada o una cita con el médico. Estas citas las apuntaremos en un calendario. Sólo lo apuntamos en una hora concreta si esa cita tiene hora concreta; si se puede hacer a lo largo de todo el día lo apuntamos (si nuestro calendario lo permite) en ese día pero sin hora.
• Las que no dependen de una fecha: las acciones que se pueden hacer en cualquier momento las apuntaremos en una lista de “próximas acciones“.

Aquí no hemos de confundir una acción con fecha con la organización de las acciones sin fecha. Por ejemplo, yo puedo tener que llamar al banco exactamente el lunes porque se ha de hacer un cobro ese día. En cambio, la compra de la frutería la puedo hacer cualquier día de la semana; en este caso no nos apuntaremos en la agenda comprar en la frutería, aunque creamos que el lunes puede ser un buen día para ello. En su lugar, lo añadiríamos a la lista de próximas acciones

Cuestión de práctica

Parecen muchas reglas para acabar haciendo una lista de tareas próximas acciones, pero con la práctica haremos todos estos pasos casi automáticamente. Además, el hecho de analizar y desglosar tanto lo que debemos hacer nos facilitará que, al hacer cosas, no nos paremos a pensar en qué se tiene que hacer, sino que podremos centrar toda nuestra energía en trabajar.

Recuerda que este mismo proceso debes hacerlo con todas las bandejas de entrada. Por ejemplo, borra todos los e-mails que no te hagan falta o archívalos de forma ordenada si es lo que necesitas; apunta todas las acciones que deriven de los mensajes de tu buzón de voz, etc.

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Se breve: Redacta tus e-mails en 5 frases

Ayer estuve navegando los archivos del blog de Guy Kawasaki (como estoy trabajando con Proyecto X, últimamente intento leer todo que puedo sobre start-ups y buenas prácticas a la hora de arrancar proyectos. Su libro – The Art of the Start fue clave para que yo entendiera dos o tres cosas sobre emprendimiento digital.)

Como decía, en su blog me encontré con esta entrada dónde uno de los puntos explica (para Kawasaki) la importancia de saber redactar e-mails de 5 frases. Kawasaki dice:

El idea es que la longitud óptima para un email es de cinco frases. Todo lo que deberías hacer es explicar quién eres, qué quieres, porqué lo deberías conseguir y para cuándo.

A mí me parece que tiene razón, muchos mails pueden ser tratados en cinco frases. Pensando en todos los mails que he escrito que podrían haber sido reducidos a cinco frases me da un poco de rabia…

¿Crees que Kawasaki tiene razón y que la mayoría de los emails que escribimos pueden ser reducidos a 5 frases?

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Escrito en Hábitos Vitales

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Hasta ahora también has tenido muchas notas en papeles para no olvidar cosas, y han acabado por perderse. ¿Qué va a cambiar esta vez? Lo distinto a partir de ahora es que vas a convertir esas ‘cosas’ en algo que tengan valor para ti.

Procesar

Procesar consiste precisamente en eso, en convertir un amasijo de datos en información relevante. Cada vez que proceses algo vas a decidir si eso tiene alguna utilidad para ti, si has de hacer algo al respecto o si, simplemente, ha de ir a la papelera.

Procesar es seguramente el proceso más importante de todos los que forman la gestión del tiempo porque da resultados tangibles, pero también requiere prestar atención y tomar decisiones.

La idea es sencilla: nos dirigimos a la bandeja de entrada, cogemos una cosa, sólo una cosa cada vez, y la procesamos. Cada cosa que cojas te llevará como mucho dos minutos procesarla, y una vez cogida nunca debes volver a dejarla en la pila.

Así que toma lo que te encuentres más arriba en la pila, y hazte la siguiente pregunta:

¿Se ha de hacer algo ahora mismo con esto?

Eso es lo primero que deberás preguntarte con cada elemento. Una opción es no hacer nada, y puede ser porque:

• No nos sirve: si no lo quieres para nada, tíralo a la papelera. Si tienes costumbre de guardar todo lo que cae en tus manos te será difícil la primera vez, pero después lo agradecerás. Y no, no vale volver a recuperarlo disimuladamente. Ejemplo: una tarifa de precios del año pasado, una revista de un tema que no te interesa, un ticket de compra que no te sirva.
• Ahora no he de hacer nada, pero sí en el futuro: son cosas que ahora archivaremos pero dentro de un tiempo tendremos que hacer algo. Por ejemplo, un catálogo de viajes que querremos consultar en unos meses, o información sobre unos impuestos que aún no debes liquidar. Lo que haremos será incubarlo, es decir, guardarlo para retomarlo en otro momento gracias a un recordatorio. Puedes apuntarlo en un calendario en una fecha futura (dejando bien claro que es un recordatorio y no una cita firme), o puedes tomar una hoja en blanco, ponerle el título “Algún día/quizá“, y escribir en una línea el recordatorio (como “preparar viaje para las vacaciones”). Más adelante hablaremos de esta lista.
• Es información que me puede hacer falta: creemos que es material de consulta que hemos de conservar porque será útil dentro de un tiempo, cuando quizá hagamos un proyecto que tenemos en mente. Por ejemplo, si en un tiempo hemos de hacer reformas, querremos guardar un catálogo de muebles “por si acaso”, o un libro de “consejos de bricolaje” porque nunca se sabe cuándo nos puede ayudar. Si es así, debemos archivarlo en un sitio de rápido acceso y de forma que podamos encontrarlo fácilmente cuando lo necesitemos (etiquetado, ordenado alfabéticamente, etc.)

Decide por picadillywilson

Y si se ha de hacer algo, ¿qué es?

Si hemos de hacer algo primero hemos de decidir el qué. Esto parece sencillo, pero hemos de enfocarlo de la forma correcta:

• Piensa en el objetivo: ante todo, recuerda que el trabajo no se hace por hacer, sino por conseguir algo. Tú no quieres limpiar tu casa, quieres que esté limpia. No quieres serrar un tronco, quieres tener combustible para el fuego. Ten en mente el resultado final que quieres conseguir. Esto es importante, porque a veces nos empeñamos tanto en hacer cosas que no nos damos cuenta que no nos llevan a nada.
• Piensa en acciones concretas: define exactamente qué hay que hacer. Por ejemplo, si tu coche necesita una revisión, no pienses en la tarea ‘indefinida’ de llevarlo al taller. Piensa cuál es la próxima acción concreta que has de hacer en ese caso, seguramente buscar el número de teléfono del taller, y la próxima acción será llamar para pedir hora.

El momento en el que procesas es el momento de pensar las cosas, para que cuando vayas a hacerlas ya tengas hecho todo el trabajo mental. Es por eso que ahora has de definir tanto lo que tengas que hacer más adelante. Pensar ahora, luego trabajar.

Los proyectos

Puede pasar que para llegar al objetivo necesitemos más de una próxima acción (si queremos arreglar el garaje seguramente tendremos que hacer bastantes acciones). Cuando pasa esto lo que tenemos por delante es un proyecto. Un proyecto es todo aquello que para conseguir un objetivo requiere de varias acciones concretas. Quizá pienses que eso es una  ‘tarea que está dividida en subtareas’, pero aquí cambia un poco el significado (recuerda que nosotros no tenemos tareas, sino próximas acciones bien definidas).

Para cada proyecto, toma una hoja nueva de papel, ponle el título del proyecto (por ejemplo, “ordenar garaje”) y apunta ahí todas las acciones que se te ocurran aunque no las puedas hacer ahora. No es necesario que pongas absolutamente todas las acciones, pon las necesarias para vaciar tu mente de lo que se te ocurra ahora, y asegúrate de que, al menos, te quede una próxima acción que puedas hacer para empezar el proyecto. Ahora toma esa única próxima acción.

Regla de los dos minutos

Ahora ya tenemos una próxima acción (individual o parte de un proyecto). ¿Es una acción corta, que nos va a llevar menos de dos minutos hacerla? Si es así, dejamos de procesar y la hacemos. Con una acción tan corta, nos cuesta más apuntarla en una lista para hacerla en otro momento que quitárnosla de encima ahora. Una vez hecha, pasamos a la siguiente ‘cosa’ de la bandeja de entrada.

Delegar

Si nos encontramos con una acción más larga de dos minutos, hemos de decidir quién la va a hacer. ¿Estamos seguros de que somos la persona más indicada para realizar esa acción? Quizá sea mejor delegarla en otra persona. En ese caso, pasaremos esa acción a quien corresponda. Creamos una nueva lista que titularemos “a la espera” y apuntamos ahí qué acción hemos delegado, a quién y la fecha. Así no olvidaremos todas las tareas que están en manos de otros.

Posponer

Ya tenemos la acción concreta y sabemos que la hemos de hacer nosotros. Como ahora estamos concentrados en procesar, apuntaremos para más tarde la acción. Nos podemos encontrar con dos tipos de acciones:

• Las que se han de hacer en una fecha concreta: por ejemplo, una reunión programada o una cita con el médico. Estas citas las apuntaremos en un calendario. Sólo lo apuntamos en una hora concreta si esa cita tiene hora concreta; si se puede hacer a lo largo de todo el día lo apuntamos (si nuestro calendario lo permite) en ese día pero sin hora.
• Las que no dependen de una fecha: las acciones que se pueden hacer en cualquier momento las apuntaremos en una lista de “próximas acciones“.

Aquí no hemos de confundir una acción con fecha con la organización de las acciones sin fecha. Por ejemplo, yo puedo tener que llamar al banco exactamente el lunes porque se ha de hacer un cobro ese día. En cambio, la compra de la frutería la puedo hacer cualquier día de la semana; en este caso no nos apuntaremos en la agenda comprar en la frutería, aunque creamos que el lunes puede ser un buen día para ello. En su lugar, lo añadiríamos a la lista de próximas acciones

Cuestión de práctica

Parecen muchas reglas para acabar haciendo una lista de tareas próximas acciones, pero con la práctica haremos todos estos pasos casi automáticamente. Además, el hecho de analizar y desglosar tanto lo que debemos hacer nos facilitará que, al hacer cosas, no nos paremos a pensar en qué se tiene que hacer, sino que podremos centrar toda nuestra energía en trabajar.

Recuerda que este mismo proceso debes hacerlo con todas las bandejas de entrada. Por ejemplo, borra todos los e-mails que no te hagan falta o archívalos de forma ordenada si es lo que necesitas; apunta todas las acciones que deriven de los mensajes de tu buzón de voz, etc.

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Tres hábitos claves para ser más productivo

El antepasado de cada acción es un pensamiento — Ralph Waldo Emerson

Entre todas las actividades, herramientas y programas que existen para maximizar nuestra productividad y definir bien nuestro trabajo, existe tres hábitos que en mi opinión son claves. La cuestión es que estas cosas no se hacen reales de un día al otro, requieren entrenamiento y disciplina para que se establezcan en tu vida como hábitos vitales.

Estos tres hábitos requiere que:

1. Tomas decisiones sobre qué vas a hacer con “cosas” y defines las próximas acciones necesarias para hacerlo.
El punto es que las cosas son estáticas hasta que has decidido su resultado y el próximo paso para su realización. Seamos sinceros, los listados y buzones de entradas de email muchas veces nos repugnan y no suelen ser muy atractivos. Todo eso cambia una vez que sabes cuál es tu intención y si el próximo paso es un e-mail, una llamada et c

2. Es de suma importancia que los resultados deseados y los próximos pasos estén apuntados para que tu mente deje de pensar en ellos. Si logras sacar tus ideas de tu mente a un papel evitas el riesgo de imponerte estrés innecesaria porque lo que tu mente realmente quiere hacer es dedicarse a todas las cosas a la vez. Y practicar la multitarea no es muy recomendable.

3. Igual de importante es hacer un seguimiento de tus recordatorios. Si no miras tus recordatorios cuando estás online, puede que pierdas una oportunidad de mover el proyecto hacia adelante.
Lo importante con este tercer hábito es que empieces trabajar en contextos y proceses tus tareas por lotes. Cuando estás llamando por teléfono haz todas las llamadas que tienes en tu listado to-do (o por lo menos cinco), los mismo aplica a e-mails, procesar correo “tradicional” etc.

3. Si eres un trabajador de conocimiento, knowledge worker en inglés, (lo cuál la mayoría ya somos) para mí estas son las habilidades claves para llegar a tener un nivél alto de productividad.

¿Que cosas ocupan espacio en tu mente ahora mismo? ¿Cual sería la próxima acción y en que contexto debería pasar?

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Ya tenemos en un sólo sitio todas las ‘cosas‘ que teníamos dispersas a nuestro alrededor (en realidad las tenemos concentradas en varios sitios, porque además de la bandeja física tenemos otras bandejas de entrada).

Hasta ahora también has tenido muchas notas en papeles para no olvidar cosas, y han acabado por perderse. ¿Qué va a cambiar esta vez? Lo distinto a partir de ahora es que vas a convertir esas ‘cosas’ en algo que tengan valor para ti.

Procesar

Procesar consiste precisamente en eso, en convertir un amasijo de datos en información relevante. Cada vez que proceses algo vas a decidir si eso tiene alguna utilidad para ti, si has de hacer algo al respecto o si, simplemente, ha de ir a la papelera.

Procesar es seguramente el proceso más importante de todos los que forman la gestión del tiempo porque da resultados tangibles, pero también requiere prestar atención y tomar decisiones.

La idea es sencilla: nos dirigimos a la bandeja de entrada, cogemos una cosa, sólo una cosa cada vez, y la procesamos. Cada cosa que cojas te llevará como mucho dos minutos procesarla, y una vez cogida nunca debes volver a dejarla en la pila.

Así que toma lo que te encuentres más arriba en la pila, y hazte la siguiente pregunta:

¿Se ha de hacer algo ahora mismo con esto?

Eso es lo primero que deberás preguntarte con cada elemento. Una opción es no hacer nada, y puede ser porque:

• No nos sirve: si no lo quieres para nada, tíralo a la papelera. Si tienes costumbre de guardar todo lo que cae en tus manos te será difícil la primera vez, pero después lo agradecerás. Y no, no vale volver a recuperarlo disimuladamente. Ejemplo: una tarifa de precios del año pasado, una revista de un tema que no te interesa, un ticket de compra que no te sirva.
• Ahora no he de hacer nada, pero sí en el futuro: son cosas que ahora archivaremos pero dentro de un tiempo tendremos que hacer algo. Por ejemplo, un catálogo de viajes que querremos consultar en unos meses, o información sobre unos impuestos que aún no debes liquidar. Lo que haremos será incubarlo, es decir, guardarlo para retomarlo en otro momento gracias a un recordatorio. Puedes apuntarlo en un calendario en una fecha futura (dejando bien claro que es un recordatorio y no una cita firme), o puedes tomar una hoja en blanco, ponerle el título “Algún día/quizá“, y escribir en una línea el recordatorio (como “preparar viaje para las vacaciones”). Más adelante hablaremos de esta lista.
• Es información que me puede hacer falta: creemos que es material de consulta que hemos de conservar porque será útil dentro de un tiempo, cuando quizá hagamos un proyecto que tenemos en mente. Por ejemplo, si en un tiempo hemos de hacer reformas, querremos guardar un catálogo de muebles “por si acaso”, o un libro de “consejos de bricolaje” porque nunca se sabe cuándo nos puede ayudar. Si es así, debemos archivarlo en un sitio de rápido acceso y de forma que podamos encontrarlo fácilmente cuando lo necesitemos (etiquetado, ordenado alfabéticamente, etc.)

Decide por picadillywilson

Y si se ha de hacer algo, ¿qué es?

Si hemos de hacer algo primero hemos de decidir el qué. Esto parece sencillo, pero hemos de enfocarlo de la forma correcta:

• Piensa en el objetivo: ante todo, recuerda que el trabajo no se hace por hacer, sino por conseguir algo. Tú no quieres limpiar tu casa, quieres que esté limpia. No quieres serrar un tronco, quieres tener combustible para el fuego. Ten en mente el resultado final que quieres conseguir. Esto es importante, porque a veces nos empeñamos tanto en hacer cosas que no nos damos cuenta que no nos llevan a nada.
• Piensa en acciones concretas: define exactamente qué hay que hacer. Por ejemplo, si tu coche necesita una revisión, no pienses en la tarea ‘indefinida’ de llevarlo al taller. Piensa cuál es la próxima acción concreta que has de hacer en ese caso, seguramente buscar el número de teléfono del taller, y la próxima acción será llamar para pedir hora.

El momento en el que procesas es el momento de pensar las cosas, para que cuando vayas a hacerlas ya tengas hecho todo el trabajo mental. Es por eso que ahora has de definir tanto lo que tengas que hacer más adelante. Pensar ahora, luego trabajar.

Los proyectos

Puede pasar que para llegar al objetivo necesitemos más de una próxima acción (si queremos arreglar el garaje seguramente tendremos que hacer bastantes acciones). Cuando pasa esto lo que tenemos por delante es un proyecto. Un proyecto es todo aquello que para conseguir un objetivo requiere de varias acciones concretas. Quizá pienses que eso es una  ‘tarea que está dividida en subtareas’, pero aquí cambia un poco el significado (recuerda que nosotros no tenemos tareas, sino próximas acciones bien definidas).

Para cada proyecto, toma una hoja nueva de papel, ponle el título del proyecto (por ejemplo, “ordenar garaje”) y apunta ahí todas las acciones que se te ocurran aunque no las puedas hacer ahora. No es necesario que pongas absolutamente todas las acciones, pon las necesarias para vaciar tu mente de lo que se te ocurra ahora, y asegúrate de que, al menos, te quede una próxima acción que puedas hacer para empezar el proyecto. Ahora toma esa única próxima acción.

Regla de los dos minutos

Ahora ya tenemos una próxima acción (individual o parte de un proyecto). ¿Es una acción corta, que nos va a llevar menos de dos minutos hacerla? Si es así, dejamos de procesar y la hacemos. Con una acción tan corta, nos cuesta más apuntarla en una lista para hacerla en otro momento que quitárnosla de encima ahora. Una vez hecha, pasamos a la siguiente ‘cosa’ de la bandeja de entrada.

Delegar

Si nos encontramos con una acción más larga de dos minutos, hemos de decidir quién la va a hacer. ¿Estamos seguros de que somos la persona más indicada para realizar esa acción? Quizá sea mejor delegarla en otra persona. En ese caso, pasaremos esa acción a quien corresponda. Creamos una nueva lista que titularemos “a la espera” y apuntamos ahí qué acción hemos delegado, a quién y la fecha. Así no olvidaremos todas las tareas que están en manos de otros.

Posponer

Ya tenemos la acción concreta y sabemos que la hemos de hacer nosotros. Como ahora estamos concentrados en procesar, apuntaremos para más tarde la acción. Nos podemos encontrar con dos tipos de acciones:

• Las que se han de hacer en una fecha concreta: por ejemplo, una reunión programada o una cita con el médico. Estas citas las apuntaremos en un calendario. Sólo lo apuntamos en una hora concreta si esa cita tiene hora concreta; si se puede hacer a lo largo de todo el día lo apuntamos (si nuestro calendario lo permite) en ese día pero sin hora.
• Las que no dependen de una fecha: las acciones que se pueden hacer en cualquier momento las apuntaremos en una lista de “próximas acciones“.

Aquí no hemos de confundir una acción con fecha con la organización de las acciones sin fecha. Por ejemplo, yo puedo tener que llamar al banco exactamente el lunes porque se ha de hacer un cobro ese día. En cambio, la compra de la frutería la puedo hacer cualquier día de la semana; en este caso no nos apuntaremos en la agenda comprar en la frutería, aunque creamos que el lunes puede ser un buen día para ello. En su lugar, lo añadiríamos a la lista de próximas acciones

Cuestión de práctica

Parecen muchas reglas para acabar haciendo una lista de tareas próximas acciones, pero con la práctica haremos todos estos pasos casi automáticamente. Además, el hecho de analizar y desglosar tanto lo que debemos hacer nos facilitará que, al hacer cosas, no nos paremos a pensar en qué se tiene que hacer, sino que podremos centrar toda nuestra energía en trabajar.

Recuerda que este mismo proceso debes hacerlo con todas las bandejas de entrada. Por ejemplo, borra todos los e-mails que no te hagan falta o archívalos de forma ordenada si es lo que necesitas; apunta todas las acciones que deriven de los mensajes de tu buzón de voz, etc.

Escrito en Du Tudú » Productividad

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Procesar las bandejas de entrada

PostIt Art por maerzbow

Ya tenemos en un sólo sitio todas las ‘cosas‘ que teníamos dispersas a nuestro alrededor (en realidad las tenemos concentradas en varios sitios, porque además de la bandeja física tenemos otras bandejas de entrada).

Hasta ahora también has tenido muchas notas en papeles para no olvidar cosas, y han acabado por perderse. ¿Qué va a cambiar esta vez? Lo distinto a partir de ahora es que vas a convertir esas ‘cosas’ en algo que tengan valor para ti.

Procesar

Procesar consiste precisamente en eso, en convertir un amasijo de datos en información relevante. Cada vez que proceses algo vas a decidir si eso tiene alguna utilidad para ti, si has de hacer algo al respecto o si, simplemente, ha de ir a la papelera.

Procesar es seguramente el proceso más importante de todos los que forman la gestión del tiempo porque da resultados tangibles, pero también requiere prestar atención y tomar decisiones.

La idea es sencilla: nos dirigimos a la bandeja de entrada, cogemos una cosa, sólo una cosa cada vez, y la procesamos. Cada cosa que cojas te llevará como mucho dos minutos procesarla, y una vez cogida nunca debes volver a dejarla en la pila.

Así que toma lo que te encuentres más arriba en la pila, y hazte la siguiente pregunta:

¿Se ha de hacer algo ahora mismo con esto?

Eso es lo primero que deberás preguntarte con cada elemento. Una opción es no hacer nada, y puede ser porque:

• No nos sirve: si no lo quieres para nada, tíralo a la papelera. Si tienes costumbre de guardar todo lo que cae en tus manos te será difícil la primera vez, pero después lo agradecerás. Y no, no vale volver a recuperarlo disimuladamente. Ejemplo: una tarifa de precios del año pasado, una revista de un tema que no te interesa, un ticket de compra que no te sirva.
• Ahora no he de hacer nada, pero sí en el futuro: son cosas que ahora archivaremos pero dentro de un tiempo tendremos que hacer algo. Por ejemplo, un catálogo de viajes que querremos consultar en unos meses, o información sobre unos impuestos que aún no debes liquidar. Lo que haremos será incubarlo, es decir, guardarlo para retomarlo en otro momento gracias a un recordatorio. Puedes apuntarlo en un calendario en una fecha futura (dejando bien claro que es un recordatorio y no una cita firme), o puedes tomar una hoja en blanco, ponerle el título “Algún día/quizá“, y escribir en una línea el recordatorio (como “preparar viaje para las vacaciones”). Más adelante hablaremos de esta lista.
• Es información que me puede hacer falta: creemos que es material de consulta que hemos de conservar porque será útil dentro de un tiempo, cuando quizá hagamos un proyecto que tenemos en mente. Por ejemplo, si en un tiempo hemos de hacer reformas, querremos guardar un catálogo de muebles “por si acaso”, o un libro de “consejos de bricolaje” porque nunca se sabe cuándo nos puede ayudar. Si es así, debemos archivarlo en un sitio de rápido acceso y de forma que podamos encontrarlo fácilmente cuando lo necesitemos (etiquetado, ordenado alfabéticamente, etc.)

Decide por picadillywilson

Y si se ha de hacer algo, ¿qué es?

Si hemos de hacer algo primero hemos de decidir el qué. Esto parece sencillo, pero hemos de enfocarlo de la forma correcta:

• Piensa en el objetivo: ante todo, recuerda que el trabajo no se hace por hacer, sino por conseguir algo. Tú no quieres limpiar tu casa, quieres que esté limpia. No quieres serrar un tronco, quieres tener combustible para el fuego. Ten en mente el resultado final que quieres conseguir. Esto es importante, porque a veces nos empeñamos tanto en hacer cosas que no nos damos cuenta que no nos llevan a nada.
• Piensa en acciones concretas: define exactamente qué hay que hacer. Por ejemplo, si tu coche necesita una revisión, no pienses en la tarea ‘indefinida’ de llevarlo al taller. Piensa cuál es la próxima acción concreta que has de hacer en ese caso, seguramente buscar el número de teléfono del taller, y la próxima acción será llamar para pedir hora.

El momento en el que procesas es el momento de pensar las cosas, para que cuando vayas a hacerlas ya tengas hecho todo el trabajo mental. Es por eso que ahora has de definir tanto lo que tengas que hacer más adelante. Pensar ahora, luego trabajar.

Los proyectos

Puede pasar que para llegar al objetivo necesitemos más de una próxima acción (si queremos arreglar el garaje seguramente tendremos que hacer bastantes acciones). Cuando pasa esto lo que tenemos por delante es un proyecto. Un proyecto es todo aquello que para conseguir un objetivo requiere de varias acciones concretas. Quizá pienses que eso es una  ‘tarea que está dividida en subtareas’, pero aquí cambia un poco el significado (recuerda que nosotros no tenemos tareas, sino próximas acciones bien definidas).

Para cada proyecto, toma una hoja nueva de papel, ponle el título del proyecto (por ejemplo, “ordenar garaje”) y apunta ahí todas las acciones que se te ocurran aunque no las puedas hacer ahora. No es necesario que pongas absolutamente todas las acciones, pon las necesarias para vaciar tu mente de lo que se te ocurra ahora, y asegúrate de que, al menos, te quede una próxima acción que puedas hacer para empezar el proyecto. Ahora toma esa única próxima acción.

Regla de los dos minutos

Ahora ya tenemos una próxima acción (individual o parte de un proyecto). ¿Es una acción corta, que nos va a llevar menos de dos minutos hacerla? Si es así, dejamos de procesar y la hacemos. Con una acción tan corta, nos cuesta más apuntarla en una lista para hacerla en otro momento que quitárnosla de encima ahora. Una vez hecha, pasamos a la siguiente ‘cosa’ de la bandeja de entrada.

Delegar

Si nos encontramos con una acción más larga de dos minutos, hemos de decidir quién la va a hacer. ¿Estamos seguros de que somos la persona más indicada para realizar esa acción? Quizá sea mejor delegarla en otra persona. En ese caso, pasaremos esa acción a quien corresponda. Creamos una nueva lista que titularemos “a la espera” y apuntamos ahí qué acción hemos delegado, a quién y la fecha. Así no olvidaremos todas las tareas que están en manos de otros.

Posponer

Ya tenemos la acción concreta y sabemos que la hemos de hacer nosotros. Como ahora estamos concentrados en procesar, apuntaremos para más tarde la acción. Nos podemos encontrar con dos tipos de acciones:

• Las que se han de hacer en una fecha concreta: por ejemplo, una reunión programada o una cita con el médico. Estas citas las apuntaremos en un calendario. Sólo lo apuntamos en una hora concreta si esa cita tiene hora concreta; si se puede hacer a lo largo de todo el día lo apuntamos (si nuestro calendario lo permite) en ese día pero sin hora.
• Las que no dependen de una fecha: las acciones que se pueden hacer en cualquier momento las apuntaremos en una lista de “próximas acciones“.

Aquí no hemos de confundir una acción con fecha con la organización de las acciones sin fecha. Por ejemplo, yo puedo tener que llamar al banco exactamente el lunes porque se ha de hacer un cobro ese día. En cambio, la compra de la frutería la puedo hacer cualquier día de la semana; en este caso no nos apuntaremos en la agenda comprar en la frutería, aunque creamos que el lunes puede ser un buen día para ello. En su lugar, lo añadiríamos a la lista de próximas acciones

Cuestión de práctica

Parecen muchas reglas para acabar haciendo una lista de tareas próximas acciones, pero con la práctica haremos todos estos pasos casi automáticamente. Además, el hecho de analizar y desglosar tanto lo que debemos hacer nos facilitará que, al hacer cosas, no nos paremos a pensar en qué se tiene que hacer, sino que podremos centrar toda nuestra energía en trabajar.

Recuerda que este mismo proceso debes hacerlo con todas las bandejas de entrada. Por ejemplo, borra todos los e-mails que no te hagan falta o archívalos de forma ordenada si es lo que necesitas; apunta todas las acciones que deriven de los mensajes de tu buzón de voz, etc.

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Procesar las bandejas de entrada

PostIt Art por maerzbow

Ya tenemos en un sólo sitio todas las ‘cosas‘ que teníamos dispersas a nuestro alrededor (en realidad las tenemos concentradas en varios sitios, porque además de la bandeja física tenemos otras bandejas de entrada).

Hasta ahora también has tenido muchas notas en papeles para no olvidar cosas, y han acabado por perderse. ¿Qué va a cambiar esta vez? Lo distinto a partir de ahora es que vas a convertir esas ‘cosas’ en algo que tengan valor para ti.

Procesar

Procesar consiste precisamente en eso, en convertir un amasijo de datos en información relevante. Cada vez que proceses algo vas a decidir si eso tiene alguna utilidad para ti, si has de hacer algo al respecto o si, simplemente, ha de ir a la papelera.

Procesar es seguramente el proceso más importante de todos los que forman la gestión del tiempo porque da resultados tangibles, pero también requiere prestar atención y tomar decisiones.

La idea es sencilla: nos dirigimos a la bandeja de entrada, cogemos una cosa, sólo una cosa cada vez, y la procesamos. Cada cosa que cojas te llevará como mucho dos minutos procesarla, y una vez cogida nunca debes volver a dejarla en la pila.

Así que toma lo que te encuentres más arriba en la pila, y hazte la siguiente pregunta:

¿Se ha de hacer algo ahora mismo con esto?

Eso es lo primero que deberás preguntarte con cada elemento. Una opción es no hacer nada, y puede ser porque:

• No nos sirve: si no lo quieres para nada, tíralo a la papelera. Si tienes costumbre de guardar todo lo que cae en tus manos te será difícil la primera vez, pero después lo agradecerás. Y no, no vale volver a recuperarlo disimuladamente. Ejemplo: una tarifa de precios del año pasado, una revista de un tema que no te interesa, un ticket de compra que no te sirva.
• Ahora no he de hacer nada, pero sí en el futuro: son cosas que ahora archivaremos pero dentro de un tiempo tendremos que hacer algo. Por ejemplo, un catálogo de viajes que querremos consultar en unos meses, o información sobre unos impuestos que aún no debes liquidar. Lo que haremos será incubarlo, es decir, guardarlo para retomarlo en otro momento gracias a un recordatorio. Puedes apuntarlo en un calendario en una fecha futura (dejando bien claro que es un recordatorio y no una cita firme), o puedes tomar una hoja en blanco, ponerle el título “Algún día/quizá“, y escribir en una línea el recordatorio (como “preparar viaje para las vacaciones”). Más adelante hablaremos de esta lista.
• Es información que me puede hacer falta: creemos que es material de consulta que hemos de conservar porque será útil dentro de un tiempo, cuando quizá hagamos un proyecto que tenemos en mente. Por ejemplo, si en un tiempo hemos de hacer reformas, querremos guardar un catálogo de muebles “por si acaso”, o un libro de “consejos de bricolaje” porque nunca se sabe cuándo nos puede ayudar. Si es así, debemos archivarlo en un sitio de rápido acceso y de forma que podamos encontrarlo fácilmente cuando lo necesitemos (etiquetado, ordenado alfabéticamente, etc.)

Decide por picadillywilson

Y si se ha de hacer algo, ¿qué es?

Si hemos de hacer algo primero hemos de decidir el qué. Esto parece sencillo, pero hemos de enfocarlo de la forma correcta:

• Piensa en el objetivo: ante todo, recuerda que el trabajo no se hace por hacer, sino por conseguir algo. Tú no quieres limpiar tu casa, quieres que esté limpia. No quieres serrar un tronco, quieres tener combustible para el fuego. Ten en mente el resultado final que quieres conseguir. Esto es importante, porque a veces nos empeñamos tanto en hacer cosas que no nos damos cuenta que no nos llevan a nada.
• Piensa en acciones concretas: define exactamente qué hay que hacer. Por ejemplo, si tu coche necesita una revisión, no pienses en la tarea ‘indefinida’ de llevarlo al taller. Piensa cuál es la próxima acción concreta que has de hacer en ese caso, seguramente buscar el número de teléfono del taller, y la próxima acción será llamar para pedir hora.

El momento en el que procesas es el momento de pensar las cosas, para que cuando vayas a hacerlas ya tengas hecho todo el trabajo mental. Es por eso que ahora has de definir tanto lo que tengas que hacer más adelante. Pensar ahora, luego trabajar.

Los proyectos

Puede pasar que para llegar al objetivo necesitemos más de una próxima acción (si queremos arreglar el garaje seguramente tendremos que hacer bastantes acciones). Cuando pasa esto lo que tenemos por delante es un proyecto. Un proyecto es todo aquello que para conseguir un objetivo requiere de varias acciones concretas. Quizá pienses que eso es una  ‘tarea que está dividida en subtareas’, pero aquí cambia un poco el significado (recuerda que nosotros no tenemos tareas, sino próximas acciones bien definidas).

Para cada proyecto, toma una hoja nueva de papel, ponle el título del proyecto (por ejemplo, “ordenar garaje”) y apunta ahí todas las acciones que se te ocurran aunque no las puedas hacer ahora. No es necesario que pongas absolutamente todas las acciones, pon las necesarias para vaciar tu mente de lo que se te ocurra ahora, y asegúrate de que, al menos, te quede una próxima acción que puedas hacer para empezar el proyecto. Ahora toma esa única próxima acción.

Regla de los dos minutos

Ahora ya tenemos una próxima acción (individual o parte de un proyecto). ¿Es una acción corta, que nos va a llevar menos de dos minutos hacerla? Si es así, dejamos de procesar y la hacemos. Con una acción tan corta, nos cuesta más apuntarla en una lista para hacerla en otro momento que quitárnosla de encima ahora. Una vez hecha, pasamos a la siguiente ‘cosa’ de la bandeja de entrada.

Delegar

Si nos encontramos con una acción más larga de dos minutos, hemos de decidir quién la va a hacer. ¿Estamos seguros de que somos la persona más indicada para realizar esa acción? Quizá sea mejor delegarla en otra persona. En ese caso, pasaremos esa acción a quien corresponda. Creamos una nueva lista que titularemos “a la espera” y apuntamos ahí qué acción hemos delegado, a quién y la fecha. Así no olvidaremos todas las tareas que están en manos de otros.

Posponer

Ya tenemos la acción concreta y sabemos que la hemos de hacer nosotros. Como ahora estamos concentrados en procesar, apuntaremos para más tarde la acción. Nos podemos encontrar con dos tipos de acciones:

• Las que se han de hacer en una fecha concreta: por ejemplo, una reunión programada o una cita con el médico. Estas citas las apuntaremos en un calendario. Sólo lo apuntamos en una hora concreta si esa cita tiene hora concreta; si se puede hacer a lo largo de todo el día lo apuntamos (si nuestro calendario lo permite) en ese día pero sin hora.
• Las que no dependen de una fecha: las acciones que se pueden hacer en cualquier momento las apuntaremos en una lista de “próximas acciones“.

Aquí no hemos de confundir una acción con fecha con la organización de las acciones sin fecha. Por ejemplo, yo puedo tener que llamar al banco exactamente el lunes porque se ha de hacer un cobro ese día. En cambio, la compra de la frutería la puedo hacer cualquier día de la semana; en este caso no nos apuntaremos en la agenda comprar en la frutería, aunque creamos que el lunes puede ser un buen día para ello. En su lugar, lo añadiríamos a la lista de próximas acciones

Cuestión de práctica

Parecen muchas reglas para acabar haciendo una lista de tareas próximas acciones, pero con la práctica haremos todos estos pasos casi automáticamente. Además, el hecho de analizar y desglosar tanto lo que debemos hacer nos facilitará que, al hacer cosas, no nos paremos a pensar en qué se tiene que hacer, sino que podremos centrar toda nuestra energía en trabajar.

Recuerda que este mismo proceso debes hacerlo con todas las bandejas de entrada. Por ejemplo, borra todos los e-mails que no te hagan falta o archívalos de forma ordenada si es lo que necesitas; apunta todas las acciones que deriven de los mensajes de tu buzón de voz, etc.

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– Si te gustó el artículo, deja una marca social (usando el botón “Compártelo” aquí abajo) y enseñaselo al mundo. Todos te lo agradecerán, ¡No lo dudes! –

Procesar las bandejas de entrada

PostIt Art por maerzbow

Ya tenemos en un sólo sitio todas las ‘cosas‘ que teníamos dispersas a nuestro alrededor (en realidad las tenemos concentradas en varios sitios, porque además de la bandeja física tenemos otras bandejas de entrada).

Hasta ahora también has tenido muchas notas en papeles para no olvidar cosas, y han acabado por perderse. ¿Qué va a cambiar esta vez? Lo distinto a partir de ahora es que vas a convertir esas ‘cosas’ en algo que tengan valor para ti.

Procesar

Procesar consiste precisamente en eso, en convertir un amasijo de datos en información relevante. Cada vez que proceses algo vas a decidir si eso tiene alguna utilidad para ti, si has de hacer algo al respecto o si, simplemente, ha de ir a la papelera.

Procesar es seguramente el proceso más importante de todos los que forman la gestión del tiempo porque da resultados tangibles, pero también requiere prestar atención y tomar decisiones.

La idea es sencilla: nos dirigimos a la bandeja de entrada, cogemos una cosa, sólo una cosa cada vez, y la procesamos. Cada cosa que cojas te llevará como mucho dos minutos procesarla, y una vez cogida nunca debes volver a dejarla en la pila.

Así que toma lo que te encuentres más arriba en la pila, y hazte la siguiente pregunta:

¿Se ha de hacer algo ahora mismo con esto?

Eso es lo primero que deberás preguntarte con cada elemento. Una opción es no hacer nada, y puede ser porque:

• No nos sirve: si no lo quieres para nada, tíralo a la papelera. Si tienes costumbre de guardar todo lo que cae en tus manos te será difícil la primera vez, pero después lo agradecerás. Y no, no vale volver a recuperarlo disimuladamente. Ejemplo: una tarifa de precios del año pasado, una revista de un tema que no te interesa, un ticket de compra que no te sirva.
• Ahora no he de hacer nada, pero sí en el futuro: son cosas que ahora archivaremos pero dentro de un tiempo tendremos que hacer algo. Por ejemplo, un catálogo de viajes que querremos consultar en unos meses, o información sobre unos impuestos que aún no debes liquidar. Lo que haremos será incubarlo, es decir, guardarlo para retomarlo en otro momento gracias a un recordatorio. Puedes apuntarlo en un calendario en una fecha futura (dejando bien claro que es un recordatorio y no una cita firme), o puedes tomar una hoja en blanco, ponerle el título “Algún día/quizá“, y escribir en una línea el recordatorio (como “preparar viaje para las vacaciones”). Más adelante hablaremos de esta lista.
• Es información que me puede hacer falta: creemos que es material de consulta que hemos de conservar porque será útil dentro de un tiempo, cuando quizá hagamos un proyecto que tenemos en mente. Por ejemplo, si en un tiempo hemos de hacer reformas, querremos guardar un catálogo de muebles “por si acaso”, o un libro de “consejos de bricolaje” porque nunca se sabe cuándo nos puede ayudar. Si es así, debemos archivarlo en un sitio de rápido acceso y de forma que podamos encontrarlo fácilmente cuando lo necesitemos (etiquetado, ordenado alfabéticamente, etc.)

Decide por picadillywilson

Y si se ha de hacer algo, ¿qué es?

Si hemos de hacer algo primero hemos de decidir el qué. Esto parece sencillo, pero hemos de enfocarlo de la forma correcta:

• Piensa en el objetivo: ante todo, recuerda que el trabajo no se hace por hacer, sino por conseguir algo. Tú no quieres limpiar tu casa, quieres que esté limpia. No quieres serrar un tronco, quieres tener combustible para el fuego. Ten en mente el resultado final que quieres conseguir. Esto es importante, porque a veces nos empeñamos tanto en hacer cosas que no nos damos cuenta que no nos llevan a nada.
• Piensa en acciones concretas: define exactamente qué hay que hacer. Por ejemplo, si tu coche necesita una revisión, no pienses en la tarea ‘indefinida’ de llevarlo al taller. Piensa cuál es la próxima acción concreta que has de hacer en ese caso, seguramente buscar el número de teléfono del taller, y la próxima acción será llamar para pedir hora.

El momento en el que procesas es el momento de pensar las cosas, para que cuando vayas a hacerlas ya tengas hecho todo el trabajo mental. Es por eso que ahora has de definir tanto lo que tengas que hacer más adelante. Pensar ahora, luego trabajar.

Los proyectos

Puede pasar que para llegar al objetivo necesitemos más de una próxima acción (si queremos arreglar el garaje seguramente tendremos que hacer bastantes acciones). Cuando pasa esto lo que tenemos por delante es un proyecto. Un proyecto es todo aquello que para conseguir un objetivo requiere de varias acciones concretas. Quizá pienses que eso es una  ‘tarea que está dividida en subtareas’, pero aquí cambia un poco el significado (recuerda que nosotros no tenemos tareas, sino próximas acciones bien definidas).

Para cada proyecto, toma una hoja nueva de papel, ponle el título del proyecto (por ejemplo, “ordenar garaje”) y apunta ahí todas las acciones que se te ocurran aunque no las puedas hacer ahora. No es necesario que pongas absolutamente todas las acciones, pon las necesarias para vaciar tu mente de lo que se te ocurra ahora, y asegúrate de que, al menos, te quede una próxima acción que puedas hacer para empezar el proyecto. Ahora toma esa única próxima acción.

Regla de los dos minutos

Ahora ya tenemos una próxima acción (individual o parte de un proyecto). ¿Es una acción corta, que nos va a llevar menos de dos minutos hacerla? Si es así, dejamos de procesar y la hacemos. Con una acción tan corta, nos cuesta más apuntarla en una lista para hacerla en otro momento que quitárnosla de encima ahora. Una vez hecha, pasamos a la siguiente ‘cosa’ de la bandeja de entrada.

Delegar

Si nos encontramos con una acción más larga de dos minutos, hemos de decidir quién la va a hacer. ¿Estamos seguros de que somos la persona más indicada para realizar esa acción? Quizá sea mejor delegarla en otra persona. En ese caso, pasaremos esa acción a quien corresponda. Creamos una nueva lista que titularemos “a la espera” y apuntamos ahí qué acción hemos delegado, a quién y la fecha. Así no olvidaremos todas las tareas que están en manos de otros.

Posponer

Ya tenemos la acción concreta y sabemos que la hemos de hacer nosotros. Como ahora estamos concentrados en procesar, apuntaremos para más tarde la acción. Nos podemos encontrar con dos tipos de acciones:

• Las que se han de hacer en una fecha concreta: por ejemplo, una reunión programada o una cita con el médico. Estas citas las apuntaremos en un calendario. Sólo lo apuntamos en una hora concreta si esa cita tiene hora concreta; si se puede hacer a lo largo de todo el día lo apuntamos (si nuestro calendario lo permite) en ese día pero sin hora.
• Las que no dependen de una fecha: las acciones que se pueden hacer en cualquier momento las apuntaremos en una lista de “próximas acciones“.

Aquí no hemos de confundir una acción con fecha con la organización de las acciones sin fecha. Por ejemplo, yo puedo tener que llamar al banco exactamente el lunes porque se ha de hacer un cobro ese día. En cambio, la compra de la frutería la puedo hacer cualquier día de la semana; en este caso no nos apuntaremos en la agenda comprar en la frutería, aunque creamos que el lunes puede ser un buen día para ello. En su lugar, lo añadiríamos a la lista de próximas acciones

Cuestión de práctica

Parecen muchas reglas para acabar haciendo una lista de tareas próximas acciones, pero con la práctica haremos todos estos pasos casi automáticamente. Además, el hecho de analizar y desglosar tanto lo que debemos hacer nos facilitará que, al hacer cosas, no nos paremos a pensar en qué se tiene que hacer, sino que podremos centrar toda nuestra energía en trabajar.

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Toma control de tu email con pequeños esprints

Es hora que vuelva a hablar más sobre como tratar con el e-mail. Antes he hablado sobre que acciones deberíamos tomar sobre e-mails y cómo y cuándo añadir filtros.

Pero una de las peores cosas es cuando pensamos que Outlook o Mail.app es un sistema de entrega y de notificaciones. Ahora es increíblemente fácil proscrastinar sobre un proyecto o tarea que es aburrida pulsando el enviar/recibir del email porque puede que ha llegado un mensaje divertido de Facebook o alguna estrella de pop te ha añadido en su MySpace. Pensamientos así nos acondicionan a volver a mirar el email c-o-n-s-t-a-n-t-e-m-e-n-t-e a lo largo del día, resultando en una jornada laboral muy fraccionada.

Este tipo de comportamiento (denominado “siempre conectado”) se ha convertido en un estilo de vida.

El idea de no mirar el e-mail cada 15 minutos causa reacciones raras en gente, desde caras raras, hasta un “depende el trabajo que hagas” junto a una mueca. Seguro que existen trabajos dónde mirar el email cada 10 minutos es obligatorio para la supervivencia y solvencia de la empresa pero es mi convicción que no son tantos.

El problema de mirar el email cada diez minutos es que tratas cada email igual: una idea equivocada. Cada email no es igual. Si los tratas como iguales estás enfocando más en recibir emails, que en identificar qué emails son importantes para progresar con tus proyectos.

Para incrementar tu productividad recomiendo:

Dividir tu actividad de email en tareas

Email realmente consiste en unas tareas distintas pero a la vez relacionadas, la cuestión es: ¿Cuántas veces necesitas hacer cada una de estas tareas? Intentamos hacer un listado de tareas que realizamos en el email.

1. Recibir emails – cualquier email.
2. Identificar qu̩ emails necesitan acciones tuyas Рacciones que son importantes ahora
3. Procesar el email – en acciones, eventos para apuntar en el calendario y mensajes que necesitan respuestas breves
4. Responder a emails no importantes – p ej el email de tu padre con un .ppt divertido adjuntado…
5. Ajustar/modificar reglas, organizar emails en carpetas etc

Lo que preocupa es que parece que la respuesta de mucha gente es “!Ahora!”, lo bueno es que se puede remediar.

Propongo que pienses en cómo puedes dividir esas tareas en pequeños esprints. Juntando tus tareas de email en grupos que ejecutes durante unos minutos muy enfocado – realizado regularmente.

Un calendario podría tener esta pinta:

1. Mirar nuevo mail, identificar y responder rápido: 4 minutos cada 40 minutos.
2. Responder a emails no importantes: 10 minutos cada 90 minutos.
3. Procesar emails viejos: 2 minutos cada hora + 15 minutos al final del día.
4. Organizando carpetas, reglas etc: 15 minutos, dos veces por semana

Y eso es todo, el resto del día no puedes abrir Outlook. ¿Lo puedes hacer?
Recuerda que tienes que modificar el horario para que funcione bien para ti. Pero házlo, por lo menos inténtalo.

Lo bueno con este tipo de sistema es que:

• Te saca de un estado de siempre mirar tu email y actúar como uno de los perros de Pavlov.
• Te ayuda enfocarte en tu trabajo real sin interrupciones o distracciones
• Ayuda gestionar mejor tu atención tiempo
• Y muchas razones más…

Si aún no te has decidido por un reto de tres semanas, intenta implementar esta sistema. Mejor, inténtalo una semana y notarás una diferencia asombrosa.

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Foto cortesiá de m-c

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Escrito en Hábitos Vitales

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