Ahorrando tiempo al automatizar tareas repetitivas en el Outlook

Yo tengo una teoría (llámame loco si quieres), pero es “que las tareas de máquinas, las tienen que hacer las máquinas“. Es decir, si tienes que marcar un correo como leido y archivarlo 50 veces al día, más te vale que le enseñes a una máquina a hacerlo… o estarás malgastando tu tiempo.

Con esta finalidad, se inventaron las macros de teclas

He trabajado con macros de programas (Excel, Outlook, etc.), con código (Visual Basic, C#, etc.), con programas comerciales (MacroMagic) y con programas gratuitos. Ahora, estoy usando (y cada vez más) una pequeña maravilla llamada AutoHotKey

Bájatelo e instálalo sin miedo. El interfaz y el aspecto es un poco raro, pero merece la pena. Aquí te voy a explicar un pequeño ejemplo para que te vayas familiarizando con lo que se puede hacer, para en el futuro ampliarlo de manera práctica en otras tareas (archivar correos, crear tareas, etc).

Una vez que lo tengas instalado, ve al menú de inicio y busca el programa “AutoHotKey”

La primera vez que lo ejecutes, te aparecerá el block de notas con un texto (como ves es una especie de lenguaje de programación).

Borra el texto que te marco en la captura y pega este que te indico, guarda y ejecuta el programa otra vez.

;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
; Calculadora
;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
#NumLock::
IfWinExist, Calculator,,,
{
WinActivate
}
else
{
Run, %windir%System32calc.exe
}
Return
;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
; Notepad
;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;
#Capslock::
Run, %windir%System32Notepad.exe
Return

Esto lo que hace es que cada vez que pulses la tecla de Windows y el “Bloq Mayús” se te abra un nuevo block de notas, y con la tecla de Windows y el “Bloq Num” te aparezca la calculadora.
Para ello tienes que tener ejecutado el AutoHotKey, con lo que te aparecera una H en fondo verde en al lado del reloj. Lo mejor es que crees un acceso directo al programa en el grupo Inicio (o Startup en Inglés).

Esto es sólo un ejemplo de lo que se puede hacer. Puedes tener más ejemplos e información en el blog de mi colega Francisco, “Ordenando mi entropía“. Tambien estoy preparando otro artículo con algún ejemplo que sirve para aplicar en la vida diaria con Outlook

Un saludo

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