Crea vistas de tareas en Outlook para ayudarte a recopilar información

Hace dos meses, en esta etapa de trabajo que he tenido de apagafuegos decidí que iba a poner fecha límite a todas mis tareas. Esto es muy fácil de decir, pero no tan fácil de hacer ya que la autodisciplina no es algo que se consiga de la noche al día. Con un sencillo cambio en Outlook, he conseguido cumplir esta regla.

Antes tenía un post-it que me recordaba qué campos tenía que rellenar cuando escribía una tarea nueva. Sin embargo, esto no es muy eficaz, ya que sólo me sirve cuando estoy en el escritorio, y además cuando añado una rápidamente para que no se me olvide no me estoy a rellenar esos campos… Precisamente por eso, corro el riesgo de que esas tareas queden olvidadas (como te contaba hace unos días).

La solución que he encontrado es crear vistas de la carpeta de tareas que me indiquen qué campos tengo que rellenar.

Pasos a seguir:

1.- Lo primero vamos a editar las vistas de la carpeta de Tareas. Para ello vamos al menú “Vista” / “Ordenar por” / “Vista actual” / “Definir Vistas”

2.- En la ventana que aparece, hacemos una copia de una vista que ya tengamos y le damos nombre. Un consejo es activar la casilla de la parte inferior, con lo que sólo veremos las vistas que nosotros hemos creado, y no las que vienen con Outlook de fábrica (en su mayoría inútiles)

3.- Le damos un nombre a la vista adecuado. En mi caso he puesto “Pon fecha límite a estas areas”

4.- Ahora revisaremos el filtro usado en la vista. Para ello pulsamos en el botón indicado.

5.- En la ventana de edición de filtros, vamos a la opción de opciones avanzadas.

6.- En la parte inferior, escogemos “Fecha límite” y “No existe”. Luego pulsamos en Añadir a la lista.

7.- Con esto conseguiremos tener en única vista todas las tareas a las que les falta la fecha límite. Lo mejor es crear una vista por cada campo obligatorio que nos autoimpongamos. De esta forma, antes de empezar a priorizar las tareas, revisamos cada una de estas vistas y sin tener que pensar demasiado, hacemos simplemente lo que nos dice… “Poner fecha límite a esas tareas”. Cuando la vista esté vacía significará que todas nuestras tareas tienen fecha límite.

En resumen:

Outlook puede ayudarnos en la tarea de organizarnos, pero para eso hay que dedicar un poco de tiempo a decirle cómo. Ólvidate de la configuración de Outlook por defecto y pierde el miedo a borrar cosas que no necesites. Oculta las vistas que no uses y crea nuevas que te sean realmente útiles. Hoy hemos creado una vista que nos recuerda que tenemos que completar información en las tareas, algo necesario para poder priorizarlas, pero podemos crearlas para cualquier otra rutina que hagamos a diario.

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