Cómo enfrentarse a un buzón lleno… ¡¡¡Demostración!!!

Hola a todos:

Para que veáis que no soy de esos de “Haz lo que digo, no lo que hago”, os voy a contar mi experiencia personal aplicando el método que os he propuesto. Es decir, qué estoy haciendo desde que llegué al trabajo esta mañana.

Para empezar, os diré que he estado de viaje 2 días en los que no he podido leer el correo. Con lo cual, tengo más de 100 mensajes en mi bandeja de entrada sin leer.

Lo que hago es ordenar los correos por conversación y fecha, leyendo sólo los que son significativos, y voy decidiendo qué hacer con la conversación completa.

• Si no tengo que hacer nada con ellos, casi sin leerlos los archivo.
• Si tengo que contestarlos y lo puedo hacer en el mismo momento sin despistarme y sin consultar nada más, lo hago (por ejemplo, decir con quién tienen que contactar para más información, o contestar un “Sí” o un “No”) y luego lo archivo.
• Si tengo que contestarlos o hacer algo con ellos que me va a llevar tiempo, creo una tarea para ello, lo añado como adjunto a la tarea y luego archivo el mensaje de la bandeja de entrada.

El objetivo de este trabajo es vaciar la “Bandeja de entrada” y materializar los correos en tareas. Así conseguiremos más limpieza (con lo que nos agobiará menos) y estaremos seguros de que lo que quede en el buzón será porque todavía no lo hemos mirado (nos ahorrará tiempo de revisión).

Conclusión:

• Hemos transformado más de 100 mensajes sin leer en 21 tareas nuevas.
• De estas tareas, algunas serán muy costosas, pero otras son muy cortas, y se pueden hacer en 10 minutos
• Estas tareas pueden priorizarse, programarse y tacharse (cuando se vayan haciendo)
• Nuestro buzón está vacio, con lo que podemos presumir de ello y creeran que somos “completamente organizados”, en vez de “casi organizados”

¿Qué os parece?

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